7. Составление личных дел

Личное дело — это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже.

Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.

Обязана ли фирма вести личные дела сотрудников?

Такой обязанности у фирмы нет. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (ст. 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе в Российской Федерации от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ (ред. от 30.12.2012г.)).

Подробно порядок оформления личных дел государственных гражданских служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005г. № 609 (ред. от 23.10.2008г.) «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Обычно в фирмах личные дела ведутся на руководителей, специалистов, материально ответственных сотрудников. Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний все же решили ввести в фирме систему личных дел, делайте это правильно.

Во-первых, используйте в качестве рекомендательных материалов приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003.

Что входит в состав личного дела

Как известно, личное дело работника организации представляет собой совокупность документов, содержащих персональные данные работника, сведения о его служебной, трудовой деятельности. Персональные данные, внесенные в личное дело работника, иные сведения, содержащиеся в личном деле работника, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключение сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

Словарь кадрового делопроизводства. Персональные данные работника - это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле либо подлежащие включению в его личное дело.

Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Обычно в личное дело включаются следующие документы:

- заявление о приеме на работу;

- внутренняя опись документов дела;

- личный листок (анкета) по учету кадров;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов, удостоверяющих личность: паспорта, об образовании, военного билета, водительского удостоверения;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные заявления работника;

- трудовой договор;

- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

- аттестационные листы;

- отзывы должностных лиц о работнике;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

- лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Ответственность работодателей за персональные данные работников

Последним, завершающим документом в палке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора или копия трудовой книжки работника для архива предприятия.

В личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса РФ (ст. 85-90). Нарушение этого порядка может привести к административным штрафам:

- должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 1000 - 5000 рублей;

- фирму могут оштрафовать на сумму 30000 - 50000 рублей.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.2 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В фирме должен быть издан локальный нормативный акт (Положение о защите персональных данных или Положение о правилах хранения и обработки персональных данных, Положение о персональных данных), регламентирующий условия работы с персональными данными, в котором устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к этой информации. Должны быть изданы приказы о принятии этих положений, назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, об утверждении Положения о порядке хранения и использования персональных данных работников.

Когда составляется внутренняя опись документов личного дела?

Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому, вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее — в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).

Чем личный листок по учету кадров отличается от анкеты?

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета (отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике и составляется, как правило, уже после того, как сотрудник принят на работу).

Анкета же заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником фирмы.

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих двух документов.

В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4х6. Заполняется листок без сокращений самим сотрудником, который после заполнения формы ставит личную подпись и дату, подтверждал достоверность указанных сведений.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, нужно составить ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров.

В личном листке по учету кадров должна содержаться актуальная информация о сотруднике. Чтобы сотрудник не забывал сообщать в отдел капрон сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Как хранить личные дела

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив предприятия.

Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки всех документов.

В начало дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться ПРОВЕРКА личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного деда проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, постоянно.

Обложка личного дела Фонд №______ Опись № 2л/с Дело № 14 Индекс дела 05-36 Общество с ограниченной ответственностью «Маяк» _____________ ООО «Маяк»________________ ____________Отдел кадров_______________ ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 14 _______________________Глебова Алла Степановна _______________ Фонд №______ Опись № 2л/с Дело № 14 Дата начала _____06 апреля 2009____ Дата окончания ____17 декабря 2009_ на 60 листах хранить 75 лет

Образец №4. Обложка личного дела.

Образец №5. Внутренняя опись документов личного дела.