1.5. Організація операційної діяльності в банках України

Документування операцій в банківських установах пов'язане з організацією операційної діяльності.

Операційна діяльність банку - це сукупність технологічних процесів, пов'язаних з документуванням інформації за операція­ми банку, проведенням їх реєстрації у відповідних регістрах, пе­ревіркою, вивірянням та здійсненням контролю за операційними ризиками.

Банки самостійно визначають систему організації операцій­ної діяльності залежно від їх структури, обсягів та видів банків­ських операцій, кількості працівників, розвитку інформаційних технологій тощо.

Організація операційної діяльності передбачає наявність документованих операційних процедур (правил) за всіма операція­ми, що здійснюються банками згідно із законодавством України. Операційні процедури щодо кожної операції мають ґрунтуватися на таких принципах, як наявність дозволу, запису, контролю, і обов'язково містити такі складові:

• опис операції;

• розподіл повноважень між виконавцями операції;

• установлення відповідальності осіб, які її здійснюють;

• документування інформації за операцією;

• заходи внутрішнього контролю за проведенням операції та інші складові, визначені банком і передбачені у внутрішньому положенні.

Згідно з інструкцією «Про організацію операційної діяльності в банках України», затвердженою постановою Правління НБУ № 254 від 18.06.2003 р., операційна діяльність банку має бути ор­ганізована таким чином, щоб забезпечити:

• розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснення операцій;

• належне документування всіх операцій;

• своєчасне, повне та достовірне відображення операцій у регіс­трах бухгалтерського обліку;

• накопичення та надання докладної інформації за кожною операцією з обов'язковим зазначенням даних про її учасни­ків, визначенням балансових і позабалансових вимог та зобов'язань, можливих змін за цими операціями, сум нарахо­ваних, отриманих або сплачених доходів та витрат, а також інших параметрів, що забезпечують складання звітності банку;

• захист активів банку від потенційних збитків та контроль за їх якістю;

• установлення лімітів на здійснення окремих операцій;

• визначення наявних та можливих операційних ризиків і управління ними;

• адекватну систему внутрішнього контролю;

• надання внутрішніх інструкцій (розпоряджень) щодо здійснення платежів;

• зберігання інформації про всі операції банку;

• конфіденційність інформації про кожну операцію та її конт­рагентів.

Операції банку здійснюються протягом операційного дня, який складається з операційного часу та часу завершення техно­логічної обробки облікової інформації з обов'язковим формуван­ням оборотно-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку та інших регістрів за операціями, що здійснюються з використан­ням відповідного програмного забезпечення.

Операції банку мають бути зареєстровані та відображені в день їх здійснення або наступного робочого дня, якщо операція здійс­нена після закінчення операційного дня (часу) банку або у вихідні чи святкові дні.

Основними етапами здійснення операції є:

1. надання (отримання) дозволу на проведення операції;

2. проведення операції (укладення договорів, складання первин­ них документів, відкриття рахунків, введення інформації в облікову систему та її обробка тощо);

3. здійснення внутрішнього контролю за операцією (протягом усього операційного процесу від моменту ініціювання до відо­браження інформації про операцію в облікових регістрах).

Усі банківські операції оформлюються відповідними докумен­тами, що засвідчують здійснення операції й підтверджують її за­конність.

Підставою для бухгалтерського обліку операцій банку є пер­винні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій.

Первинним є документ, який містить відомості про операцію та підтверджує її здійснення. Первинні документи повинні бути складеш під час здійснення операції, а якщо це неможливо, то без­посередньо після її закінчення. Можуть складатися в паперовій формі та/або у вигляді електронних записів (у формі, яка досту­пна для читання та виключає можливість внесення будь-яких змін). У разі складання їх у вигляді електронних записів за по­треби має бути забезпечене отримання інформації на паперово­му носії. Первинні документи як у паперовій формі, так і у ви­гляді електронних записів (не паперовій формі) повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назва документа (форми);

• дата і місце складання;

• назва підприємства (банку), що склало документ;

• зміст та обсяг операції (короткий зміст операції та підстава для її здійснення), одиниця її виміру;

• посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правиль­ність її оформлення;

• особистий підпис (електронний цифровий підпис) та інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здій­сненні операції.

До обов'язкових реквізитів первинних документів, що вико­ристовуються для розрахунків (крім зазначених вище), також належать:

• назва одержувача коштів;

• сума операції (цифрами та словами). Сума операції може бути відображена лише цифрами, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачене нормативно-правовими ак­тами Національного банку України;

• номери рахунків;

• назва банку (одержувача та платника коштів).

Первинні документи залежно від виду операції можуть місти­ти, крім обов'язкових, додаткові реквізити, що визначаються бан­ками самостійно.

Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для бухгалтерського об­ліку.

Внесення виправлень до первинних документів не допускаєть­ся, крім випадків, установлених нормативними актами Націо­нального банку України.

Керівник банку вживає всіх необхідних заходів з метою за­побігання несанкціонованого та непомітного виправлення запи­сів у первинних облікових документах і регістрах бухгалтерсь­кого обліку.

Відповідальність за своєчасне складання первинних докумен­тів та регістрів бухгалтерського обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які їх ініціювали. Керівник банку несе відповідальність за проведення документів, що суперечать чинному законодавству і виконані з його дозволу за письмовим зверненням ініціатора.

У бухгалтерському обліку документи класифікують таким чином (рис. 1.4):