25 Акты, виды актов и требования к их составлению. Порядок подписания и порядок составления.

Акт- это документ составленный группой лиц и подтверждающий установленные ими факты. Составляются при ревизиях, обследованияз и т. д.

Акт состоит из:

1. наименование организации

2. гриф утверждения

3. наименование вида документа

4. дата и рег номер

5. место составление

6. текс

7. подпись

Текст документа делится на три части:

1) Введение — вкл. Ссылку на документ послуживший основанием для проведения проверки, указывается список лиц составивших документ(председатель, члены комиссии, присутствовали)

2) констатирующая — вкл. Сроки проведения проверки сущность установленных фактов.

3) выводы — предложения, заключения.

В конце акта указывается данные о кол-ве экземпляров и их место составления. Подписи располагаются в той же последовательности что и в водной части. Акт подписывают все члены комисии. Кто имеет замечания так же подписывает акт, но имеет право изложить замечания ниже подписей или на отдельном листке, который будет яв-ся приложением.

26. Справки, формуляр и требования к их оформлению. Порядок подписания справок должностными лицами.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Справки бывают двух разновидностей:

• служебного характера;

• личного характера.

Справка служебного характера

Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

наименование организации,

наименование вида документа,

дату,

место составления,

адресат, заголовок к тексту,

текст,

 подпись.

Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяютпечатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты:

• наименование организации,

• наименование вида документа,

• регистрационный номер, и дату,

• текст,

• подпись,

• печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

27. Коммерческая переписка с зарубежными партнерами. Стр-ра коммерческих писем, принятая в сша и др. Странах. Правила оформления коммерческих писем на английском языке.

 Деловое (служебное) письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения  с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о  чем-нибудь.      Письмо  должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности  это сделать (трудности с переводом  на сравнительно редкие языки) допустимо  составление письма на английском языке  как наиболее распространенном в  деловых отношениях.

Бланк содержит

•  наименование организации

• Справочные данные (телефон, адрес, факс)

• дата и рег номер В США принято ставить  сначала месяц, а затем день и  год: июнь 26, 2000.

• ссылка на рег.номер и дату

• адресат

• текст

• подпись

Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки  с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Деловые  письма следует писать только на лицевой  стороне будь то фирменный бланк  или обычный чистый лист.

2. Если письмо занимает более  одной страницы, то в конце  ее пишут: «продолжение следует» («continued over»).

Вступительное обращение дублирует фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе. Если имя адресата неизвестно и не указывалось выше, можно использовать следующие (строго официальные) варианты обращения: Sir, Madam, DearSir, DearMadam. Если отправитель письма лично знаком с адресатом или хочет установить с ним дружеские отношения, следует писать так: «Уважаемый м-р...» («DearMr.»)

Указание  на общее содержание письма. Пишется под вступительным обращением, начиная с левого края листа (не считая поля) и, в отличие от адреса получателя и вступительного обращения, не заканчивается на середине листа. Указание на общее содержание письма обозначается сокращением слова «Касательно» («Reference») -  («Re:»). Например: Re: «В ответ на ваше письмо от 10 июня 1998». Основной  текст Печатается  на два интервала ниже предыдущей информации, без абзаца. Первый  абзац письма обязательно содержит вступительный комплимент. В ответном письме вступительный комплимент может выражать благодарность за полученную корреспонденцию. Распространенный комплимент в переписке между  давними партнерами выражение признательности за содействие в каком-либо деле. Далее следуют основные положения. Основной текст следует заканчивать комплиментом. Это может быть традиционное выражение   надежды   на дальнейшее   сотрудничество: В английском варианте основного текста с заглавной буквы пишутся  имена, адреса, обращения, каждое слово  оригинального названия фирмы (организации, учреждения), каждое слово названия должности, названия объектов переписки (договор, проект и т. д.). Не допускается  использование сокращенных форм модальных и вспомогательных  глаголов. Заключительная  часть. Ее следует помещать справа, на два интервала ниже основного текста. Заключительная формула вежливости должна согласовываться с приветствием. В заключение необходимо писать «Преданный вам» («YoursFaithfully»).  В США, в отличие от Великобритании, деловые письма часто заканчиваются  таким выражением: «Trulyyours», «Yoursverytruly», «Verytrulyyours». Подпись должна стоять под заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа.

В Германии, в отличие от большинства  стран мира, заключительную формулу  вежливости принято ставить слева  и, подпись, соответственно, также ставится с левой стороны листа. Между автографом автора письма и заключительной формулой вежливости иногда, в зависимости  от конкретных обстоятельств, помещается наименование фирмы-отправителя. Для  подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными  чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи  печатается имя и фамилия автора. Еще ниже - его должность.      В нижней части письма может быть напечатан  постскриптум. Его обозначение общеизвестно - «P.S.». Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. В некоторых случаях постскриптум служит для того, чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент.  Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости. Если  нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи. Если  письмо отправляется с приложением - какими-либо материалами или документами, - в левом нижнем углу листа, под  обозначением должности и автора, помещается указание на приложение. Сначала пишется слово «Приложение(я)» («Enclosure(s)»). Справа от него, в той же строке, обозначаются конкретные приложения

Часто в деловых письмах дается краткое  указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным  обращением и основным текстом и  всегда подчеркивается. Все слова  в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с  прописной буквы.