6. Понятие реквизита. Формуляр документа. Типовой формуляр.

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

постоянные и переменные: Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные.

Типовой формуляр (формуляр-образец) - формуляр, характерный для определенного вида документов, - графическая модель, схема построения документа (его форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов).

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

7. Формуляр-образец орд. Реквизиты

Формуляр-образец системы ОРД:

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор муляр-образец документа представляет собой «модель построения до кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры нолей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004. При оформлении документов согласно СТБ 6.38-2004 используются следующие реквизиты:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004-2001«Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003«Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций;

4 - код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД);

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.