1.4. Організаційна техніка

Огляд різних засобів, званих офісною оргтехнікою, буде неповним, якщо не згадати про такі технічні пристрої, як диктофон і сканер. Ці пристрої не належать до класифікації засобів оргтехніки, але широко використовуються в секретарській практиці як підсобні засоби при підготовці документів.

Диктофонна техніка

Диктофонна техніка використовується як проміжна ланка реєстрації інформації при створенні документів. Статистика показує, що витрати праці на складання документа з проміжною задиктовкою тексту на диктофон і подальшим друком з диктофона в 2-3 рази менше, ніж при рукописній підготовці і подальшому друці з чернетки. Доцільність застосування диктофона в ситуаціях, коли секретар отримує розпорядження керівника «з голосу», очевидна. При великих об'ємах створюваних документів (особливо це актуально для управлінських установ, громадських організацій, фірм, що проводять комплекти документації) доцільно створювати диктофонно-машинописні бюро.

Скануючі пристрої

С канер — пристрій для введення в комп'ютер інформації  та зображень різного роду. Введення здійснюється шляхом порядкового прочитування (сканування). Тонкий промінь освітлює невелику область сканованого малюнка. Відображений промінь попадає на світлочутливий датчик, перетворюється в двійковий код і записується в пам'ять комп'ютера. Після цього промінь переміщається на сусідню ділянку. Таким чином, виходить закодоване зображення, яке може бути відтворене на екрані монітора.

Розмір одночасно сканованої ділянки (роздільна здатність) є однією з найважливіших характеристик сканерів і виражається в dpi. Від роздільної здатності залежить якість сканування. Сучасні моделі сканерів підтримують декілька ступенів роздільної здатності: від 300-400 до 1000-2000 точок на дюйм. Сканери можуть проводити монохромне і кольорове сканування з різною кількістю кольорів.

Текст, що вводиться за допомогою сканування, трактується комп'ютером як графіка, і тому не може бути безпосередньо відредагований за допомогою текстового редактора. Але існують спеціальні програми, які, обробляючи графічне зображення, розпізнають в ньому символи. Таким чином, відсканований текст перекладається в текстовий формат. Далі цей текст може бути допрацьований в середовищі текстового редактора з метою виявлення і виправлення помилок, що з’явились при розпізнаванні, і подальшого оформлення документа.

Для обслуговування сканера на комп'ютері повинне бути встановлене спеціальне програмне забезпечення.

Існує декілька різновидів сканерів.

Ручні сканери. Переваги ручних сканерів — доступна ціна і малі габарити. Сканер вручну проводиться по листу із зображенням; ширина сканування при цьому невелика, близько 10 см. Нині ручні сканери використовуються переважно для прочитування штрих-кодів.

Роликові сканери. Лист із зображенням протягується через сканер, як через факс. Їх недолік, - можливість сканування тільки окремих листів; переваги — відносно невелика ціна, малі габарити і точніше, в порівнянні з ручними сканерами, сканування.

Планшетні сканери. Сканований лист кладеться в сканер, як в копіювальний апарат. Якість сканування дуже висока.

Спеціальні сканери. До спеціальних сканерів можна віднести наступні різновиди:

 

&            для сканування документів великого формату;

&            для сканування фотонегативів і слайдів;

&            для введення проекцій тривимірних предметів.