Тема: информация в процессе управления

Информация – предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми.

В процессе управления информация – это совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды. Она является основой процесса управления. Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации и ее непрерывным движением.

Предприятие осуществляет свою деятельность в окружающей среде, которая постоянно оказывает воздействие на его деятельность. В каждый момент предприятие должно иметь сведения, с одной стороны, об окружающей обстановке и ее изменениях (информация о внешних условиях), а с другой – о своей организации и ее функционировании (информация о внутренних условиях).

Информация, используемая для управления, подразделяется на:

базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;

текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты и т.д.).

По аспектам управления информация классифицируется на:

экономическую;

организационную;

социальную;

техническую.

По характеру предоставления информацию можно подразделить на:

визуальную в виде графиков и таблиц,

аудио - воспринимаемая на слух

аудиовизуальную в виде изображения и звука.

По форме предоставления можно выделить цифровую, буквенную и кодированную информацию.

По времени активного использования информация подразделяется на постоянную (нормативные и регламентирующие акты, долгосрочные задания) и на переменную (текущую, оперативную, используемую небольшой промежуток времени). Информация, поступающая на предприятие, - входная, от объекта управления – выходная.

По возможности продуктивного использования можно выделить информацию полезную, ложную и избыточную.

Информация, используемая в процессе управления должна удовлетворять следующим требованиям:

1. необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона;

2. достоверность и точность информации; если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями;

3. своевременное получение информации; запоздалая информация не представляет практического интереса;

4. полезность; для принятия решения необходима определенная, конкретная информация;

5. технологические характеристики информации: плотность ее размещения, возможность сохранения ее в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления и т.д.

КОММУНИКАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

Без циркулирования информации управление вообще невозможно. Руководители тратят на обмен информацией более половины своего рабочего времени. Неэффективные коммуникации – это одна из главных причин возникновения проблем в управлении.

Обмен сведениями и знаниями необходим не только в менеджменте, но и в жизни вообще. Одним из неотъемлемых прав человека является право на информацию. (кто владеет информацией, тот владеет миром).

Коммуникация – процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

Цели коммуникаций:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от способа обмена информацией различают:

1. Межличностные коммуникации на основе устного общения;

2. Коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации делятся на:

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

Вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

Горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

Восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность (сообщения о поломках, проблемах);

Нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками (приказы, указания, инструкции и т. д. ).

Межличностные коммуникации делятся на:

Вербальные (словесные); невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций голоса и т.д.

Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга, как правило, интерпретация адресатом (получателем) послания строится не только на словах, но и на элементах, как жесты и выражение лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

СТРУКТУРА ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ

В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента:

• отправитель – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

• сообщение;

• канал или средство передачи информации (личное общение, телефон, факс, электронная почта, письма, отчеты);

• получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т.е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация. Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами.

Различают коммуникационные барьеры макро- и микроуровня.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах.

Макробарьеры коммуникаций	Микробарьеры коммуникаций
Перегрузка информационных сетей и искажение информации. Потребность во все более сложной информации. Интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков.	Различия в восприятии информации (разные люди по-разному воспринимают информацию) Восприятие получателем информации многозначных слов (когда одни и те же слова имеют несколько значений). Отсутствие обратной связи, неправильный выбор каналов.