Вимоги до документів

Основними вимогами до оформлення документів є такі:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно до їх компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою.

5. Документ повинен бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Наукова дисципліна, що вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи й засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій.

В установах, організаціях та на підприємствах створюється значна кількість найрізноманітніших документів. Вони групуються за такими ознаками:

1. За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

2. За походженням:

• службові – створюються в установах, організаціях, на підприємствах та службовими особами, які їх представляють;

• особисті – окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.

3. За місцем виникнення:

• внутрішні – документи, що мають чинність лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені;

• зовнішні – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.

4. За призначенням:

• щодо особового складу (автобіографія, резюме, заява, характеристика, трудова книжка);

• довідково-інформаційні (анотація, відгук, рецензія, доповідна та пояснювальна записки, довідка, звіт, лист, протокол, стаття, реферат, тези, конспект);

• обліково-фінансові (акт, доручення, розписка й ін.);

• господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт);

• організаційні (інструкція, положення, правила, статут);

• розпорядчі (наказ, постанова, розпорядження);

• законодавчі (закони, укази тощо загальнодержавного значення).

5. За структурними ознаками:

• регламентовані (стандартні, типові). Це типові листи, інструкції, положення, що мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності;

• нерегламентовані (нестандартні, індивідуальні), що створюються в кожному конкретному випадку, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

6. За напрямом:

• вхідні – документи, що надходять до установи, організації чи підприємства з інших установ, організацій, підприємств або міністерств і відомств;

• вихідні – документи, що відправляються до інших установ, організацій, підприємств або міністерств і відомств.

7. За терміном виконання:

• звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги;

• термінові – ті, для яких установлено термін виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові – це такі документи, що мають позначку „дуже терміново”.

8. За ступенем гласності:

• для загального користування;

• службового користування;

• таємні;

• цілком таємні.

9. За стадіями створення:

• оригінали (оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник; він має підпис керівника установи, й у разі потреби його засвідчено штампом і печаткою);

• копії (копія – це точне відтворення оригіналу документа, на якому вгорі праворуч робиться помітка „Копія”). Різновидами копії є: відпуск – повна копія відправленого з установи документа, що залишається у відправника; витяг – відтворення частини (фрагмента) документа; дублікат – другий примірник документа, виданий з утратою оригіналу, що є рівноцінним оригіналу з юридичного погляду.

10. За складністю (будовою):

• прості (відображають одне питання);

• складні (відображають декілька питань).

11. За терміном зберігання:

• тимчасового зберігання (до 10 років);

• тривалого зберігання (понад 10 років);

• постійного зберігання.

12. За технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

Офіційні документи залежно від сфери їх застосування поділяються на управлінські, наукові, технічні, технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи (див. вище класифікацію, зокрема, за призначенням) забезпечують порядок управління об’єктами як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Окрім зазначених є також спеціалізована (відомча) документація, що відображає діяльність певного закладу (медична, військова, театральна й ін.).

Кожен документ складається з реквізитів – обов’язкових елементів документа. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку.

Розрізняють постійні (друкуються під час виготовлення бланка) та змінні (фіксуються на бланку в процесі його заповнення) реквізити документа.

Сукупність реквізитів, розташованих у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна організація, установа чи підприємство повинні мати декілька видів бланків: для листів і для інших документів.

Один з обов’язкових реквізитів документа – це його вид або різновид, який не проставляється тільки в листах. Назва виду зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення і ступінь обов’язковості виконання положень, що в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність (це такі назви: акт, наказ, протокол). Залежно від виду документа встановлюють перелік необхідних для його оформлення реквізитів.

Адресат. Документ адресується установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу (в називному відмінку):

Міністерство освіти і науки України

Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича

Можна адресувати документ конкретній посадовій особі:

Буковинський державний медичний університет

Проректорові з науково-навчальної роботи

Якщо документи адресуються керівникові установи, то використовуємо давальний відмінок, а найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Ректорові БДМУ

члену-кореспонденту АПН України (або чл.-кор. …),

проф. Пішаку В.П.

Якщо адресуємо документ кільком однорідним організаціям, то їх треба називати узагальнено:

Начальникам управлінь охорони здоров’я, завідувачам кафедр

Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, він втрачає юридичну силу. До складу дати входить число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку. Датою може стати день підписання документа (наказ) або його затвердження (інструкція). Окрему групу складають такі документи, як протокол, акт: датою їх є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.

Дата підписання документа вказується в лівому верхньому кутку разом з індексом. Якщо документ виготовляється не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, поряд із підписом. Варто зазначити, що дату позначають словесно-цифровим або цифровим способом, напр.: 10 жовтня 2008 року чи 10.10.08 (а не 10.10.2008 р.).

На кожному документі, що надходить до установи, організації, підприємства, обов’язково ставиться штамп з датою надходження.

Відмітки про погодження. Попереднє погодження проекту документа є важливим чинником. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх політична, економічна й науково-технічна обґрунтованість, правомірність документа стосовно чинного законодавства і правових актів, що визначають компетенцію установи.

Конкретним вираженням погодження є візування проектів, документів відповідними службовими особами, а також гриф погодження.

Внутрішнє погодження оформляється візою, що складається з підпису, розшифрування прізвища й дати візування, у разі необхідності зазначається посада того, хто візує документ:

Начальник відділу кадрів (особ. підпис) (ініціали, прізвище)

23.05.08

Зовнішнє погодження оформляється спеціальним грифом, який складається зі слова „Погоджено”, назви посади особи, особистого підпису, його розшифрування, дати:

„Погоджено”

Директор ЗОШ №24

(підпис) К.Н.Ткачук

25 грудня 2008 року

Засвідчення документа є завершенням його підготовки; воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за її зміст. Основні засоби засвідчення: підписання, затвердження, проставлення печатки.

Підпис – це обов’язковий реквізит будь-якого документа, що засвідчує його законність. Підписує документи переважно керівник установи, його заступник або керівник структурного підрозділу. Керівник установи чи його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу. Реквізит „підпис” складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису, його розшифрування. Підписується перший примірник документа.

Печатка ставиться для засвідчення прав певних осіб, при фіксації фактів

використання коштів, матеріальних цінностей, а також – якщо це спеціально передбачено правовими актами – на договорі, статуті, дорученні, посвідченні, на трудовій книжці тощо.

Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло установ, організацій, підприємств.

Гриф „Затверджую” складається зі слова „Затверджую”, назви посади особи, яка затверджує документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування і дати. Вміщується він у правому верхньому кутку аркуша й будується за таким зразком:

„Затверджую”

Начальник Чернівецького управління

здоров’я Міністерства охорони

здоров’я України

(особистий підпис) Л.І.Петренко

7 вересня 2008 року

Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Текст документа – це його основний реквізит. Текст чітко, переконливо відбиває причину й мету написання документа, розкриває суть конкретної справи, містить докази, висновки. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Текст поділяється на вступ, основну частину (доказ) і закінчення. Укладаючи текст документа, маємо виконувати такі вимоги: об’єктивність, достовірність змісту, точність і доречність, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, переконливість.

Достовірним є текст документа, в якому викладені факти відображають справжній стан речей.

Точним є текст документа тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів і висловів (точне вживання багатозначних слів, синонімів, паронімів), напр.: замісник і заступник (замісник – це людина, яка тимчасово виконує чиїсь обов’язки, заступник – офіційна посада) чи споживний – споживчий – споживацький (споживчий – який служить для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; споживний – той, що придатний для споживання: поживні речовини; споживацький – властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси).

Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають темі, меті, логічному змістові, ситуації мовлення.

У діловому мовленні особливо актуальною є проблема правильного використання штампів – готових зразків для висловлення думки (вищезазначені, беручи до уваги, зупинитися на питанні, доводити до відома, взяти за основу), які слугують логічними зв’язками між частинами документа. Недоречне їх використання призводить до беззмістовної фрази, некоректного змісту. Тому не варто послуговуватися в усному мовленні штампами й кліше писемної форми офіційно-ділового стилю. Робить беззмістовним мову документа і надмірне вживання вставних слів, які нічого не виражають у тексті: значить, отже, взагалі, ну, так би мовити, розумієте, зокрема тощо.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому немає зайвих слів і смислових повторів, надмірно довгих міркувань не по суті.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.