18. Управленческая отчетность

Субъекты хозяйствования составляют различные виды отчетности. Отчетность может классифицироваться по срокам предоставления отчетных данных (годовая, квартальная, месячная), по степени обобщения отчетных данных (первичная, консолидированная), по статичности отраженных в отчетности данных (статичная, динамичная) и т.д.

В соответствии с функциональным назначением и содержанием отчетности она подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя или бухгалтерская (финансовая) отчетность формируется на основе данных бухгалтерского финансового учета. Ее основной целью является формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении организации в целом, о полученных ею доходах и понесенных расходах. Финансовая отчетность в первую очередь предназначена для удовлетворения информационных потребностей внешних пользователей, которые соответственно определяют ее состав и содержание. В Республике Беларусь состав и содержание финансовой отчетности регламентированы соответствующими нормативно-правовыми актами.

Финансовая отчетность, отражающая условия и результаты деятельности организации в целом, таким образом, не позволяет оценить эффективность деятельности отдельных объектов внутри организации. Для этих целей используется внутренняя или так называемая управленческая отчетность. Формы управленческой отчетности и иерархичность ее составления определяются организационной структурой бизнеса и потребностями в обеспечении менеджеров соответствующего уровня управления оперативной и объективной информацией для принятия адекватных рыночной среде решений.

Несмотря на использование единых учетных методов при составлении финансовой и управленческой отчетности, они имеют ряд существенных отличий (рисунок 18.1).

Управленческие отчеты должны отвечать ряду основных критериев:

• адресность, т.е. отчет должен быть адресован конкретному менеджеру более высокого уровня согласно организационной структуре управления;

• оперативность отраженных в них показателей;

• достоверность отраженных в них показателей;

• полнота, но краткость, отраженных в них показателей (не следует перегружать отчеты расчетами, излишней детализацией данных);

• обеспечение сопоставимости фактических показателей с бюджетными;

• экономичность (эффект от использования данных, содержащихся в отчете, должен быть выше понесенных затрат на его составление);

• приоритет содержания отчета над его формой и др.

В качестве объектов, в разрезе которых целесообразно формировать управленческие отчеты, могут выступать центы ответственности, географические и операционные сегменты.

Финансовая отчетность

Управленческая отчетность

Параметр

Отражение условий и результатов деятельности организации в целом

Отражение условий и результатов деятельности отдельных объектов внутри организации

1. Цель

2. Пользователи

В основном внешние

Только внутренние

3. Информа-ционное обеспечение

Данные бухгалтерского финансового учета

Данные бухгалтерского управленческого учета

4. Обязатель-ность составления

Обязательна

Необязательна

5. Состав и содержание

Жестко заданы

Устанавливаются самой организацией

Задана внешними пользо-вателями (минимальный срок – ежемесячно)

Любая, вплоть до ежедневной

6. Перио-дичность

7. Своевремен-ность информации

Невысокая

Высокая

Рисунок 18.1 – Основные отличия финансовой и управленческой отчетности

При составлении отчетов по центрам ответственности следует руководствоваться принципом контролируемости затрат. Отклонения по затратам, возникшие в одном центре ответственности в результате управленческих решений, принятых менеджером другого центра ответственности, должны учитываться при формировании отчетных показателей второго центра и, соответственно, исключаться при определении отчетных показателей первого центра.

Конкретное содержание отчета каждого центра ответственности зависит от того, каков его статус, каковы права и ответственность менеджера центра, каковы критерии оценки результатов деятельности центра.

В главе 17 были рассмотрены основные измерители работы деятельности центров ответственности. Управленческие отчеты каждого типа центров ответственности должны предоставлять данные о фактически достигнутых значениях измерителей эффективности их деятельности, установленных для них администрацией предприятия.

Управленческий отчет центра затрат часто называют отчетом об исполнении сметы. В нем содержатся сметные (доведенные менеджером вышестоящего центра на отчетный период) и фактические затраты по каждой статье, определяется отклонение по каждой статье затрат. В целях обеспечения объективности оценки результатов работы менеджера центра затрат все возникшие отклонения в отчете должны подразделяться на:

• регулируемые (на возникновение и на размер которых менеджер центра затрат мог повлиять) и

• нерегулируемые (возникновение и размер которых не зависят от решений, принятых менеджером центра затрат).

Отчет центра затрат будет более объективно отражать эффективность деятельности центра, если наряду с данными об исполнении доведенной сметы затрат, он будет содержать и информацию о выполнении объемных показателей (выполнение плана закупки материалов, производства продукции и др.) и о достигнутых качественных показателях работы центра (соответствие качества закупленных материалов техническим условиям, наличие брака продукции и др.). Такой отчет центра затрат позволит выявить факты достижения экономии сметы затрат за счет ухудшения качества продукции, несоблюдения технологии ее изготовления и т.д. Невыполнение объемных и качественных показателей должно обязательно приниматься в расчет при оценке работы менеджеров центра затрат. Примерная форма отчета центра затрат приведена в таблице 18.6 (на примере отдела снабжения).

Отчет центра прибыли отражает размер полученных доходов и понесенных расходов, сумму полученной прибыли. В отчете может быть приведен ряд показателей прибыли. Их состав определяется:

1. тем, какой из показателей прибыли используется в качестве критерия оценки работы центра (маржинальная прибыль, валовая прибыль, операционная прибыль, прибыль от реализации; алгоритмы их расчета приведены в главе 17 (формулы 17.1–17.4));

2. применяемыми методиками распределения и возмещения переменной и постоянной частей затрат в составе общепроизводственных, административно-управленческих и коммерческих расходов.

Целесообразно в отчете рассчитывать абсолютное и относительное отклонение фактической величины прибыли от бюджетной суммы, установленной для центра на отчетный период. Примерная форма отчета центра прибыли приведена в таблице 18.8 (на примере отдела сбыта).

Отчет центра инвестиций в дополнение к размеру полученных доходов и понесенных расходов и величине полученной прибыли также включает расчет дохода на инвестиции и остающегося дохода, которые являются критериями оценки эффективности деятельности данных центров. Рекомендуется в отчете предусмотреть расчет абсолютного и относительного отклонения фактических значений дохода на инвестиции и остающегося дохода от бюджетных величин. Примерная форма отчета центра инвестиций приведена в таблице 18.7 (на примере производственного отдела).

В зависимости от иерархии операционных и географических сегментов в организации (глава 17, рисунок 17.1) управленческий отчет по соответствующему сегменту будет иметь форму отчета центра прибыли или отчета центра инвестиций. Примерные формы сводного отчета результатов деятельности операционных и географических сегментов бизнеса представлены в таблицах 18.1–18.2.

Таблица 18.1 – Сводный отчет организации в разрезе сегментов, когда операционные сегменты делятся на географические сегменты (вариант 1 на рисунке 17.1)

Показатель	Холдинг 1, занимающийся производством и реализацией продукции 1			Холдинг 2, занимающийся производством и реализацией продукции 2
	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 1 на рынке сбыта 1	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 1 на рынке сбыта 2	итого	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 2 на рынке сбыта 1	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 2 на рынке сбыта 2	итого
1. Выручка от реализации продукции, руб.
2. Производственная себестоимость продукции, руб.
3. Валовая прибыль центра, руб.
4. Прямые управленческие и коммерческие расходы, руб.
5. Операционная прибыль центра, руб.
6. Отклонение фактической величины операционной прибыли от бюджетной величины, руб.
7. Процент перевыполнения плана по операционной прибыли, %
8. Сумма инвестиций, руб.	Х	Х		Х	Х
9. Доход на инвестиции, %	Х	Х		Х	Х
10. Отклонение фактической величины дохода на инвестиции от бюджетной величины, %	Х	Х		Х	Х
11. Процент перевыполнения плана по доходу на инвестиции, %	Х	Х		Х	Х
12. Остающийся доход центра, руб.	Х	Х		Х	Х
13. Отклонение фактической величины остающегося дохода от бюджетной величины, руб.	Х	Х		Х	Х
14. Процент перевыполнения плана по остающемуся доходу, %	Х	Х		Х	Х

Таблица 18.2 – Сводный отчет организации в разрезе сегментов, когда географические сегменты делятся на операционные сегменты (вариант 2 на рисунке 17.1)

Показатель	Холдинг, занимающийся производством и реализацией продукции на рынке 1			Холдинг, занимающийся производством и реализацией продукции на рынке 2
	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 1	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 2	итого	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 2	предприятие, занимающееся производством и реализацией продукции 3	итого
1. Выручка от реализации продукции, руб.
2. Производственная себестоимость продукции, руб.
3. Валовая прибыль центра, руб.
4. Прямые управленческие и коммерческие расходы, руб.
5. Операционная прибыль центра, руб.
6. Отклонение фактической величины операционной прибыли от бюджетной величины, руб.
7. Процент перевыполнения плана по операционной прибыли, %
8. Сумма инвестиций, руб.	Х	Х		Х	Х
9. Доход на инвестиции, %	Х	Х		Х	Х
10. Отклонение фактической величины дохода на инвестиции от бюджетной величины, %	Х	Х		Х	Х
11. Процент перевыполнения плана по доходу на инвестиции, %	Х	Х		Х	Х
12. Остающийся доход центра, руб.	Х	Х		Х	Х
13. Отклонение фактической величины остающегося дохода от бюджетной величины, руб.	Х	Х		Х	Х
14. Процент перевыполнения плана по остающемуся доходу, %	Х	Х		Х	Х

Задания для практических и семинарских занятий

Задание 18.1.

В организации выделены 3 центра ответственности: отдел снабжения (центр затрат), отдел сбыта (центр прибыли), производственный отдел (центр инвестиций).

Менеджеру отдела снабжения администрацией организации доведены следующие сметные показатели затрат, объема закупки и цен на основные материалы (таблица 18.3). В таблице также приведены фактически достигнутые значения данных показателей за отчетный период. Все закупленные отделом снабжения в отчетном периоде материалы соответствовали техническим условиям.

Таблица 18.3 – Сметные и фактические затраты и результаты деятельности отдела снабжения за отчетный период

Показатель	По смете	Фактически	Примечание
1. Объем закупки основных материалов, т:
Уголок стальной	12	12
Труба стальная	10	9,9	Недопоставка вызвана несвоевременным заключением договоров отделом
Швеллер стальной	5	5
Сталь листовая	3	2,8	Недопоставка вызвана срывом срока поставки постоянным поставщиком ввиду наличия у него форс-мажорных обстоятельств
2. Цена закупки основных материалов, млн. руб. за 1 т:
Уголок стальной	2	2,03	Поставщик включил в цену возмещение дополнительных расходов по хранению материалов из-за несоблюдения сроков их вывоза покупателем
Труба стальная	3	3
Швеллер стальной	2,2	2,21	Цены выросли у всех поставщиком в целом по отрасли
Сталь листовая	1,8	1,81
3. Транспортные расходы по закупке материалов, млн. руб.	18	17	Оптимизация работы транспорта отдела в результате решений его менеджера
4. Заработная плата работников, млн. руб.	20	21	Повышение тарифов заработной платы в целом по организации по решению ее администрации
5. Прочие затраты, млн. руб.	5	4,9	Смена менеджером отдела тарифного плана предоставления услуг связи

Объем инвестиций, предоставленный менеджеру производственного отдела, равен 400 млн. руб. Администрацией организации для производственного отдела установлены следующие критерии оценки деятельности на отчетный год:

• альтернативная стоимость использования активов – 7%;

• доход на инвестиции – 9%;

• остающийся доход – 15 млн. руб.

Все приобретенные отделом снабжения основные материалы были переданы в производственный отдел и израсходованы на производство продукции. Рост стоимости приобретенных материалов, возникший по вине менеджера отдела снабжения, исключается из материальных затрат производственного отдела.

Объемы и ассортимент производимой продукции определяет менеджер производственного отдела. Производственный отдел может реализовывать продукцию отделу сбыта по трансфертным ценам или внешним покупателям. В таблице 18.4 приведены данные о результатах деятельности производственного отдела за отчетный период.

Таблица 18.4 – Результаты деятельности производственного отдела за отчетный период

Показатель	Виды продукции
	изделие № 1	изделие № 2	изделие № 3	изделие № 4
1. Объем производства продукции, шт.	2100	1200	1000	600
2. Объем продукции, реализованной отделу сбыта, шт.	2000	1200		500
3. Трансфертная цена реализации продукции отделу сбыта, тыс. руб.	80	240		60
4. Объем продукции, реализованной внешним покупателям, шт.	100		1000
5. Цена реализации продукции внешним покупателям, тыс. руб.	90		120
6. Прямые трудовые затраты, млн. руб.	250
7. Общепроизводственные расходы, млн. руб.	200
8. Прямые управленческие расходы, млн. руб.	40

Администрация организации для менеджера отдела сбыта установила минимальную величину операционной прибыли на отчетный период в размере 22 млн. руб. Отдел сбыта закупает продукцию для реализации у производственного отдела по трансфертным ценам. В таблице 18.5 приведены данные о результатах деятельности отдела сбыта за отчетный период.

Таблица 18.5 – Результаты деятельности отдела сбыта за отчетный период

Показатель	Виды продукции
	изделие № 1	изделие № 2	изделие № 4
1. Объем продукции, закупленной у производственного отдела, шт.	2000	1200	500
2. Трансфертная цена закупки продукции, тыс. руб.	80	240	60
3. Объем реализации продукции, шт.	2000	1200	500
4. Цена реализации единицы продукции, тыс. руб.	100	300	90
5. Заработная плата работников, млн. руб.	127
6. Расходы на рекламу, млн. руб.	30
7. Транспортные расходы по реализации продукции, млн. руб.	34
8. Прочие коммерческие расходы, млн. руб.	12

Составьте следующие отчеты центров ответственности:

• отчет об исполнение сметы и о выполнении объемных показателей центром затрат – отделом снабжения (таблица 18.6);

• отчет центра инвестиций – производственного отдела (таблица 18.7);

• отчет центра прибыли – отдела сбыта (таблица 18.8).

На основании составленных отчетов сделайте выводы об эффективности деятельности каждого из центров ответственности.

Таблица 18.6 – Отчет об исполнение сметы и о выполнении плана закупки материалов отделом снабжения

Раздел 1. Исполнение сметы затрат
Затраты	По смете, млн. руб.	Фактически, млн. руб.	Отклонения
			всего			в том числе
						регулируемые менеджером				нерегулируемые менеджером
			сумма, млн. руб.	%		сумма, млн. руб.		%		сумма, млн. руб.	%
1. Стоимость приобретенных материалов в соответствии с производственной программой
2. Транспортные расходы по закупке материалов
3. Заработная плата работников
4. Прочие затраты
Итого:
Раздел 2. Выполнение плана закупки материалов
Основные виды материалов	Предус-мотрено планом закупки, т	Фактически приобре-тено, т	Отклонения
			всего			в том числе
						регулируемые менеджером				нерегулируемые менеджером
			сумма, т	%		сумма, т		%		сумма, т	%
Уголок стальной
Труба стальная
Швеллер стальной
Сталь листовая
Итого:
Раздел 3. Соблюдение качества закупленных материалов
Показатель			Виды материалов								Итого
			уголок стальной		труба стальная		швеллер стальной		сталь листовая
1. Объем закупленных некачественных материалов, т
2. Дополнительные затраты, возникшие в производственном отделе, в связи с использованием некачественных материалов, млн. руб.

Таблица 18.7 – Отчет о доходности инвестиций производственного отдела за отчетный период

Показатель	Значение
1. Выручка от реализации продукции, млн. руб., в том числе:
1.1. от реализации продукции отделу сбыта
1.2. от реализации продукции внешним покупателям
2. Стоимость основных материалов, поступивших из отдела снабжения и израсходованных на производство продукции, млн. руб.
3. Рост стоимости приобретенных материалов, возникший по вине менеджера отдела снабжения, млн. руб.
4. Прямые материальные затраты, млн. руб. (стр.2 – стр.3)
5. Прямые трудовые затраты, млн. руб.
6. Общепроизводственные расходы, млн. руб.
7. Валовая прибыль центра, млн. руб. (стр.1 – стр.4 – стр.5 – стр.6)
8. Прямые управленческие расходы, млн. руб.
9. Операционная прибыль центра, млн. руб. (стр.7 – стр.8)
10. Сумма инвестиций, млн. руб.
11. Доход на инвестиции, %
12. Отклонение фактической величины дохода на инвестиции от величины, установленной администрацией на отчетный период, %
13. Процент перевыполнения плана по доходу на инвестиции, %
14. Остающийся доход центра, млн. руб.
15. Отклонение фактической величины остающегося дохода от величины, установленной администрацией на отчетный период, млн. руб.
16. Процент перевыполнения плана по остающемуся доходу, %

Таблица 18.8 – Отчет о прибыли отдела сбыта за отчетный период

Показатель	Значение
1. Выручка от реализации продукции, млн. руб.
2. Производственная себестоимость продукции, закупленной у производственного отдела по трансфертным ценам, млн. руб.
3. Валовая прибыль центра, млн. руб. (стр.1 – стр.2)
4. Прямые управленческие и коммерческие расходы, млн. руб., в том числе:
4.1. Заработная плата работников отдела, млн. руб.
4.2. Расходы на рекламу, млн. руб.
4.3. Транспортные расходы по реализации продукции, млн. руб.
4.4. Прочие коммерческие расходы, млн. руб.
5. Операционная прибыль центра, млн. руб. (стр.3 – стр.4)
6. Отклонение фактической величины операционной прибыли от величины, установленной администрацией на отчетный период, млн. руб.
7. Процент перевыполнения плана по операционной прибыли, %