Тема 4. Адміністративний процес в державній установі

4.1. Сутність та зміст адміністративного процесу в державній установі

Під адміністративним процесом слід розуміти комплекс різнорідних по характеру трудових і машинних операцій, що виконуються в певній послідовності і взаємозв’язку для здійснення тієї чи іншої функції управління (або її складової частини).

Операція – це частина процесу управління, що виконується працівником на його місці праці (стаціонарному або рухомому) з використанням тих або інших засобів праці для отримання, накопичення, переробки або використання інформації з метою підготовки необхідних рішень, планів, звітів тощо в документацій ній та усній формі.

У системі адміністративного менеджменту державної установи адміністративний процес цілеспрямований на надання державно-управлінських послуг. При цьому кожна управлінська функція, виконувана при реалізації відповідного адміністративного процесу, являє собою специфічну форму цілеспрямованого впливу апарата управління на ту чи іншу сторону діяльності керованого об'єкта, необхідну для нормального функціонування відповідно до його призначення.

Адміністративний процес, яким би ні був його конкретний зміст, у принципі складається з тих самих циклічно повторюваних стадій, обумовлених по ознаці послідовності їхнього виконання:

одержання необхідної вихідної інформації;

вироблення й ухвалення рішення;

організація виконання рішення;

оперативне управління ходом виконання рішення;

інформація про виконання рішення;

оцінка отриманих результатів.

У такій же мірі кожному адміністративному процесу притаманні різні операції, що випливають із зазначених стадій. По їхньому характері і змісту всі операції адміністративних процесів можуть бути згруповані в три основних види:

1. організаційно-адміністративні операції, тобто такі операції, що самі по собі з зовнішньої сторони носять переважно формалізований, технічний характер;

2. аналітико-конструктивні операції, тобто такі операції, що носять переважно творчий, евристичний характер, містять у більшому чи меншому ступені елементи новизни і полягають в аналізі існуючого положення і пошуку потрібного рішення;

3. інформаційно-технічні операції, тобто такі операції, що носять, як правило, рутинний, часто повторюваний характер, найбільшою мірою зв'язані з використанням технічних засобів і полягають в інформаційному забезпеченні процесів управління.

Розподіл адміністративних процесів на функції виражає їхню макроструктуру, а внутрішній зміст кожного процесу, що характеризує склад і послідовність стосовних до нього операцій, може розглядатися як його мікроструктура.

В адміністративному процесі в залежності від його цільової спрямованості й обсягу робіт можуть поєднуватися чи розчленовуватися окремі функції управління.

У кожнім адміністративному процесі поряд з операціями, специфічними тільки для визначеної функції, маються операції загального характеру, тобто однакові по змісту і методам виконання для різних функцій. До їхнього числа відносяться операції загального (лінійного) управління і допоміжні (інформаційно-технічні) операції.