1.2 Классификация документов в кадровой деятельности

Документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая группа - это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, финансовых подразделений, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения, сбыта и других функциональных подразделений.

В свою очередь, обе группы документов состоят из организационных и распорядительных документов,

Документы можно классифицировать по их наименованиям.

Например, приказы, положения, инструкции, протоколы, акты, докладные и служебные записки, договоры, заявления, служебные письма и т. д.

Оформление многих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными и их можно классифицировать:

• по месту составления:

- внутренние (документы, составляемые работниками данной организации),

- внешние (документы, поступающие из других организаций и от частных лиц);

• по содержанию:

- простые (посвященные одному вопросу),

- сложные (охватывающие несколько вопросов);

• по форме:

- индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки),

- трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,

- типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

• по срокам исполнения:

- срочные, требующие исполнения в определенный срок,

- несрочные, для которыхсрок исполнения не установлен;

• по происхождению:

- служебные, затрагивающие интересы организации,

- личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

• по средствам фиксации:

- письменные,

- печатные,

- графические,

- фотокинодокументы,

- электронные и т. д.;

• по виду оформления:

- подлинные,

- копии,

- выписки,

- дубликаты.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело работники кадровых служб, можно классифицировать предлагаемым образом:

- организационные документы,

- распорядительные документы,

- справочные документы (подтверждающие трудовую деятельность работника),

- информационно-расчетные документы,

-журналы (книги) учета и регистрации документов

- отдельная группа документов – методический материал.

1.3 Сроки хранения кадровой документации

Кадровые документы представляют собой ценность, в которых фиксируются информация о предприятии и ее трудовых ресурсах, а в зависимости от ценности документов устанавливаются сроки их хранения.

Перечень кадровых документов по срокам хранения можно найти в нормативном акте: «Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Сроки хранения документов представлены в таблице №1.

Таблица №1 – Сроки хранения документов

Наименование документа	Срок хранения
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: а) по основной (профильной) деятельности б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутри российские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) в) по административно-хозяйственным вопросам	Пост. 75 л. ЭПК 5 л.
Т рудовые договоры трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 лет
Продолжение таблицы №1 – Сроки хранения документов
Наименование документа	Срок хранения
Личные карточки работников, в т.ч., временных работников	75 лет
Командировочные удостоверения	5 лет
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников	5 лет
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года
Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 лет
Графики предоставления отпусков	1 год
Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений в) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы е) лиц, подлежащих воинскому учету ж) отпусков з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения РФ к) выдачи командировочных удостоверений л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	75 л. 75 л. 75 л. 5 л. 5 л 3 г. (после увольнения) 3 г. 5 л 75 л. 5 л. 5 л.

Сроки хранения документов определяет архивное законодательство.Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные и муниципальные архивы или же хранятся в организации. Для определения срока хранения документа необходимо найти соответствующую статью в перечне.

Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

Документы принимаются на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (сроки их хранения соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях).