«Управление проектами»
Цель – освоение основных понятий по дисциплине посредством прохождения жизненного цикла проекта.
Материал для самостоятельного изучения
Понятие проект объединяет разнообразные виды деятельности, объединенные рядом общих признаков:
1 – направленность на достижение конкретных целей (определенных результатов);
2 – координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;
3 – ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом.
Производственные циклы в чистом виде не являются проектами, т.к. проект является однократной, а не циклической деятельностью. В качестве примеров проекта можно привести разработку и реализацию административных реформ, строительство жилого дома или производственного объекта, создание новой организации, программу НИР, разработку новой техники и технологии, создание и продвижение новой услуги, развитие региона и др.
Проект (англ. яз.) – это что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие. Проект – некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обусловливающими способ ее решения. По мнению В.Д. Шапиро под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или модернизируемых для их реализации физических объектов, технологических процессов; технической и организационной документации для них; материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.
Управление проектом – это процесс руководства всеми работами по проекту от начала до завершения. Управление проектом предполагает три основные вида деятельности: планирование, организация и управление. Управление проектом – методология и средства проектного менеджмента широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности. Управление проектом – новая культура управленческой деятельности, своеобразный культурный мост в цивилизованном бизнесе.
Что дает проектное управление?
Реальный качественный скачок в развитии.
Четкое разделение полномочий среди учредителей и высшего руководящего звена компании.
Выделение в отдельные проекты бизнес-процессов, создание новых проектов.
Стратегическое планирование.
Позволяет сотрудникам проявлять инициативу и ответственность, руководящие способности и навыки самоорганизации.
Обучает персонал навыкам управления индивидуальными проектами.
Свод содержания проекта – формальное описание содержания проекта, согласованное со всеми ключевыми участниками. Содержит в явном виде или в виде ссылок:
Формулировки целей проекта
Миссию проекта
Описание всех основных и вспомогательных продуктов проекта
Описание причин, по которым был предпринят проект
Организационную структуру проекта
Устав проекта
Стандарты и нормы, принятые в проекте: международные, национальные, отраслевые, корпоративные, локальные.
Устав проекта – документ, выпущенный вышестоящей организацией и содержащий права и обязанности руководителя проекта по реализации данного проекта. Содержит в явном виде или в виде ссылок:
Цели работы и ответственность руководителя проекта
Приоритетность данного проекта по отношению к другим задачам родительской компании
Права руководителя проекта по взаимодействию с внешними организациями
Права руководителя проекта по обращению к руководителям вышестоящей организации и обязанности этих руководителей по рассмотрению обращений
Ограничения по ресурсам, которые руководитель проекта имеет право привлекать в проект, в т.ч. права руководителя по привлечению в проект персонала родительской компании, а также по найму членов команды проекта извне ее
Бюджетные ограничения проекта
Требования к документообороту проекта: носители, приоритетность документов проекта по отношению к другим документам компании.
Миссия проекта – описание целей проекта с точки зрения их выгоды для различных участников проекта, а также для его внешнего окружения. Обеспечить поддержку внешнего окружения – есть цель миссии проекта.
Цели проекта – желаемые результаты, которые должны быть достигнуты в ходе реализации проекта. Постановка целей помогает сконцентрировать усилия в задуманном направлении, а их достижение приносит удовлетворение по окончании проекта.
В проекте может существовать система приоритетов между целями. Обычно на практике выделяют три уровня целей проектов:
1. Основные цели проекта. Эти цели должны быть достигнуты для того, чтобы проект считался успешно реализованным.
2. Необходимые цели проекта. Этих целей нужно достичь в ходе реализации проекта, однако при возникновении осложнений ими можно частично пожертвовать.
3. Желаемые цели. Это те цели , которые было бы желательно достичь при осуществлении проекта.
Необходимые и желательные цели называют вспомогательными целями проекта. Их разделяют на явные и неявные. Обычно явные цели проекта указывают в таких проектных документах как свод содержания проекта и миссия. Некоторые из явных целей проекта могут быть внутренними целями одной из сторон и конфиденциальными (например, бюджетные цели Заказчика). Руководителю проекта необходимо знать все цели, однако он не должен раскрывать их другим сторонам.
Неявные цели проекта возникают как необходимое следствие декларируемых целей, различных ограничений и т.д. Они очень важны, и необходимо их выявить раньше при планировании проекта или на начальных стадиях его реализации. Если анализ возможных скрытых целей проекта был недостаточно точным, то повышается риск провала проекта.
Например, если вы осуществляете проект с высоким уровнем коррумпированных чиновников, то отсутствие связей в соответствующих государственных органах и дополнительных материальных резервов может служить существенным фактором риска, который может поставить под угрозу проект. Поэтому наработка соответствующих связей может стать одной из неявных целей проекта.
Важно находить точки соприкосновения между целями отдельных участников проекта, так как зачастую они могут находиться в противоречии. Грамотное формирование целей проекта является одним из главных факторов, определяющих успех проекта.
Участники проекта
Постоянная или родительская организация
Инициатор проекта
Заказчик проекта
Инвестор проекта
Координационный совет
Куратор проекта
Команда проекта – участники проекта, задействованные в его реализации.
Команда управления проектом – участники команды проекта, принимающие участие в управлении проектом.
Руководитель проекта
Потребители продукта проекта
Поставщики
Внешнее окружение проекта
Проектное задание – это документально оформленное соглашение между заказчиками и исполнителями проекта, в котором оговариваются цели и задачи проекта, а также все условия и сроки выполнения работ по проекту. Проектное задание разрабатывается до начала практических работ по проекту. Проектное задание – это соглашение, скрепленное взаимными обязательствами, включает следующую информацию:
Назначение. Основание для разработки проекта, объем предполагаемых работ и общие подходы к реализации.
Цель. Определяет результаты, которые следует получить.
Ограничения. Технические, временные, финансовые и другие условия, ограничивающие возможность выполнения проекта.
Допущения. Принятые условно как факты предположения, которые учитывались при обдумывании, планировании и выполнении проекта.
Структурная схема работ проекта (структурная декомпозиция работ, схема разбивки работ и пр.) – это иерархически структурированное представление всех задач проекта, последовательно разбиваемые на подзадачи, вплоть до нижнего уровня конкретных работ. Она облегчает систематизацию планирования, распределения функций и обязанностей, а также контроль над исполнением работ. На практике обычно строят от 2 до 8 уровней структурной декомпозиции работ.
Последовательность действий по разработке проектного задания
Определите аудиторию проекта, т.е. всех, кто заинтересован в его результатах или будет их обеспечивать.
Поговорите, с кем сможете из этих людей, и выясните их мнения о возможностях проекта.
Параллельно с выполнением предыдущих пунктов просмотрите все письменные материалы по проекту.
На основании переговоров и письменных материалов подготовьте черновой вариант проектного задания.
Представьте черновик проектного задания лицам (п. 2) на одобрение (желательно формальное с подписью).
Когда все одобрения получены, переходите к следующему этапу планирования.
Если возникли вопросы, пожелания и замечания, откорректируйте документ и представьте на одобрение новый вариант.
Продолжайте, пока не добьетесь полного одобрения проектного задания.
«Алгоритм текста проекта»