Оформлення сторінки

Для зручності обробки документів з усіх боків сторінки залишають вільні місця – поля. Поле з лівого боку (30 мм) використовується для резолюції та інших позначок. Праворуч залишається поле не менше 8 – 10 мм, що уберігає текст від пошкоджень. Зверху й знизу сторінки традиційно роблять відступи по 20 мм.

Необхідно уникати переносів слів. Крім того, якщо текст документа займає більше ніж одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Не можна відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується.

У документах, які оформляють на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше десяти міліметрів від краю. Слово „сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація – членування тексту на складові частини. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Документи різних видів: вимоги до оформлення

Проблема розробки, систематизації та уніфікації документів набула особливої актуальності в наш час у зв’язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно використовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата й т.ін.). Ці зміни, натомість, зумовлені об’єктивними факторами:

1) активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 році;

2) розвитком ринкових відносин в економіці;

3) наданням українській мові статусу державної мови, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

ЗАЯВА

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб (особиста заява) чи установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Адресатом може бути посадова особа, організація чи установа. Розрізняють заяви прості (що містять лише прохання) та складні (в яких викладено мотивацію прохання). Якщо до заяви долучаються документи, то подається їх перелік.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада й ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса й паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстави (додаток): перелік документів, додаток до заяви на підтвердження її правомірності (тільки в складній заяві).

6. Дата (ліворуч).

7. Підпис (праворуч).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику (особиста) або друкується на спеціальному бланку (службова).

Якщо заява адресується до організації, де працює адресант, траба назвати посаду та місце роботи (назву структурного підрозділу організації); якщо адресант там не працює, то треба вказати домашню адресу.

Якщо заяву адресовано особі, то прізвище має форму давального відмінка, якщо ж організації, то її назва має форму називного відмінка однини. При цьому прізвище керівника організації чи установи, до якого звертаються із заявою, можна вказувати або не вказувати.

Прізвище адресанта записуємо у формі однини без прийменника від.

Якщо до заяви додають документи, то їх оформляють кількома способами:

• після тексту заяви з абзацу з великої літери пишуть: „До заяви додаю” і подаються повні назви документів у формі знахідного відмінка однини;

• після тексту пишуть: „До заяви додаються такі документи” або „Додаток” і вказують назву документів у формі називного відмінка однини.

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Ректорові

Буковинського державного медичного університету

чл.-кор. АПН України,

проф. Пішаку В.П.

Остропольської

Марини Петрівни,

яка проживає за адресою:

58 045, м. Чернівці,

вул. Головна, 222, кв. 18;

тел. 55-44-88

З а я в а

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на медичний факультет, спеціальність „Лікувальна справа”.

У 2008 році закінчила 11 класів Чернівецького ліцею № 3 медичного профілю.

До заяви додаю:

1. Атестат про середню освіту.

2. Автобіографію.

3. Медичну довідку.

4. Довідку з місця проживання.

5. Чотири фотокартки.

28.06.08 Підпис

Деканові медичного

факультету № 2 БДМУ

доц. Глубоченку В.Г.

студента 2-ї групи І курсу,

спеціальність „Лікувальна справа”,

Іванова Петра Васильовича

З а я в а

Прошу звільнити мене від занять з 15 по 20 квітня 2008 року у зв’язку з сімейними обставинами (необхідність догляду за хворою матір’ю, похорон бабусі, нещасний випадок з батьком, весілля у сестри й т. ін.).

Пропущені заняття зобов’язуюсь відпрацювати.

14.04.08 Підпис