11. Передача кадровой документации

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны. Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел (Приложение Г).

Создаем комиссию.

Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Проверяем документы

Далее составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании. Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами.

Обязательные документы кадровой службы:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189, 190 ТК РФ) хранить год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня).

2. Положение о защите персональных данных работников (Ст. 86 ТК РФ) срок хранения не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня).

3. Положение об оплате труда (Ст. 135 ТК РФ) срок хранения не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня).

4. Трудовой договор (Ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ) хранить 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня).

5. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении) (Ст. 68, 62 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 75 лет ЭПК (ст. 6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет.

6. Штатное расписание (Ст. 15, 57 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить постоянно (ст. 32 Перечня).

7. График отпусков (Ст. 123 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 1 год (ст. 356 Перечня).

8. Личная карточка работника (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня).

9. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Ст. 91, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 1 год (ст. 281 Перечня).

10. Трудовая книжка (Ст. 65, 66 ТК РФ; постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»; постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек») хранить до увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня).

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 /п. 5 ст. 9/) хранить 50 лет (ст. 358е Перечня).

12. Журнал учета мероприятий по контролю (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)») хранить 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня).

13. Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске (ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ) хранить 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня).

Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!

Составляем акт

После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации.

Основные ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Практика проведения кадрового аудита показывает, что в кадровом делопроизводстве наиболее распространены следующие ошибки:

- отсутствуют предусмотренные трудовым законодательством обязательные кадровые документы, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету личного состава работников и рабочего времени;

- нарушается порядок разработки, ввода в действие и применения локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц, принимаемых на работу;

- содержание локальных нормативных актов нередко противоречит нормам трудового законодательства;

- от работников требуют предоставления или составления не предусмотренных действующим законодательством документов, несмотря на прямой запрет таких действий (ч. З ст. 65 ТК РФ);

- содержание заключаемых с работниками трудовых договоров далеко не всегда отвечает требованиям ТК РФ;

- несвоевременно и безграмотно оформляются и ведутся такие важные для работника кадровые документы, как трудовые книжки и личные учетные карточки;

- неправильно документируются трудовые отношения с отдельными категориями работников (например, с руководителями организаций, совместителями, иностранными работниками, пенсионерами и др.);

- неправильно документируются возникающие в трудовых отношениях ситуации в связи с непониманием, какими видами документов оформляются те или иные отношения между работодателем и работником;

- игнорируются унифицированные формы организационно- распорядительных документов и первичных учетных документов по учету труда и его оплаты;

- кадровые документы неправильно оформляются и не приобретают юридической силы из-за непонимания юридического значения реквизитов документов и незнания порядка их оформления;

- резолюции, проставляемые руководителями организаций на заявлениях работников, противоречат законодательству о работе с обращениями граждан, а нередко и здравому смыслу;

- кадровые документы не всегда регистрируются или регистрируются задним числом и нередко теряются;

- документы прошлых лет хранятся и уничтожаются с грубыми нарушениями норм архивного законодательства и правил работы архивов.

Тестовый материал

1. Каким законодательным документом регулируются трудовые правоотношения работодателями и работника?

а) Уголовным кодексом РФ

б) Трудовым кодексом РФ

в) Жилищным кодексом

2. Какие персональные данные работника руководитель не имеет права получать?

а) семейное положение

б) место рождение работника

в) данные о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работника.

3. Кому работодатель не обязан устанавливать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю по личной просьбе работника?

а) беременной женщине

б) работнику, имеющему ребенка в возрасте до 14 лет в) работнику, имеющему дачу

4. Когда, согласно ТК РФ, сокращается на один час продолжительность рабочего времени для всех работников?

а) в пятницу

б) накануне нерабочего праздничного дня

в) в день рождения

5. Постоянное или временное изменение трудовой функции работника – это:

а) перевод на другую работу

б) перемещение

в) совмещение

6. В какой форме работодатель обязан предупредить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора?

а) в устной форме

б) по телефону

в) в письменной форме (дать уведомление)

7. Какие действия должен предпринимать работодатель, если по его инициативе предстоит изменение обязательных условий трудового договора с работниками, например, режима рабочего времени?

а) объявить об этом работнику на общем собрании за неделю до введения нового режима рабочего времени

б) сообщить накануне изменений через секретаря

в) письменно известить работника не позднее, чем за два месяца до введения нового режима рабочего времени

8.При отсутствии, какого реквизита на титульном листе трудовая книжка является недействительной?

а) подписи владельца трудовой книжки

б) даты заполнения трудовой книжки

в) печати организации или отдела кадров

9. Что при изменении сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки не зачеркивается, а лишь дополняется?

а) фамилия

б) имя

в) образование

10. Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

а) да

б) нет

в) иногда

11. Что служит основанием для внесения записей в трудовую книжку?

а) заявление работника

б) устное указание руководителя

в) приказ

12. Что должен сделать с трудовым договором сотрудник отдела кадров при переводе работника на другую работу?

а) оставить в прежнем виде

б) оформить дополнительное соглашение к трудовому договору

в) зачеркнуть старые данные

13. Как исчисляется продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска?

а) в календарных днях

б) в рабочих днях

в) в зависимости от отработанного времени

14. Что должен предпринять работодатель, прежде чем работник подпишет трудовой договор?

а) представить нового работника коллективу

б) ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью

в) выдать работнику аванс

15. Каким документом окончательно оформляется прием, нового сотрудника на работу?

а) трудовым договором

б) заявлением о приеме на работу

в) приказом

16. Какой максимальный срок испытания устанавливается при заключении трудового договора для руководителей организации и главных бухгалтеров?

а) 3 месяца

б) 6 месяцев

в) 9 месяцев

17.Что не должен предусматривать режим рабочего времени?

а) время перерывов в работе

б) время, затраченное на дорогу, на работу и с работы

18. Как называется режим работы, в соответствии с которым работник может привлекаться к работе за пределами установленной для него в продолжительности рабочего времени?

а) ненормированный рабочий день

б) режим гибкого рабочего времени

в) режим разделения рабочего дня на части

19. Когда допускается привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия?

а) в пятницу

б) никогда

в) иногда, когда необходимо предотвратить несчастные случаи, уничтожение или порчу имущества

20. В каких случаях ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен?

а) в случае временной нетрудоспособности работника

б) в случае дня рождения

в) в случае отсутствия билетов на самолет или поезд

21. При каком условии допускается отзыв работника из отпуска?

а) по инициативе работодателя

б) по инициативе начальника отдела кадров

в) только с письменного согласия работника

22. Когда работодатель не имеет права по своей инициативе расторгнуть трудовой договор (за исключением случая ликвидации организации)?

а) при неудовлетворительном результате испытания

б) если работник не соответствует занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации

в) если работник – одинокая мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 14 лет

23. На основании, какого документа оформляется приказ о приеме на работу?

а) на основании заявления о приме на работу

б) на основании заключенного трудового договора

в) на основании трудовой книжки

24. Какая унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата, используется при заполнении приказа о приеме на работу?

а) УФ Т-1

б) УФ Т-5

в) УФ Т-6

25. Когда предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск работнику-совместителю?

а) когда удобно работодателю

б) одновременно с отпуском по основной работе

в) когда нет работы

26. Когда утверждается график отпусков на очередной год?

а) 1 декабря

б) за две недели до наступления нового календарного года

в) в первый рабочий день нового года

27. За сколько дней до увольнения с работы (максимально) работником подается заявление?

а) за 3 дня

б) за 14 дней

в) за 30 дней

28. Что является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника?

а) трудовая книжка

б) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

в) трудовой договор

29.Что следует предпринять сотруднику отдела кадров, если трудовая книжка пришла в негодность или утеряна?

а) выписать новую трудовую книжку

б) выдать вкладыш

в) выдать дубликат

30. Какие записи в трудовой книжке заверяются печатью организации или отдела кадров?

а) запись о приеме на работу

б) запись о переводе на другую работу

в) запись об увольнении

31. Чему должна точно соответствовать запись в трудовой книжке о причине увольнения работника?

а) желанию руководителя организации

б) коллективному договору

в) формулировкам ТК РФ

32. Какой минимальный перерыв для отдыха и питания, согласно Трудовому кодексу РФ, должен быть предоставлен работнику в течение дня?

а) 20 мин

б) 30 мин

в) 1 час

33.Какова продолжительность рабочего времени для работников в возрасте от 16 до 18 лет?

а) 24 часа в неделю

б) 35 часов неделю

в) 40 часов в неделю

34. Когда работник не имеет права отозвать свое заявление об увольнении?

а) когда с момента написания заявления об увольнении прошло 10 дней

б) когда работодатель настаивает на увольнении

в) когда на его место в письменной форме приглашен другой работник, которому не может быть отказано в заключении трудового договора

35. Кем ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее?

а) кассиром бухгалтерии

б) сотрудником, отвечающим за ведение, учет и хранение трудовых книжек

в) руководителем организации

36. Когда работник должен приступить к работе, если в трудовом договоре по каким-либо причинам не определен день начала работы?

а) сразу же, как только выйдет из кабинета руководителя

б) как только начнется новая рабочая неделя

в) на следующий день после вступления трудового договора в силу. Если в договоре не обозначена дата его вступления в силу, то ею считается дата составления договора

37. Каких трудовых договоров по сроку их действия не существует?

а) бессрочных

б) срочных

в) прерывистых

38. Какие записи в трудовой книжке в графе «Сведения о работе» не нумеруются?

а) название организации

б) перевод на другую работу

в) установление нового разряда

39. Какие документы относятся к организационным?

а) приказ

б) положение

в) указание

г) справка

40. Какова нормальная продолжительность рабочего времени в неделю?

а) 30 часов

б) 40 часов

в) 50 часов

41. Какие работники не допускаются к сверхурочным работам?

а) молодожены

б) надомники

в) работники в возрасте до 18 лет

42. Какова цель испытания работника при приеме на работу?

а) проверка характера работника

б) проверка соответствия работника поручаемой ему работы

в) знакомство работника с организацией

43. Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска?

а) 24 календарных дня

б) 28 календарных дня

в) 30 календарных дня

44. Когда у работника наступает право на использование отпуска за первый год работы?

а) по истечении трех месяцев его непрерывной работы в данной организации.

б) по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации

в) по истечении одиннадцати месяцев его непрерывной работы в данной организации

45. Какими цифрами производятся записи дат в трудовой книжке?

а) римскими

б) арабскими

Вопросы к экзамену