3. Требования к содержанию и оформлению документов. Исправление ошибочных записей в документах.

3.1.Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются рек-визитами. Реквизиты – это показатели, необходимые для исчерпывающей

характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания

ему юридической силы.

Реквизиты делятся:

• постоянные и переменные;

• обязательные и дополнительные.

К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках хозяйствующего

субъекта никогда или длительное время не меняются. К переменным отно-сятся реквизиты, которые изменяются каждый раз при составлении докумен-та.

Обязательные реквизиты необходимы при составлении документов,

форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм пер-вичной учётной документации:

• наименование документа (формы);

• код формы;

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выраже-нии;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйствен-ной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи должностных лиц;

• расшифровка личных подписей должностных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от

характера операции и технологии обработки данных в первичные документы

могут быть включены, например, следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;

• расчётные счета организации;

• основание для совершения хозяйственной операции;

• телефон и адрес организации.

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Под

формой документа понимаются состав и расположение реквизитов. К учету

принимают только правильно оформленные документы, составленные в со-ответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых

заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы доку-ментов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для реги-страции однородных, широко распространенных фактов, которые имеют ме-сто в большинстве организаций одной или ряда отраслей либо во всех орга-низациях.

К специализированным относятся формы документов, которые служат

для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера,

имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

Унификацией документов называется разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций независимо

от отрасли, вида деятельности, формы собственности экономического субъ-екта. Унификация документов позволяет снизить затраты на изготовление

документов, упрощает их оформление, облегчает применение средств вычис-лительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданно-го многообразия документов, приведению в единообразию их форм, структу-ры, языковых конструкций и операций по обработке, регистрации и хране-нию.

Стандартизация документов – централизованное установление оди-наковых размеров бланков однотипных документов. Стандартизация позво-ляет значительно сократить расход бумаги, упростить обработку и хранение

документов. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обяза-тельную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и

оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего

и многократного их использования, по возможности в делопроизводстве.

Унифицированная система документации – это созданный по единым правилам и требованиям рационально организованный комплекс взаи-мосвязанных документов, которые содержат информацию, необходимую для

управления в определенной сфере деятельности. При унификации, стандар-тизации и создании унифицированной системы документации необходимо

руководствоваться государственной системой стандартизации и общероссий-ским классификатором управленческой документации.

К заполнению первичных документов предъявляются следующие

требования.

Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно

по окончании хозяйственной операции.

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами,

химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишу-щих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи

простой карандаш. Оформительные записи ведут четко, без помарок, с обяза-тельным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочер-киваются.

Если в первичных документах (за исключением банковских и кассовых, поскольку в них исправления делать не допускается) допущены ошибки,

то их исправляют следующим образом: зачеркивают неправильный текст или

сумму и надписывают над зачеркнутым исправленный текст или сумму. За-черкивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью на полях документа и заверено подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

«Написанному в исправлении ошибки

________________________________ верить»

(новый текст или сумма)

дата подпись

Корректное составление документов является одним из важных условий соблюдения принципов и правил бухгалтерского учета.

Т

Исправления корректурным способом

ребования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгал­терских документов

Наличие обязательных реквизитов

На бланках типовой формы