Симферопольский колледж
ГВУЗ «Киевский национальный экономический университет
им. В. Гетьмана»
Опорный конспект
по дисциплине
«Бухгалтерский учёт в общественном питании»
Раздел 1.
Тема 1.4 «Документация и инвентаризация»
Лекция 5
«Документация и инвентаризация, как информационное
обеспечение бухгалтерского учёта»
Разработаны
на основании
рабочей программы
по учебной дисциплине
«Бухгалтерский учёт в
общественном питании»
преподаватель
Шеффер- Грузд Е.В.
План.
Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учёта. Документы, как источник первичной информации.
Классификация первичных бухгалтерских документов. Регистры бухгалтерского учёта.
Требования к содержанию и оформлению документов. Исправление ошибочных записей в документах.
Организация документооборота. Хранение документов бухгалтерского учёта.
Инвентаризация, как способ наблюдения за объектами учёта.
Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учёта. Документы, как источник первичной
информации.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности является первичное наблюдение – информационное обеспечение бухгалтерского учёта (целенаправленное восприятие фактов). От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учётной информации.
Первичная единица бухгалтерского наблюдения – факт хозяйственной жизни , который оказывает или способен оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Процесс первичного наблюдения
По результатам первичного наблюдения ведётся первичный учёт и составляется документ. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учёта на основании документов, подтверждающих их законность и достоверность. Первичный учёт представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, которые характеризуют хозяйственные процессы и явления, происходящие в хозяйствующем субъекте (процесс документирования хозяйственных операций). Первичная учётная информация является содержанием первичного учётного документа, оформленного в процессе первичного учёта (наблюдения).
Объектами первичного учёта являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершённого производства, объём выпуска продукции, её отгрузка и продажа, расчёты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.д.
Документ – это материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение (оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершённом факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу).
Зафиксировав информацию, документ обеспечивает её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учёта, используется как доказательство чего – либо. Таким образом, документ может выполнять общие и специальные функции.
Общие функции документов:
информационная – документ создают для хранения информации;
социальная – документ является социально – значимым объектом, так как связан с определённой социальной потребностью;
коммуникативная – документ выступает средством связи между хозяйствующими субъектами и другими общественными структурами;
культурная – документ закрепляет и передаёт культурные традиции, в частности уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции:
управленческая – документ, как инструмент управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчётные, организационно –распорядительные документы;
правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером служат законодательные и нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию;
историческая – документ рассматривается как источник исторических сведений о развитии общества.
Документы в системе бухгалтерского учёта содержат:
экономическое значение – проявляется в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчёта в хозяйствующем субъекте и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи и других по отдельным видам деятельности. Носителями экономической информации документы становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путём учётных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах;
юридическое значение – заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учёта и отчётности , устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции, поскольку как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном факте финансово – хозяйственной деятельности;
контрольное значение – проявляется в том, что они служат источником контрольных данных при внутрихозяйственном контроле за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчётно – платёжной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях хозяйствующего субъекта;
аналитическое значение – проявляется в анализе финансово - хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью установления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство;
организационно – управленческое значение – заключается в том, что документы – это основной поставщик оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических и других процессов с целью повышения эффективности производств. Системное использование информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления хозяйствующего субъекта позволяет добиваться взаимодействия всех функций и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности;
практическое значение документов в финансово – хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, перечисление денежных средств с расчётных счетов и другое. Документы служат доказательством, свидетельствующим о поступлении и расходовании ценностей. Они подтверждают достоверность и обоснованность данных счетов бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях.
Первичный учётный документ – бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющийся первым свидетельством их совершения.
В сводном учётном документе в обобщённом виде отражаются различные данные, и составление такого документа не связано с сообщением о факте хозяйственной жизни. Сводный учётный документ – материальный носитель, который содержит итог сведений первичных документов, сгруппированных по определённым признакам, имеет юридическую силу только при подтверждении соответствующих реквизитов данными первичных учётных документов.
Первичные бухгалтерские документы необходимы:
для обоснования учётных записей;
передачи указаний от распорядителей до исполнителей;
контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности;
фиксации причин финансово – хозяйственных нарушений, имеющих место в предпринимательской деятельности.
Внедрение компьютерных технологий не исключает возможности составления и хранения первичных и сводных учётных документов, как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учёт ведётся в электронной форме , по просьбе или требованию партнёров и контрольных органов документы распечатывают на бумажных носителях.
Электронные документы передаются по электронным сетям, доступным не только адресату, но и разнообразным компьютерным хулиганам и преступникам. Поэтому необходимо быть уверенным, что посылаемая информация дошла до адресата без искажений и её не смогли получить «третьи лица». Эти проблемы решаются с помощью средств криптографической защиты информации, одним из которых является электронная цифровая подпись.
Электронная цифровая подпись представляет собой реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки. Информация, заключённая в этом реквизите, подвергается сложному криптографическому преобразованию с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Описанный механизм позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Электронная цифровая подпись в электронном документе признаётся юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при выполнении ряда условий:
сертификат ключа подписи (документ, удостоверяющий электронную цифровую подпись) не должен утратить силу на момент подписания документа или его проверки;
подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена, то есть подпись не подделана;
электронная цифровая подпись используется по назначению в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Суть механизма использования электронной цифровой подписи заключается в следующем. Принимающая сторона получает зашифрованный документ от передающей стороны. Полученный документ представляет собой шифровку (набор цифр), подготовленную с помощью секретного ключа. Принимающая сторона с помощью ключа преобразует набор цифр в осмысленный текст. При этом используется два секретных ключа: открытый и закрытый. Оба они представляют собой набор букв и цифр.
С помощью закрытого ключа подписывается электронный документ. Этот ключ принадлежит владельцу подписи и, соответственно, должен храниться в строгой тайне. Для того чтобы получающая сторона могла проверить подлинность подписи полученного электронного документа, используют открытый ключ, поэтому он, как правило, должен быть общедоступным. Сам документ шифруется при помощи открытого ключа, принадлежащего автору. Однако расшифровать этот документ можно лишь только тогда, когда известен закрытый ключ получателя.
Достоинства использования электронного документа:
скорость получения;
не нужно ждать руководителя хозяйствующего субъекта для получения подписи;
защищён от подделок и искажений; гарантирована конфиденциальность документа.
Недостатки использования электронного документа:
если контрагент использует другую криптографическую программу, то могут возникнуть трудности с расшифровыванием полученного электронного документа;
в случае технологического сбоя документ может быть получен с искажениями или с опозданием;
начальная технологическая сложность для освоения персоналом хозяйствующего субъекта.
Последовательность действий при передаче электронного документа представляет собой чёткую схему, которая гарантирует, что, если зашифрованный текст попадёт к посторонним лицам, прочитать его они без ключа не смогут.
В соответствии с действующим законодательством для создания и использования ключей электронных цифровых подписей должны применяться только сертифицированные средства, а использование несертифицированных средств и ключей электронной цифровой подписи недопустимо. Это служит ещё одной дополнительной гарантией безопасности электронного документа.
Выдавать и хранить сертификаты ключей подписей обязаны удостоверяющие центры, поэтому для получения своего уникального сертификата ключа подписи хозяйствующему субъекту необходимо обращаться в установленный действующим законодательством удостоверяющий центр. Удостоверяющий центр при необходимости может приостановить действие сертификата, возобновить его или прекратить. При этом электронная цифровая подпись закрепляется за конкретным физическим лицом, уполномоченным государственным органом или хозяйствующим субъектом. Таким образом, владельцем электронной цифровой подписи является не орган или хозяйствующий субъект, а его должностное лицо.
Ведение бухгалтерского учёта на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. Вместе с тем ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности на электронных носителях информации несёт руководитель хозяйствующего субъекта.