2. Функции решения в методологии и организации управленческого процесса

Процессы разработки и принятия решений, представляющих выбор одной из ряда возможных альтернатив, проходят через всю человеческую жизнь. Принятие решений – это «центр», вокруг которого вращается жизнь любой организационной системы. Как правило, решение человек принимает, особенно не задумываясь. Это объясняется практикой. Бывают решения, кото­рым не придают большого значения, и люди почти не задумыва­ются при осуществлении выбора. Но встречаются и проблемы, требующие от человека серьезных раздумий. Обычно подобные проблемы имеют неповторяющийся характер и связаны с рас­смотрением совокупности вариантов, где новым является либо объект выбора, либо обстановка, в которой осуществляется выбор такого рода проблемы принятия решений.

Обычно в первую очередь выделяются проблемы, где может быть найдено понятное всем объяснение причин, повлекших за собой выбор одного из вариантов. При управлении городской инфраструктурой, каждый мэр или глава администрации призван быть рациональным хотя бы в той степени, чтобы объяснить логические основания выбора своего решения.

Проблемы оптимизации решения, характерные для управленческой деятельности (определение на­правлений развития, объемов и источников инвестиций, объектов научных исследований и разработок, номенклатуры и объемов производства изделий, методы мотивации, кадровые решения и др.), интересуют всех руководителей. Круг подобных проблем весьма обширен и характеризуются уникальностью ситуации выбора, сложным характером рассматривае­мых альтернатив, недостаточностью определенности последствий принимаемых решений, совокупностью многих факторов, которые необходимо принимать во внимание в процессе принятия управленческих решений.

Проблемы поиска рационального решения всегда имеют важное значение, и в последние десятилетия их роль значительно возросла. Развитие науки и техники привело к появлению огромного количества альтерна­тивных вариантов решений. Намного возросла и сложность каждого варианта принимаемых решений. Кроме того, усилилась взаимозависимость и взаимообусловленность различных решений и их последствий. В связи с этим, существенно увеличились трудно­сти в принятии рационального решения. Про­блемы эти многократно усложнились, и руководители городских инфраструктур сталкиваются с ними все чаще и чаще. И в будущем, вероятно, следует ожидать возрастания числа и разнообразия трудных и от­ветственных проблем, имеющих уникальный характер. Проблемы принятия сложных, уникальных решений требуют творческого подхода. Выбор оптимального решения является особым искусством, которое наиболее важно, если учитывать, что делать это приходится в условиях огромного, быстро растущего информационного потока, который не всегда способствует выра­ботке своевременного и точного решения.

Сложность, многоаспектность технологии принятия управленческих решений, определяющие дальнейшее развитие муниципальных образований требует новых идей и подходов, раскрывающих пути повышения эффективности управленческих решений, а также возникает необходимость разработки механизмов принятия управленческих решений, являющихся составляющей муниципального управления.

Функции решения

Принятие решений, как отмечают Виханский О.С. и Наумов А.И., является важной частью любой управленческой деятельности. Если коммуникация – своего рода “стержень”, пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений – это “центр”, вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие – как процесс, ведущий к появлению этого продукта.

Понятие “решение” в обобщенном виде, используя трактовки Кунца Г. и О'Доннела С. (1981), Виханского О.С. и Наумова А.И. (1996), можно сформулировать следующим образом. Решение – это выбор образа действий из ряда вариантов или альтернатив направления действий, сокращающих разрыв между настоящим и будущим желательным состоянием организации.

В управлении принятие решения – более систематизированный процесс, чем в частной жизни. Ставки зачастую намного выше. Частный выбор индивида сказывается, прежде всего, на жизни его собственной и немногих связанных с ним людей. Управляющий выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и других работников. Люди, находящиеся на верхних этажах крупной организации, порой принимают решения, связанные с огромными денежными суммами. Что еще важнее – управленческие решения могут сильно влиять на жизнь многих людей, по меньшей мере, каждого из тех, кто работает с принявшим решение руководителем, и, возможно, каждого в организации. Например, управляющий может принять решение штрафовать каждого работника, чей перерыв на чашку кофе продлится более 10 минут или тех, кто занимается на работе общественной деятельностью. Другой руководитель может решить, что излишняя строгость в этих вопросах грозит стать причиной моральных проблем, результатом которых будет рост числа прогулов, текучести кадров и, возможно, ухудшение обслуживания потребителей, снижение производительности и качества продукции. Отказываясь от административного наказания, руководитель решает, что будет больше проку от прямого, но твердого разговора с работником. Однако со временем повторяющиеся случаи опоздания на работу и снижения активности по причине бурной общественной деятельности могут заставить руководителя все же принять решение об увольнении работника. Если организация велика и влиятельна, решение ее высших руководителей могут определяющим образом изменить местное окружение. Некогда процветавшие города Новой Англии, к примеру, почти опустели после того, как текстильные и обувные предприятия, поддерживавшие благосостояние, переместились на юг или в другие страны. Некоторые управленческие решения буквально изменяют ход истории. Важные государственные решения, например, о применении атомной бомбы президентом Трумэном или о создании СНГ в 1991 г., попадают в эту категорию.

Ответственность за принятие важных решений – тяжелое моральное бремя, что особенно ярко проявляется на высших уровнях управления. Однако руководители любого ранга имеют дело с собственностью, принадлежащей другим людям, и через нее влияют на их жизнь. Если руководитель решает уволить подчиненного, последний может сильно пострадать. Если плохого работника не остановить, может пострадать организация, что отрицательно скажется на ее владельцах и всех сотрудниках. Поэтому руководитель, как правило, не может принимать непродуманных решений.

Решение – это источник власти. Принятие решения как источник власти проявляется в той степени, в которой носитель этой власти может влиять на конкретное решение на протяжении всего процесса его принятия. Поэтому этот источник власти не связан только с тем, кто принимает окончательное решение. Современная практика управления достаточно часто исключает принятие решения одним человеком. Почти все решения в той или иной мере – групповые решения, так как в их подготовке, принятии и выполнении участвует более чем один человек.

Решение и роль руководителя. Принятие решений – часть каждодневной работы управляющего. Или, как говорит проф. Фрэнк Харрисон (1987): “Принятие решений – это интегральная часть управления организацией любого рода. Более чем что-либо другое, компетентность в данной области отличает менеджера от не-менеджера и, что еще важнее, – эффективно работающего менеджера от его неэффективно работающего коллеги”. Проф. Минценберг установил, что каждый руководитель играет свою роль в межличностном общении, информационном обмене и принятии решений. В области принятия решений он выделил четыре роли руководителя – предприниматель, специалист по исправлению нарушений в работе, распределитель ресурсов и специалист по достижению соглашений. Поскольку характер работы управляющего зависит от уровня управления, на котором он находится, существуют различия и в характере решений, принимаемых на разных уровнях. Тем не менее, все эти роли в той или иной мере периодически исполняет каждый управляющий. В значительной мере с этим связан стиль управления, а также личные и деловые качества управляющего.

Уровни принятия решений

Процесс принятия решения по оценке Виханского О.С. и Наумова А.И. (1996) включает много разных элементов, но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы и решения – как выбор альтернативы. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план – это набор решений по размещению ресурсов и направлению их использования для достижения организационных целей. В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами различных уровней и носит достаточно формализованный характер, так как решение касается не только одной личности, а чаще всего оно относится к подразделению или организации в целом. Выделяют два уровня решений в организации: индивидуальный и уровень организации.

Принятие решений в организации характеризуется следующим:

· это сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая человеком;

· это поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;

· это процесс взаимодействия членов организации;

· это выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния организационной среды;

· это часть общего процесса управления;

· это неизбежная часть ежедневной работы менеджера;

· это важно для выполнения всех других функций управления.

То, как правильно принимать решения, изучается и описывается наукой и может быть познано из книг. Принятие правильных решений – это область управленческого искусства. Способность и умение делать это развивается с опытом, приобретаемым руководителем на протяжении всей жизни. Совокупность первого и второго – знания и умения – составляют компетентность любого руководителя и, в зависимости от достигнутого уровня компетентности, говорят об эффективности работы менеджера.

Решение и функции управления организацией

Когда мы говорим, что организация или предприятие функционируют, то подразумеваем, что в их рамках люди осуществляют определенные действия, направленные как на взаимодействие с внешней средой, так и на внутриорганизационное взаимодействие, принимая при этом самые разнообразные необходимые решения.

Файолю А. (1916) принадлежит идея выделения функций администрирования как одного из видов трудовой деятельности по управлению предприятием в целом. Роль администрирования в общем управлении предприятием была определена им следующим образом: предвидеть, организовывать, руководить, координировать, контролировать. Сегодня этот перечень выглядит в виде логической цепочки.

Составляющие функции администрирования

Установление целей – определение будущего состояния предприятия

Разработка стратегии – определение способов достижения цели

Планирование работы – определение задач конкретным исполнителям

Проектирование работы - определение рабочих функций исполнителей

Мотивирование к работе – целенаправленное воздействие на работника

Координация работы – согласование усилий исполнителей

Учет и оценка работы – измерение результатов и их анализ

Контроль работы – сопоставление результатов с целями

Обратная связь – корректировка целей

Каждая из указанных общих функций является определенным видом работы по управлению предприятием в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, выделившиеся в процессе разделения труда в управлении, носящего объективный характер. Каждая функция предприятия немыслима без разработки и принятия решения.

Управление как цикл решения или последовательных решений проблемы

Мы уже отметили, что принятие управленческих решений – это “центр”, вокруг которого вращается жизнь организации. Теперь мы рассмотрим решения в среде и структуре цикла управления. Напомним, что управление – это деятельность, направленная на решение проблем, которую можно рассматривать как сложный информационный процесс (Ансофф И., 1989). Роль руководителя характеризуется цепочкой действий, по существу образующих цикл последовательных управленческих решений:

1. Формулирование целей для данной ситуационной задачи хозяйствования.

2. Выявление проблем и возможных вариантов их решения как внутри данной ситуационной задачи хозяйствования, так и вне ее. (Это подразумевает выявление настоящих и будущих возможных отклонений от принятого курса, а также и будущих перспектив усложнения целей.)

3. Анализ проблем, благоприятных возможностей для развития их влияния на деятельность фирмы.

4. Разработка подходов к решению проблем и выбору вариантов.

5. Анализ возможных последствий планируемой деятельности.

6. Выбор предпочтительной альтернативы.

7. Программирование и разработка бюджета выбранной альтернативы.

8. Руководство осуществлением программ, включая коммуникацию и мотивацию.

9. Оценка степени достижения целей.

10. Отслеживание важнейших тенденций и возможных сбоев как в деятельности фирмы, так и в ее окружении.

11. Повторение нескольких или всех перечисленных этапов.

ИТАК, Управленческие решения (УР) - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Глобальной целью разработки и принятия любого УР является обеспечение реализуемого и наиболее эффективного варианта движения к поставленным перед организацией целям.

Важнейшие требования к УР:

* реализуемость;

* эффективность, иногда - оптимальность.

Основные признаки УР:

* наличие альтернатив;

* существование цели (иногда формализованной в виде критерия);

* волевой акт.

Волевой акт при разработке и принятии УР может состоять в ограничении множества альтернатив, используемых целей и критериев, выборе минимального уровня вероятности реализации УР принятии решения, его оформления, легализации, контроля хода выполнения и т.д.

УР имеют ряд специфических особенностей, как правило

* их разработка и, тем более, реализация требуют привлечения большого объема финансовых и материальных ресурсов;

* они оказывают важное воздействие на большие коллективы людей, срок их последействия достаточно высок;

* каждое из них в значительной мере определяет последующие решения;

* ответственность за принимаемые решения очень высока.

В качестве основных проблем при разработке УР можно назвать следующие:

* давление сроков;

* быстрая смена условий и возникающих проблем и задач;

* недостаток квалификации ЛПР, вызванный, с одной стороны, динамичностью ситуации, с другой стороны, карьерный рост менеджера часто опережает рост его квалификации;

* нехватка информации, ее дороговизна и низкое качество;

* ненадежность имеющихся методов, их несоответствие возникающим задачам, недостаточный уровень детализации, формализации и возможности адаптации к конкретной ситуации;

* необходимость сочетания интересов различных групп в рамках одного решения и разногласия между ЛПР;

* засилье рутины и др.