Способы исправления ошибок
Организация документооборота. Хранение документов бухгалтерского учёта.
Организация документооборота
Порядок документирования фактов хозяйственной деятельности, движение и сроки передачи документов в бухгалтерию для принятия к учёту регламентируется графиком документооборота, утверждённым руководителем хозяйствующего субъекта.
Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой хозяйствующим субъектом, а также объёмом финансово-хозяйственной деятельности и технологическими особенностями.
График документооборота - опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от различных пользователей, утверждения, принятия к учёту, обработки и передачи их в архив.
Документооборот – путь прохождения документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив, регулируется графиком документооборота, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Документооборотом определяются
правила, порядок составления и использования в учётной работе первичных
и сводных бухгалтерских документов.
График документооборота является элементом учётной политики хозяйствующего субъекта. Следовательно, он должен утверждаться руководи-телем хозяйствующего субъекта в установленном порядке одновременно с
утверждением учётной политики хозяйствующего субъекта. Из этого также
следует, что изменения в график документооборота могут вноситься не чаще
одного раза в год – с начала нового календарного года.
График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей хозяйствующего субъекта, его структуры и структуры управления, организации и технологии производ-ства, наличия складов, организации самого учёта, уровня подготовки кадров
и тому подобное.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе-речня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке докумен-тов, выполняемых работниками разных уровней с указанием сроков выпол-нения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой по-следовательности проходит документ, а также процедуры его обработки.
Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформ-лением документов, устанавливает персональную ответственность исполни-телей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно,
обеспечивает своевременность бухгалтерского учёта и составления бухгал-терской отчётности.
Работники хозяйствующего субъекта создают и представляют доку-менты, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.
Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке
перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя,
сроки их представления и подразделения организации, в которые представ-ляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также
ответственность за своевременное и качественное оформление первичных
документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтер-ском учёте и отчётности, за достоверность содержащихся в документах дан-ных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Контроль за соб
людением исполнителями графика документооборота по организации осу-ществляет главный бухгалтер.
Основными этапами документооборота являются:
1) составление и оформление документов;
2) движение документов по рабочим местам;
3) приём документов бухгалтерией
4) бухгалтерская обработка документов;
5) текущее хранение документов;
6) передача документов в бухгалтерский архив;
7) передача документов в государственный архив или в утиль (переработку).
Правильная организация документооборота предполагает соблюдение
следующих принципов:
• рациональное и своевременное составление документов;
• последовательное отражение в них всех процессов финансово - хозяйственной деятельности организации;
• рациональная обработка документов;
• сокращение пути прохождения документов;
• систематическое изучение документов.
В графике документооборота должны быть отражены следующие элементы:
• наименование документа;
• последовательные этапы его обработки;
• сроки обработки документа на каждом этапе;
• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки до-кументов и соблюдение сроков их обработки;
• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи
документов в архив.
Как средство, способствующее полному обслуживанию рабочего места,
график документооборота обеспечивает:
• ритмичность работы работников учёта на каждом рабочем месте и службы
в целом;
• выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределе-ния обязанностей, то есть каждый работник учёта выполняет работу, со-ответствующую его должностным обязанностям;
• выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего
дня.
График документооборота как средство повышения качества работы бухгалтерии (службы бухгалтерского учёта) и других работников, связанных с предоставлением информации, обеспечивает:
• своевременное составление и представление бухгалтерской, налоговой и
статистической отчётности в установленные адреса;
• своевременное получение учётной информации для оперативного руково-дства хозяйствующим субъектом.
Заключительным этапом обработки бухгалтерских документов является сдача их в архив. В связи с этим, необходимо обеспечить правильное хранение бухгалтерских документов. Срок хранения документа исчисляется с 01 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Ответственность за организацию хранения документов несёт руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учётных до-кументов, оформление и передачу их в архив несёт главный бухгалтер орга-низации.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, отно-сящиеся к определенному учётному регистру, комплектуются в хронологиче-ском порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к
ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и пе-реплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их
утери или злоупотреблений.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических
шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохран-ность.
Порядок хранение первичных и выходных документов на машиночи-таемых носителях определён в соответствующих нормативных документах,
регламентирующих ведение бухгалтерского учёта в условиях его автомати-зации.
Документы до передачи их в архив – на длительное хранение должны
храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся
шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером –
это текущее хранение. Лицо, уполномоченное отвечать за текущее хране-ние, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.
По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться ещё год после окончания текущего года, а затем их сдают в архив хо-зяйствующего субъекта. Если архив в структуре хозяйствующего субъекта не
предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения
сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном
порядке или передаче в государственный архив.
Перед сдачей в архив документы необходимо соответствующим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы оформляют в отдельные дела – папки.
Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу
или участку деятельности и помещенных в одну обложку.
Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке система-тизированный перечень наименований дел, заводимых хозяйствующим субъ-ектом, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в
каждом структурном подразделении хозяйствующего субъекта, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV
квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вво-дится в действие.
В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.
Папки с документами переплетают. На титульном листе указывают на-именование хозяйствующего субъекта, название и порядковый номер в деле с
начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количе-ство листов в деле, срок хранения.
Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по
распоряжению руководителя или главного бухгалтера.
Важным вопросом в изучении документации является порядок уничтожения документов. Для организации работы по уничтожению документов хозяйствующие субъекты создают экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников хозяйствующего субъекта, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за её проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описыва-ются. После утверждения описей архивным органом хозяйствующему субъ-екту разрешается уничтожение документов, которые не подлежат передаче в
архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждае-мым руководителем хозяйствующего субъекта.