7. Ознайомлення із загальними правилами документування управлінської інформації в митниці; правила складання номенклатури справ та формування документів у справи

7.1. Загальні правила документування управлінської інформації

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.

Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Підставами для видання розпорядчих документів у митних органах є:

• Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення колегії Міністерства доходів і зборів;

• провадження митним органом виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

• потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності митного органу.

Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Митний орган має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих митних органів разом із супровідним листом або за резолюцією керівника.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Міністерства доходів і зборів України, які зберігаються в секретаря колегії.

Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Міністерства доходів і зборів України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.

Митний орган під час здійснення оперативних зв`язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз`яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.

7.2. Правила складання номенклатури у справи (на прикладі відділів митного оформлення)

Номенклатура справ - це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов`язковим для кожного митного органу документом, який складається для створення в митній службі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна).

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірну номенклатуру справ розробляєМіністерство доходів і зборів України для використання митними органами як методичного посібника під час складання індивідуальних (конкретних) номенклатур справ.

Кожний митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ.

Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов`язково погоджується керівником архівного підрозділу митного органу або посадовою особою митного органу, відповідальною за ведення архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого її заведено.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв`язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самого митного органу (накази, рішення тощо), планово-звітна документація й листи. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера в межах підрозділу. За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині) із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов`язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов`язково містить гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) митного органу й посадовою особою, відповідальною за архів:

• перший примірник - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

• другий примірник - передається до діловодної служби (канцелярії) митного органу;

• третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться діловодною службою в єдину (зведену) номенклатуру справ цього митного органу.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ митного органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність митного органу в цілому. При цьому використовуються положення про митний орган та його структурні підрозділи; штатний розпис; примірна номенклатура; номенклатури й описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в митному органі; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також ураховуються завдання митного органу на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її формування.

Структурний принцип використовується при чітко встановленій структурі митного органу. Підзаголовками в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити діловодну службу. Наприклад: загальний відділ, організаційно-інспекторський відділ, відділ митної статистики тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами здійснення митної справи, використовується у випадку розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами та окремими виконавцями. Складені за таким принципом розділи й підрозділи номенклатури справ митного органу відображають управлінські функції та напрями роботи й розміщуються за ступенем важливості. Наприклад: організація митного контролю, нетарифне регулювання зовнішньоекономічної діяльності, планування, фінансування, прогнозування тощо.

Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ митного органу включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи митного органу.

До номенклатури справ включаються не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від митних органів - попередників (ліквідованих, реорганізованих) для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ наступного року.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ митного органу після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК митного органу й експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником митного органу (додаток 20). Митні органи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ митного органу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення до номенклатур нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ до архівного підрозділу митного органу тощо.

Наприкінці року зведена номенклатура справ митного органу обов`язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник діловодної служби. Про фактичну наявність заведених протягом року справ повідомляється керівник архівного підрозділу митного органу (особа, відповідальна за архів).

Зведена номенклатура справ митного органу складається в чотирьох примірниках, кожний з яких повинен містити гриф погодження з відповідним державним архівом.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

• перший - зберігається в справі діловодної служби;

• другий - передається до архівного підрозділу митного органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

• третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

• четвертий - згідно з розділами номеклатури, направляється для практичної роботи до відповідного структурного підрозділу.

Зведена номенклатура справ митного органу, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується та уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується й затверджується керівником митного органу.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню й погодженню з відповідним державним архівом один раз на п`ять років або в разі змін у структурі, функціях митного органу.

ВИСНОВКИ

Під час проходження практики на Вінницькій митниці Міндоходів я виконав поставлену переді мною мету: ознайомився з діяльністю митниці, отримав професійні вміння та навички за основними напрямками митної служби.

Під час вивчення окремих документів, власного спостереження та завдяки допомозі керівників, я знайшов відповіді майже на всі поставлені в робочій програмі питання, які було включено до даного звіту незважаючи на те, що деяка інформація була з обмеженим доступом.

Вважаю, що безпосереднє ознайомлення з окремими аспектами роботи митного органу створили гарне підґрунтя для подальшого вивчення дисциплін, пов’язаних з митною справою. Дуже важливо, щоб курсанти сумлінно виконували поставленні перед ними завдання на практиці, бо практика є одним з найголовніших аспектів навчального процесу. Ознайомча практика спрямована на отримання нових знань та навичок організаційної діяльності, які в майбутньому допоможуть в освоєнні митних дисциплін та в роботі на митниці.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Митний кодекс України від 13.03.2012 № 4495-VI зі змінами від 04.07.13 № 406-VII

2. Наказ Міністерства доходів і зборів України «Положення про Вінницьку митницю Міндоходів» від 11.04.2013 №44

3. Наказ Міністерства доходів і зборів України «Про створення митних постів митниць Міндоходів» від 25 квітня 2013 року № 75

4. Постанова Кабінету Міністрів України «Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30 листопада 2011 р. № 1242 зі змінами від 4 лютого 2013 року № 75

5. Нормативна база Вінницької митниці по роботі кожного відділу разом з посадовими інструкціями робітників відділі.

34