6. Ознайомлення з кадровим потенціалом митниці – бази практики: штатна чисельність, розстановка кадрів по підрозділах

Кадровий потенціал Харківської митниці Міндоходів

Згідно наказу Харківської митниці Міндоходів від 07.05.2013 №1 «Про введення в дію тимчасової організаційної структури та тимчасового штатного розпису Харківської митниці Міндоходів на 2013 рік», штатна чисельність персоналу складає 752 робітника. Але фактична чисельність може відрізнятися в силу плинності кадрів. Так, станом на 21 серпня 2014 року фактична чисельність робітників складала 783 робітника. Детально розподіл кадрів наведено у додатку 1; загалом по відділам:

Керівництво	4
Головний інспектор із захисту державної таємниці та спеціального документального зв’язку	1
Адміністративно-господарське управління	55
Відділ персоналу	10
Управління фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку	14
Юридичний відділ	10
Сектор забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян	2
Відділ організації митного контролю	9
Відділ митної вартості, класифікації товарів та заходів регулювання ЗЕД	28
Відділ контролю за переміщенням товарів	7
Управління боротьби з контрабандою та митними правопорушеннями	65
Митні пости	547
Митний пост «Харків-центральний»	49
Митний пост «Харків-автомобільний»	10
Митний пост «Пісочин»	20
Митний пост «Харків-пасажирський»	52
Митний пост «Харків-сортувальний»	15
Митний пост «Козача Лопань»	50
Митний пост «Гоптівка»	131
Митний пост «Плетенівка»	42
Митний пост «Куп’янськ»	117
Митний пост «Чугунівка»	14
Митний пост «Харків-аеропорт»	47
ВСЬОГО	752

7. Ознайомлення із загальними правилами документування управлінської інформації в митниці; правила складання номенклатури справ та формування документів у справи у Харківській митниці Міндоходів

Станом на 21 серпня 2014 року у Харківській митниці Міндоходів користуються Постановою КМУ від 30 листопада 2011 р. N 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

Інструкція з діловодства встановлює загальні правила документування управлінської діяльності підрозділів центрального апарату Міндоходів України, митниць, регіональних митниць, спеціалізованих митних установ і організацій та регламентує порядок роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву.

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості структурних підрозділів у митних органах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства. Відповідальність за організацію діловодства в митних органах України несуть їх керівники. Митні органи України здійснюють діловодство, ведуть документацію й листування державною мовою. У Харківській митниці Міндоходів діловодством керує Загальний відділ.

Документування управлінської інформації здійснюється відповідно до розділу ІІ Постанови КМУ № 1242. Відповідно до пункту 9, документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) установ, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями. В установах визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку. Установи здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Правила складання номенклатури справ та формування документів у справи визначаються розділом ІV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві».

Відповідно до пункту 229, номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ призначена для встановлення в Харківській Митниці Міндоходів єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. В установі складаються номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ установи. Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого її заведено. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера в межах підрозділу. За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині) із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Відповідно до пункту 238 Постанови КМУ № 1242, формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи у Харківській митниці Міндоходів формуються у структурних підрозділах.

Під час формування справ дотримуються таких загальних правил: вміщують у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групують у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщують у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускають включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групують у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

За 2013 рік документообіг по Харківській митниці Міндоходів склав:

• 23783 вхідних документа;

• 109 вхідних документів від громадян;

• 16314 вихідних документів;

• 1208 наказів та 88 додаткових наказів;

• 19 доручень;

• 259 розпоряджень;

• 11 адміністративно-господарчих наказів.

Загалом документообіг за 2013 рік склав 25.389 вхідних та 16.314 вихідних документів.

ВИСНОВКИ

Під час проходження практики на Харківській митниці Міндоходів я виконав поставлену переді мною мету: ознайомився з діяльністю митниці, отримав професійні вміння та навички за основними напрямками митної служби.

Під час вивчення окремих документів, власного спостереження та завдяки допомозі керівників, я знайшов відповіді майже на всі поставлені в робочій програмі питання, які було включено до даного звіту незважаючи на те, що деяка інформація була з обмеженим доступом.

Вважаю, що безпосереднє ознайомлення з окремими аспектами роботи митного органу створили гарне підґрунтя для подальшого вивчення дисциплін, пов’язаних з митною справою. Дуже важливо, щоб курсанти сумлінно виконували поставленні перед ними завдання на практиці, бо практика є одним з найголовніших аспектів навчального процесу. Ознайомча практика спрямована на отримання нових знань та навичок організаційної діяльності, які в майбутньому допоможуть в освоєнні митних дисциплін та в роботі на митниці.