Порядок и техника записей в учётных регистрах

Формы и содержание учётных регистров (регистров бухгалтерского

учёта) разнообразны и вытекают из принятой организацией формы счетовод-ства и техники учётной регистрации.

Учётная регистрация – запись хозяйственных операций в учётные ре-гистры.

Выбор того или иного способа заполнения учётных регистров зависит

от целого ряда условий, например, вида и формы учёта, отраслевой принад-лежности хозяйствующего субъекта. Однако любая техника ведения учётных

регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной опера-ции - по дебету одного и по кредиту другого счёта. Исключением являются

записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается

только по дебету или только по кредиту забалансового счёта).

Фиксация фактов финансово-хозяйственной деятельности в учётных

регистрах называется разноской, которая осуществляется на основе конти-ровки документов.

Практика организации бухгалтерского учёта классифицирует разноску по трем признакам.

1) По числу копий:

• простые (однократные) - делаются в одном экземпляре (например, это

записи в журналах-ордерах; в Главной книге);

• копировальные (многократные) - делаются в двух и более экземплярах.

Например, записи в кассовой книге производятся под копирку. Второй

(отрывной) экземпляр листа кассовой книги вместе с приложенными к

нему первичными документами в виде отчёта сдаётся в бухгалтерию.

2) По способу перенесения на бумажные носители:

• производимые вручную;

• производимые частично автоматизированным способом – информация

регистрируется в регистрах как вручную, так и с использованием средств

вычислительной техники;

• производимые автоматизированно – запись в регистрах осуществляют с использованием средств вычислительной техники.

3) По технике выполнения:

• линейные (линейно-позиционные) - хозяйственные операции фиксируются на одной строке учётного регистра;

• шахматные – дебет хозяйственных операций отражается по строкам, а

кредит - по столбцам.

Хозяйствующие субъекты могут самостоятельно разрабатывать и при-спосабливать регистры бухгалтерского учёта к специфике своей деятельно-сти, при этом должны соблюдаться:

• единая методологическая основа бухгалтерского учёта, которая предпола-гает ведение бухгалтерского учёта на основе принципов начисления и

двойной записи;

• взаимосвязь данных аналитического и синтетического учёта;

• сплошное отражение всех хозяйственных операций в регистрах бухгал-терского учёта на основании первичных учетных документов;

• накопление и систематизация данных первичных документов в разрезе

показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной

деятельностью хозяйствующего субъекта, а также для составления бух-галтерской отчтёности.

Содержание записей в учётных регистрах определяется их видом, по-строением и назначением. Наиболее существенными элементами записей в

учётных регистрах являются:

• дата записи в регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

• обоснование содержания записи;

• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учёта;

• сумма.

Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются во всех

видах и формах учётных регистров как отдельные графы, строки и другие

предусмотренные реквизиты.

Процесс учётной регистрации хозяйственных операций состоит из

нескольких последовательных этапов:

1) оформление первичных документов;

2) отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналити-ческого учёта – в регистрах;

3) составление отчётности.

Порядок ведения учётной регистрации предусматривает следующие

моменты (требования, предъявляемые к ведению учётных регистров).

Ведение записей в учётных регистрах осуществляется в хронологической последовательности с группировкой по соответствующим счетам бух-галтерского учёта.

После регистрации хозяйственной операции в учётном регистре на

первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения по-следующей проверки правильности разноски.

По окончании отчетного периода во всех учетных регистрах подводят

итоги записей всех операций. При необходимости в регистрах выводится

сальдо на 1-е число следующего месяца. Итоговые записи систематических и

аналитических регистров обязательно сверяют путём составления оборотных

ведомостей. Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам должны

быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. В комплекс-ных регистрах совпадение итогов обеспечивается автоматически, так как од-ни и те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и пу-тём их постепенного суммирования и накапливания получают итоговую за-пись по синтетическому счету.

В новом учётном году учётные регистры открываются на основе данных бухгалтерского баланса на 01 января текущего года.

По данным учётных регистров составляется отчётность организации.

После утверждения годового отчёта учётные регистры группируют, пе-реплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Правильность отражения фактов хозяйственной деятельности в учётных регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хра-нении регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных

исправлений. Исправление ошибки в учётном регистре должно быть обосно-вано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием да-ты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учёта является коммерческой

тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Феде-рации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах

бухгалтерского учёта, обязаны хранить коммерческую и государственную

тайну. За её разглашение они несут ответственность, установленную законо-дательством Российской Федерации.

Записи в учётных регистрах должны быть чёткими, краткими, ясными,

разборчивыми, то есть они должны отражать хозяйственные факты в полном

соответствии с действительностью и исключать возможность их различного

понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо пи-сать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно про-честь. Аккуратное ведение учётных регистров позволяет легко обнаружить

возможную ошибку и сразу же ее исправить.

В регистрах учёта совершается весь учётный процесс, хранится вся

учётная информация. Данные учётных регистров используются для опера-тивного руководства и управления.