5. Создание специальных документов. Макросы

   1. Создание документов по шаблонам

Шаблон – это заготовка документа, в которую удобно вводить недостающую информацию. Шаблоны могут содержать поля формы, которые заключены в квадратные скобки, могут быть затенены и содержать текст подсказки.

Документ Word всегда создается на основе шаблона. Команда Создать на вкладке Файл открывает перечень доступных пользователю шаблонов. Для создания документа надо выбрать нужный шаблон. После выбора шаблона предоставляется возможность установить переключатель в одно из положений (документ, шаблон).

При работе с документом обычно используются только те стили, элементы автотекста, макросы, вкладки, сочетания клавиш, которые хранятся в шаблоне Normal.dot. или другом шаблоне, присоединенном к этому документу.

Чтобы использовать элементы из другого шаблона, его следует присоединить к данному документу. Для этого на вкладке Разработчик используется команда Шаблон документа из группы Шаблоны.

2. Рассылки

Рассылки в Word предназначены для создания писем, которые могут быть напечатаны или отправлены по электронной почте разным получателям. Такие письма создаются с использованием команд на вкладке Рассылки путем слияния двух файлов, которые условно называются Основной документ и Источник данных.

• Основной документ является шаблоном письма, который содержит стандартный текст, графические объекты, которые должны быть в каждом экземпляре печатаемого документа.

• Источник данных имеет вид таблицы, содержащей переменную информацию, которая вставляется в конкретный экземпляр письма, например, персональные данные (фамилия, имя, адрес).

Источник данных в Word - это файл, содержащий только одну таблицу. Заголовки столбцов называются полями; а строки - записями. Имя каждого поля не должно содержать более 32 символов и не должно содержать пробелов. Число записей в таблице определяет количество экземпляров рассылки, если предварительно перед слиянием пользователь не установил фильтр - критерий отбора записей по какому‑либо полю (полям). При создании рассылки может быть использован существующий источник данных (Word, Excel, база данных) или создан новый источник в документе Word.

3. Электронные бланки

Экранный бланк — это шаблон, который содержит следующие элементы:

• текст или графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т. д.;

• незаполненные области, в которые данные вводит лицо, заполняющее форму. К этим элементам относятся поля формы и объекты ActiveX.

Для создания экранного бланка необходимо отобразить вкладку Разработчик (Параметры, Настройка ленты) и обратиться к командам группы Элементы управления. Команды этой группы используются для вставки в шаблон элементов управления (форматированный текст, обычный текст, рисунок, коллекция стандартных экспресс-блоков, поле со списком, раскрывающийся список, выбор даты, флажок). Более понятными для пользователя являются элементы управления (поле, счетчик, переключатель, кнопка, полоса прокрутки), которые находятся в группе Инструменты из предыдущих версий.

После вставки элемента управления активизируется команда Свойства для выделенного элемента. При нажатии на эту кнопку открывается окно Свойства, в котором выполняется настройка свойств элемента управления (например, вводится список).