Вимоги до мови ділових паперів

1. Чітке дотримання прийнятих у суспільстві й у відповідній ситуації ділового спілкування форм ділових паперів: їх структури, набору мовних засобів, реквізитів ділових паперів, які відповідають типові документа (недопущення індивідуально-стильових відхилень), правильне використання ключових слів „наказую”, „рекомендуємо”, „гарантуємо”, „надсилаємо”, „постановляємо”, „ухвалили”, „доповідаю”, „прошу” і т. д.

2. Дотримання норм сучасної літературної мови, недопущення калькування, змішування мов; вживання загальновідомих, зрозумілих усім носіям мови слів, найбільш доцільних і переконливих у даній ситуації суспільного ділового спілкування.

3. Відповідність мовних засобів їх стильовому призначенню (недопущення розмовних, просторічних, емоційно-експресивних та інших засобів, що творять стильовий дисонанс).

4. Логічна довершеність формування думки, чіткість висловлювань, послідовність і точність викладу, несуперечність частин у тексті. Для цього необхідні тісний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами; виявлення й логічне підкреслення черговості, мети, результативності; конкретизація якогось місця в документі; чітке членування тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквенні позначення, абзаци); застосування протиставлень, зіставлень. Несуперечність досягається смисловою вичерпністю і переконливістю, відповідністю змісту синтаксичній формі його вираження (прохання не варто викладати як наказ, протокол не можна писати як реєстр усних виступів, доповідну – як приватний лист).

5. Лаконізм мовного вираження думки (при збереженні повноти інформації, ясності викладу, точності опису). Строга відповідність слова його смисловому навантаженню, недопущення двозначності, вичерпність аргументацій, їх відповідність реальному станові справ, конкретність і неупередженість оцінки можуть бути досягнуті за умови компетентності, високого рівня логічної й мовної грамотності виконання документа. Точно підібране слово, правильно вжитий термін, відсутність вузьковживаних професіоналізмів, наявність достовірних цифр – чинники, які зумовлюють об’єктивність і дієвість документа.

6. Стандартизація й типізація мовних засобів є ознакою лише офіційно-ділового стилю літературної мови, для якого багатоманітність виражальних засобів є небажаною. Універсалізація форм висловлення думки полегшує сприйняття змісту документа, концентрує увагу на кожному його положенні, спрощує процес складання певних видів ділових паперів, їх обробки. Тому не можна називати офіційно-діловий стиль „казенним”, „канцелярсько-демократичним” – це не вади, а визначальні риси стилю, його характерні параметри. Так, у діловому стилі вживаються пасивні конструкції, напр.: обговорюється питання, визначаються розміри, встановлюються терміни, задовольняються вимоги, перерозподіляється прибуток. Специфічні в діловому (та науковому) мовленні підсумкові конструкції: коротко кажучи (а не коротше кажучи); одне слово (а не одним словом); як зазначалось вище; у зв’язку з тим, що; у зв’язку з цим і т. д.

При підготовці тексту документа також слід дотримуватись таких принципів: об’єктивності змісту, логічної послідовності викладу, повноти викладу інформації, точності опису, свободи від суперечностей, переконливості, лаконічності.

Об’єктивність змісту ділового документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам адміністративного права. Найбільш важливі й відповідальні документи є предметом колегіального, колективного розгляду.

Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи, установи або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи; при цьому займенники переважно замінюються іменниками: Університет просить... Міністерство не заперечує... Можлива й інша, теж беззайменникова, конструкція: Просимо... та ін.

Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі, зокрема в доборі лексики, синтаксичній будові й ін. Але не треба зовсім знеособлювати ділові документи (насамперед це стосується ділового листа).

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи (чи до особи) в текст документа й ін.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виражені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатись як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом). Крім причинно-наслідкових зв’язків, логічна послідовність ділового документа може реалізуватись й іншими типами зв’язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак); виявлення і логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, у результаті); конкретизація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от) та інше. Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквенні позначення, абзаци тощо.

Повнота інформації полягає в тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо, щоб у тексті не було недомовок, щоб думка та її словесне вираження збігалися, поєднувалися. Отже, повним називається документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається.

Ясність викладу і точність опису – це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в суть справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою буде вона для всіх тих, хто знайомиться з цим документом. Конкретність викладу повинна досягатися за рахунок повноти висвітлення питання. Тому перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально обдумати його, дібрати такі слова й вирази, які найбільш економно, а водночас і повно та точно передадуть думку. Саме звідси бере свій початок ясність викладу, яка базується на правильному доборі слів і словосполучень. Ясність забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним використанням термінів, уникненням вузьковідомчих професіоналізмів та ін.

Велике значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення та наголошення основної думки тощо. Тут особливо виразно виділяється принцип доцільності, який полягає у виборі з-поміж близьких між собою слів і словосполучень найбільш влучного в конкретній ситуації.

Свобода від суперечностей – чи не найважливіша вимога з-поміж таких, як повнота, простота, точність, ясність. Суперечності в діловому папері проявляються ось у чому:

• обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми в українському тексті й навпаки), що ускладнює сприймання тексту;

• зміст не відповідає синтаксичній формі (коли прохання викладається в такій категоричній формі, що сприймається як наказ);

• смислова суперечність елементів тексту (наведені в тексті аргументи суперечать один одному або взаємовиключаються).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал; якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не треба забувати, що психологічні докази (поряд з логічними) мають неабияку силу переконання: часом вони надають документові більшої переконливості, ніж таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу того, хто його читає (це насамперед стосується ділового листування).

Переконливість є надзвичайно важливою рисою ділових паперів: так, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття ділового рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань.

Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів.

Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих або „порожніх” слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Досягнути цього можна шляхом заміни складних речень простими, униканням дієприкметникових, дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. Так, зокрема, лаконічністю характеризуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги при сприйманні їх у тексті документа і цим прискорюють процес читання. Крім того, стислість і чіткість викладу створюється ще за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше.

Отже, лаконізм досягається за умови правильного добору й розміщення аргументів (кожен аспект думки чітко аргументований мінімальною кількістю даних). Точність, лаконічність і водночас доступність мови документів – необхідні їх якості.

Готуючи документ, необхідно враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль у діяльності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної та розпорядчої документації: точно підібраних і неоднакових мовних засобів вимагають документи, в яких викладаються прохання, запит, формулюються претензії, висловлюється подяка, оголошується догана. Людина, що укладає їх, повинна добре володіти українською літературною мовою, її нормами й правилами, щоб у конкретому випадку добирати найбільш доцільний і переконливий мовний засіб.