3. Ведение личных карточек в электронном виде
Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере.
4. Обязанность по заполнению личных карточек
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии - лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.
Пример первого листа личной карточки представлен на рисунке №4.
Рисунок №4 – Личная карточка работника
5. Документы, на основании которых осуществляется заполнение т-2 при приеме на работу
Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:
- трудового договора, заключенного с работником;
- приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета - при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
- сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65).
6. Период оформления личной карточки
Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка. Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.
7. Срок хранения личных карточек
75 лет
9. Кадровое движение
9.1 Алгоритм приема на работу
Пошаговая процедура приема на работу
1.Заявление о приеме на работу.
2. ст.68. Ознакомить под роспись с должностной инструкцией.
3. ст.68. Ознакомить под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка.
4. ст.67. Заключение письменного Трудового Договора.
4а. п.2,ч.1, ст.243.Заключение Договора о полной материальной ответственности.
5. Издать приказ о приеме на работу.
6. ст.67. Вручить работнику его экземпляр трудового договора. Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора.
Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
7. Заполнить «Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним».
8. Заполнить «Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».
9. Оформить личную карточку работника по форме Т-2.
10. Возможно прохождение медосмотра.
Пошаговая процедура приема на работу совместителя
1. Убедиться, что данный работник может быть принят на работу по совместительству и, что соответствующая работа может выполняться в порядке совместительства.
2.Получить от работника заявление о приеме на работу по совместительству.
3. ст. 68. Ознакомить под роспись с Должностной инструкцией.
4. ст. 68. Ознакомить под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка. (Познакомьте с иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности).
5.ст. 67. Заключение с работником письменного трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.
6. ст. 67. Вручить работнику по роспись его экземпляр трудового договора.
7. Издать приказ о приеме на работу по форме Т-1.
8.Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).
9.Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
10. Оформить личную карточку на работника, ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.
11.Оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.
12. Трудовая книжка совместителя хранится у работодателя по основному месту работы.
13. Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.Поэтому, если работник принимается на работу на условиях внешнего совместительства, то рекомендуется сразу попросить его принести справку с основного места работы о том, когда ему будет предоставлен отпуск в текущем году.
Пошаговые процедур приема на работу несовершеннолетних
(При зачислении несовершеннолетних практикантов в штат, заключении с ними трудовых договоров работодатель должен учитывать особенности правового регулирования труда несовершеннолетних: сокращенная продолжительность рабочего времени, недопустимость установления срока испытания, обязательный предварительный медицинский осмотр, запрет на работы с вредными и (или) опасными условиями труда, запреты на привлечение к сверхурочным работам, работам в ночное время, выходные и праздничные дни, направление в командировки).
1. ст. 63. Уточните возраст будущего работника и определите перечень необходимых для приема на работу документов от иных лиц и органов, помимо документов, оформляемых работником и работодателем.
2. ст. 265. Проверьте, соответствует ли требованиям закона работа, выполнение которой планируется поручить будущему работнику.
3. ст.266. Обеспечьте прохождение несовершеннолетним медицинского осмотра (обследования).
4. Можно взять письменное заявление от работника о приеме его на работу.
5. ст. 68. Ознакомьте будущего работникам под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
6. ст. 67. Заключите с работником письменный трудовой договор (с учетом статей для несовершеннолетних – ст. 63, 70, 92, 94, 266, 267, 268, 269, 270, 271).
7. ст. 244. Если Вы хотите подписать с несовершеннолетним работником договор о полной материальной ответственности, избавьтесь от этих намерений.
8. Издайте приказ о приеме работника на работу.Приказ (распоряжение) издается по унифицированной форме № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.
9.Зарегистрируйте приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).
10. ст. 68. Ознакомьте работника с приказом (распоряжением) на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
11.ст.66.Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку.
13. Оформите личную карточку работнику, ознакомьте его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Унифицированная форма личной карточки № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.
14. Оформите личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.
15. Согласно Положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 документами воинского учета, на основании которых ведется воинский учет, являются:
а) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для призывников.
б) военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для военнообязанных.
Согласно Федеральному закону «О воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ (ред. от 8.12.2011г.) и Положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 (ред. от 22.03.2012г.) первоначальная постановка на воинский учет граждан мужского пола осуществляется с 1 января по 31 марта в год достижения ими возраста 17 лет.
Поэтому работник, не достигший 17 лет, не будет иметь документа о воинской обязанности. Несовершеннолетний, имеющий удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, предъявляет работодателю данное удостоверение.