1. За призначенням:

• розпорядчі - документи, які містять розпорядження про здійснення господарської операції, наприклад, розпорядження кредитного відділу на надання кредиту, довіреності на одержання грошових сум;

• виконавчі - документи, у яких підтверджується факт здійс­нення операції, наприклад, акти приймання-передачі основ­них засобів;

• документи бухгалтерського оформлення - складають на під­ставі відповідних виконавчих та розпорядчих документів для підготовки та полегшення облікових записів, наприклад, відомість амортизаційних відрахувань.

2. За способом відображення:

- разові - документи, які відображають одну або кілька опера­ цій, що записуються в документ одночасно, наприклад, вимоги, прибуткові і видаткові касові ордери;

- нагромаджувальні - документи, призначені для оформлення однорідних операцій за відповідний проміжок часу звітного періоду. Нагромаджувальні документи складають для зменшення кількості документів з тих операцій, які здійснюють багато разів за короткий проміжок часу. Ці документи використовують в обліку тільки після внесення в них останньої операції і підбиття підсумку всіх записів. Правила складання нагромаджувальних документів визначаються обліковою по­літикою банку.

3. За обсягом:

• первинні - документи, які складають у момент здійснення опе­рації і безпосереднього її відображення, наприклад, касові ор­дери, чеки;

• зведеш - документи, які об'єднують низку первинних доку­ ментів групуванням їх показників; до них належать авансові звіти, звіти касирів, зведені меморіальні ордери.

4. За характером інформації:

– документи, що є підставою для ініціювання проведення опе­рації;

– документи, на підставі яких формуються бухгалтерські про­ведення.

До першої категорії належать: договори, розпорядження, рахунок-фактура тощо. До другої категорії - платіжне доручення, платіжна вимога, грошовий чек, меморіальний ордер.

5. За видом банківських операцій:

• касові — оформляють операції з готівкою; поділяються на при­буткові та видаткові; до прибуткових належать: заява на пе­реказ готівки, прибутковий касовий ордер; до видаткових - грошовий чек, заява на видачу готівки;

• меморіальні - використовують для здійснення безготівкових розрахунків з банками, клієнтами, списання коштів з рахун­ків та внутрішньобанківських операцій; до меморіальних до­кументів належать: меморіальні ордери, платіжні доручення, розрахункові чеки;

• позабалансові — прибуткові та видаткові позабалансові орде­ри; цими документами оформляють приймання та видачу ко­штовностей і документів, що зберігаються в касі та сховищі банку.

6. За місцем складання:

- зовнішні - документи, одержані від клієнтів, державних ви­конавців та інших банків;

- внутрішні — документи, що оформляються всередині банку.

Бухгалтерські документи мають відповідати таким вимогам:

• наявність обов'язкових спеціальних реквізитів;

• забезпечення контролю банківськими ресурсами;

• відображення звітних даних;

• зручність обробки даних;

• чіткість;

• компактність тощо.

Первинні документи за кожний робочий день мають бути зві­рені з оборотно-сальдовим балансом. У разі виявлення розбіжно­стей здійснюється вивіряння документів та оборотів за кожним балансовим рахунком.

З метою забезпечення здійснення операцій відповідно до роз­поділу обов'язків, упорядкованості руху та своєчасного одержан­ня для записів у бухгалтерському обліку первинних документів, відображення інформації про операції в облікових регістрах та виконання процедур контролю банк встановлює правила доку­ментообігу за операціями, у яких зазначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними під­розділами банку (дата створення або одержання від інших установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до ар­хіву). Цей графік повинен забезпечити оптимальну кількість під­розділів і виконавців, через які проходить кожен первинний до­кумент, визначати мінімальний термін його знаходження в під­розділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посилен­ню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу банку в обов'язковому порядку пови­нен містити терміни та відповідальних осіб щодо:

• звіряння аналітичного обліку із синтетичним;

• відкриття мультивалютних рахунків;

• прийому документів від клієнтів протягом операційного дня;

• сплати грошових документів, прийнятих від клієнтів;

• сплати документів на примусове стягнення;

• сплати внутрішньобанківських документів;

• руху документів між структурними підрозділами;

• завершення операційного та робочого дня;

• друку вихідних розробок (особових рахунків та довідок до них, оборотно-сальдових відомостей, оборотно-сальдового балансу);

• групування та брошурування документів.

У графіку документообігу для структурних підрозділів обов'я­зково має бути зазначено (чітко розмежовано):

• початок та завершення робочого дня;

• початок та завершення операційного часу та дня.

Режим роботи та графік документообігу в банках затверджує керівник банку. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером, вимоги яко­го щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб.

Інформація, що міститься в первинних документах, система­тизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.

Запис у регістрах аналітичного обліку здійснюється лише на підставі відповідного санкціонованого первинного документа (па­перового або електронного).

Регістри бухгалтерського обліку повинні містити назву, пері­од реєстрації операції, прізвища і підписи або інші дані, що до­зволяють ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні. Ба­нки обов'язково мають складати на паперових та/або електронних носіях такі регістри: *

• особові рахунки та виписки з них;

• аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

• книги реєстрації відкритих рахунків;

• оборотно-сальдовий баланс;

• інші регістри відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку України.

Сформовані, зброшуровані та звірені з оборотно-сальдовим балансом меморіальні документи передаються для зберігання. Порядок вивіряння, формування і зберігання документів банк визначає самостійно згідно з його внутрішніми документами та нормативно-правовими актами Національного банку України, а саме Переліком документів, що утворюються в діяльності Націо­нального банку України та банків України із зазначенням стро­ків зберігання (далі — Перелік), затвердженого Постановою Прав­ління НБУ № 601 від 08.12.2004 р. Розрахунок термінів зберіган­ня документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. При цьому слід пам'ятати, що ви­значені терміни зберігання документів є мінімальними, їх не мо­жна скорочувати. Збільшення термінів зберігання документів у банку, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо це викликане специфікою роботи.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів та зві­тів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів згідно з чинним законодавством України.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та за­безпечення фіксування фактів здійснення всіх операцій банку в первинних документах, збереження оброблених документів, ре­гістрів бухгалтерського обліку та звітності протягом установле­ного строку несе керівник банку.

Зокрема, керівник банку зобов'язаний:

• створити необхідні умови для організації правильного веден­ня бухгалтерського обліку та складання звітності банку шля­хом видачі внутрішніх розпорядчих документів;

• забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, служ­бами та працівниками, причетними до бухгалтерського облі­ку, правомірних вимог головного бухгалтера щодо дотриман­ня порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.