2. Подготовка и проведение презентаций

2.1 Основы подготовки и проведения презентации

Презентация представляет собой совокупность мероприятий, направленных на представление новой фирмы, продукции или услуг на рынке. Ее смысл – обеспечить положительный прием новшеству среди аудитории. Даже если дата и время презентации оговаривались заранее, обычно она готовится в самый последний момент. Так уж у нас сложилось на ментальном уровне. Но при правильном подходе к проблеме создать профессиональную презентацию можно и в сжатые сроки. Важно только не надеяться на импровизацию по ходу можно завалить все мероприятие.

Существует несколько форматов проведения презентации. Наиболее важные из них проходят на территории клиента. Это самые сложные моменты и исполнителю приходится изрядно потрудиться, чтобы заинтересовать клиента и продать свои идеи. Клиента также могут позвать на свою «территорию». Чаще всего это происходит в тех случаях, когда на клиента делается большая ставка в надежде заключить новый договор. Во время проведения презентации существует определенный протокол, который иногда игнорируют во время подготовки к ней.

Всего выделяют три основные цели проведения презентации: проинформировать клиента, убедить и развлечь. Хорошие презентации удачно совмещают все три. Когда компания вводит на рынок или предлагает клиенту новый продукт, ее задача – доходчиво рассказать о нем. Убеждающие выступления бывают в двух случаях: когда нужно изменить сложившееся мнение аудитории или повлиять на его формирование. Исходя из целей, и строится весь процесс. Для оценки эффективности речи, ее строят так, чтобы реакция шла по ходу презентации. Развлекательная цель сопутствующая. Она нужна для того, чтобы презентация не выглядела пресно, и восприятие главной идеи давалось заказчику легче. Порядок выступлений утверждает начальство. Если презентацию готовит рекламное агентство, то, бал открывает работающий с компанией менеджер или рекламный агент. Далее подключается креативный отдел, руководитель отдела продаж. Иногда все эти роли берет на себя один человек. Все зависит от менеджмента внутри организации. Оратором берут уверенного в себе сотрудника, компетентного в предмете мероприятия, с хорошей дикцией, так как он не только продвигает идею, но и в своем лице представляет всю компанию. Существует такое понятие как презентационный менеджер. Это профессионал, который не просто рассказывает о товаре и почему его нужно купить, а с внутренним пониманием нужд клиента влияет на его выбор. Он приводит аргументы, аналитику, тем самым грамотно его «обрабатывает».

Важный момент любой презентации: хорошая презентация всегда строится на основе нужд, ценностей и желаний клиента. Если для заказчика приоритет – быстрая реализация его целей, менеджер всегда сделает упор на этом. Если же для него важна креативная идея, профессиональная презентация это отображает. Такой подход создает у клиента ощущение, что его желания буквально угадывают, что, безусловно, повлияет на его решение в конце мероприятия. Таким навыкам приходится учиться не за день или два и постоянно практиковаться. Нужно избегать шаблонных презентаций, сделанных для галочки. В них не учитываются потребности клиента, а менеджер занимает позицию: «Я рассказываю, а он пусть спрашивает». Клиенты – товарищи избалованные и любят, чтобы им уделяли внимание, а подобное безразличие их только отталкивает. Но есть и противоположный случай – когда менеджер ведет разговор слишком навязчиво. Он точно также не рассматривает нужды заказчика, а просто предлагает продукт самому себе. Такие «рассказчики» не любят вопросов, им важно, чтобы окружающие знали, «какой невероятный товар он тут продает».

Все современные презентации проходят с использованием различных технических помощников – видеопроектора и ноутбука или экрана с подготовленной электронной версией материала, который правильно подается:

· Текст презентации краткий. Никаких длинных и сложных для восприятия предложений. Больше наглядных примеров – диаграмм, таблиц, графиков.

· Если есть перечисления, их формулируют по существу.

· Если есть формула, не обязательно проговаривать ее. Клиент сам прочтет.

· Оптимальное время смены слайдов – 1-2 минуты, но на ключевых страницах можно задержаться и дольше.

· На важных графических нюансах делается уточнение.

· Используются соответствующие программы для подготовки презентаций - MS Power Point, на худой конец MS Word.

Если событие проходит в офисе клиента или на нейтральной территории, заранее уточняются все технические моменты – какие размеры помещения, как лучше расставить мебель, как падает свет. От этого зависит построение всего процесса. Учитывается, что презентация на час и на 10 минут – это не одно и тоже, и второе не является укороченным вариантом первого, а представляет собой отдельное мероприятие.