Актуальність теми.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Культура писемного ділового мовлення – невід’ємна риса сучасного спеціаліста, адже наше сьогодення вимагає від кожного не тільки високої культури спілкування, службової поведінки, а й високої культури писемного ділового мовлення.

Навчальна мета

Студент повинен знати:

• історію документалістики в Україні;

• функції документів;

• визначення понять „документ”, „реквізит”, „формуляр”, „бланк”, „віза”, „резолюція” тощо;

• критерії класифікації документів;

• призначення документів;

• вимоги до оформлення документів;

• особливості різних видів документів.

Студент повинен вміти:

• оформлювати різні види документів

• дотримуватися норм сучасної української мови, оформляючи різні види документів;

• правильно оформляти сторінку;

• дотримуватися етикету ділового мовлення.

Студент повинен опанувати такі практичні навички:

• складання, написання та оформлення різних видів документів (щодо особового складу, довідково-інформаційних, обліково-фінансових, організаційних, господарсько-договірних, розпорядчих та ін.).

Ким не став би, друже, у житті ти –

чи керівником, чи рядовим,

все одно ти мусиш володіти

стилем офіційно-діловим.

Д.Білоус

Історія документалістики в Україні

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Це складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття „документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі та для чого він використовується.

Документи відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України. Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, проте історія виникнення документальних матеріалів сягає ще часів Київської Русі. Розвиток української документалістики поділяють на такі етапи:

І етап – документальні матеріали Київської Русі.

Київська Русь була високорозвиненою середньовічною державою. Безперечно, усі події державного характеру, суспільного, духовного життя фіксувалися у найдавніших документах – літописах, актах, княжих грамотах, церковних уставах. Найвідомішими зразками офіційно-ділового стилю були літописні кодекси цієї доби: Лаврентіївський (1377 р.) та Іпатіївський (1425 р.), окрім того, з’являється перший правовий кодекс українського народу – „Руська правда”. Варто зазначити, що вони були писані мовою, близькою до розмовної, співзвучною з тогочасними діалектними утвореннями східнослов’янських племен.

Документи Київської Русі (державно-правові, церковні, дипломатичні) зберігалися при церквах і монастирях, які в давнину виконували функції архівів і бібліотек. Свідченням високого культурного розвитку Київської Русі було створення перших бібліотек, зокрема при Києво-Печерському монастирі та при церкві Святої Софії. У бібліотеках зберігалися рукописні книги й документи, якими мали змогу користуватися духовні чи світські особи.

ІІ етап – литовсько-польська доба (ХІV – ХVІ ст.).

Після розпаду Київської Русі документи втрачають власне державний характер, але деякі з них продовжують оформлятися давньоруською мовою, оскільки загальнокультурний рівень, скажімо, литовського та молдовського князівств був значно нижчим. Найвідомішими документальними матеріалами аналізованого періоду були грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів (Литовська метрика, „Судебник” Яна Казимира), документи церковних інституцій; вперше з’являються приватні документи. Важливого значення набувають папери іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру; хроніки; літописи московські, польські, турецько-татарські; спогади західноєвропейських мандрівників; щоденники; листи; огляди.

ІІІ етап – документи гетьманської України.

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел, збільшується їх загальна кількість. Державним характером визначаються українські документи цієї доби. Основними зразками аналізованого періоду є: міжнародні договори, зокрема, гетьманські статті ХVІІ – ХVIІІ ст., конституції, універсали, листи гетьманів, актові книги, акти Генерального скарбу, документи церковних і культурно-освітніх інституцій (оскільки з’являються перші школи вищого типу). Залежність України від московської царської, а згодом російської імперської влади зумовлює появу таких видів історичних джерел, як документи російського уряду, що стосувались України і були чинними на її території.

Усе більшої ваги набувають приватні документи: матеріали маєткових і фамільних архівів, щоденники, мемуари, листи.

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з XVII ст.). Продовжують писатися літописи. Найбільш відомими з них є літописи Самовидця, Самійла Величка, Григорія Граб’янки, які, крім суто літописного матеріалу, містять різні документи (універсали, листи).

Саме в цей час поряд з рукописними джерелами з’являються друковані, які набувають особливого значення вже в наступному періоді.

ІV етап – класифікації та диференціації ділових паперів.

У ХІХ – ХХІ ст. кількість документального матеріалу (рукописного і друкованого) зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя, документи починають класифікувати. Іноземні матеріали втрачають своє значення, а великої ваги набувають матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви.

Можна виділити декілька груп документів цієї доби:

1. Щоденники, мемуари, листи видатних діячів ХІХ – ХХ століття (Т.Шевченка, І.Франка, М.Драгоманова, М.Грушевського й ін.).

2. Документи організацій та установ Української держави 1917 – 1921 рр.

3. Документальні матеріали політичної еміграції.

4. Документи організацій та установ УРСР.

5. Ділові папери незалежної України (з 24 серпня 1991 року).

Нині особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньоекономічна, банківська, юридична, дипломатична тощо). Найчисленнішою є система управлінських документів, класифікованих за певними ознаками. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами, та мова про це піде далі. А зараз ми з’ясуємо такі поняття, як документ, документалістика, діловодство тощо.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. У найширшому значенні цього слова документом можна вважати будь-який матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді, тобто усякий документ – носій інформації. Це також своєрідний матеріал, „сировина для обробки”.

Документ має правове й господарське значення, зокрема є писемним доказом, джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Так, документи дають можливість відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи чи для історії.

У зв’язку з цим документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властиві лише частині документів).

Загальні функції – це:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами та підприємствами й т. ін.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

З-поміж специфічних функцій документів виділяють:

1) управлінську (документ як засіб управління);

2) правову (документ як засіб правових норм);

3) історичну (документ як засіб історичних відомостей).