Использование диаграмм и графиков в презентации
Важно. Если на компьютере не установлено приложение Microsoft Office Excel 2007, использование расширенных возможностей по построению диаграмм в приложениях выпуска 2007 системы Microsoft Office невозможно. Если при создании новой диаграммы в приложении Microsoft Office PowerPoint 2007 приложение Office Excel 2007 недоступно, открывается Microsoft Graph. Отображается диаграмма со связанными данными в таблице, которая называется таблицей данных. В эту таблицу можно вводить данные вручную, импортировать данные из текстового файла или вставлять данные, скопированные из другой программы.
В приложении Office PowerPoint 2007 предусмотрено множество различных типов диаграмм и графиков, которые можно использовать для предоставления аудитории информации о складских запасах, изменениях организационной структуры, данных о продажах и о многом другом. Добавить диаграмму или график в презентацию можно двумя способами.
Можно внедрить и вставить диаграмму в презентацию
При внедрении данных из диаграммы в PowerPoint эту информацию можно редактировать в приложении Office Excel 2007, а лист будет сохраняться в файле PowerPoint.
Можно вставить в презентацию диаграмму Excel и связать ее с данными в приложении Office Excel 2007
При копировании диаграммы из приложения Office Excel 2007 и ее вставке в презентацию данные в диаграмме связываются с листом Excel. Если нужно изменить данные в диаграмме, необходимо внести изменения в связанный лист в приложении Office Excel 2007. Лист Excel — это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом PowerPoint.
Примечания
При открытии презентации, которая была создана в более ранней версии Microsoft Office, и при наличии в ней графика или диаграммы, созданных с помощью приложения Microsoft Graph, выпуск 2007 Office сохранит прежнее оформление и позволит продолжить редактирование графика или диаграммы.
Внедрение и вставка диаграммы в презентацию
Чтобы обеспечить поддержку данных, связанных с диаграммой в PowerPoint, выполните следующие действия.
В приложении PowerPoint щелкните рамку (заполнитель), в которую нужно поместить диаграмму.
На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Диаграммы.
В диалоговом окне Добавление диаграммы выберите диаграмму, а затем нажмите кнопку ОК.
Приложение Office Excel 2007 открывается в разделенном окне и отображает на листе данные примера.
Рисунок 9 - Данные примера в листе Excel
Для того чтобы заменить данные примера в Excel, щелкните ячейку листа, а затем введите нужные данные.
Можно также заменить подписи для осей в Столбец A и имя для записи легенды в Строка 1.
Примечание.
После изменения листа диаграмма в PowerPoint автоматически обновится с учетом новых данных.
В Excel нажмите кнопку Microsoft Office
и выберите команду Сохранить
копию как.В диалоговом окне Сохранение документа, в списке Папка, выберите папку или диск, куда нужно сохранить лист.
Совет. Чтобы
сохранить рабочий лист в другой папке,
выберите другой диск в списке Папка
или другую папку в списке папок. Чтобы
сохранить рабочий лист в новой папке,
нажмите кнопку Создать
папку
.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
Нажмите кнопку Сохранить.
В приложении Excel в меню Файл выберите команду Закрыть.
Вставка диаграммы Excel в презентацию и связывание ее с данными в Excel
Если нужно связать диаграмму с данными во внешнем листе приложения Office Excel 2007, выполните следующие действия. Создайте диаграмму в приложении Office Excel 2007 и скопируйте ее, а затем вставьте ее в презентацию PowerPoint. При обновлении данных в приложении Office Excel 2007 диаграмма в приложении PowerPoint также будет обновлена.
В приложении Excel выберите диаграмму, щелкнув ее границу, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вырезать.
В приложении PowerPoint щелкните рамку на слайде или на странице заметок, куда нужно поместить диаграмму.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под пунктом Вставить и выберите команду Вставить.
Добавление гиперссылок
Для перехода с одного слайда на другой, к ресурсу в локальной сети или в Интернете либо даже к другому файлу или программе можно воспользоваться гиперссылками.
Выделите текст, который нужно щелкнуть для активации гиперссылки. Либо можно выделить объект (например, клип или рисунок SmartArt).
В группе Ссылки вкладки Вставка щелкните элемент Гиперссылка.
В диалоговом окне Вставка гиперссылки нажмите соответствующую кнопку в поле Мои адреса, чтобы задать назначение ссылки (то есть место, на которое указывает ссылка). Например, чтобы перейти на другой слайд презентации, нажмите кнопку Место в документе.
Найдите и щелкните место назначения, внесите нужные изменения в поля Отображаемый текст и Адрес, а затем нажмите кнопку OK.
Проверка орфографии и просмотр презентации
После того как достигнут нужный внешний вид всех слайдов, для завершения презентации необходимы еще два шага.
Проверка орфографии в презентации
Несмотря на то что в программе Office PowerPoint 2007 проверка орфографии включена автоматически, по окончании работы с презентацией рекомендуется еще раз проверить орфографию.
Нажмите сочетание клавиш CTRL+HOME, чтобы переместиться к началу презентации.
В группе Правописание вкладки Рецензирование выберите Орфография.
Если Office PowerPoint 2007 обнаруживает орфографические ошибки, появляется диалоговое окно и выделяется первое слово с ошибкой, обнаруженное средством проверки орфографии. Автор определяет, как нужно исправить найденную программой ошибку. После исправления неправильного слова программа находит следующее слово с ошибкой и т.д.
Просмотр презентации в виде показа слайдов
Для просмотра презентации на экране компьютера в том виде, в каком она будет представлена аудитории, выполните следующие действия:
В группе Начать показ слайдов вкладки Показ слайдов выполните одно из следующих действий:
Для запуска презентации с первого слайда выберите С начала.
Чтобы начать показ со слайда, в настоящий момент находящегося в области Слайд, выберите С текущего слайда.
Презентация открывается в режиме показа слайдов.
Щелкните мышью, чтобы перейти к следующему слайду.
Совет. Чтобы вернуться в обычный режим, в любой момент можно нажать клавишу ESC.
Конечно, просмотр возможен в любой момент создания презентации.
Презентацию можно распечатать в форме раздаточных материалов - с одним, двумя, тремя, четырьмя, шестью или девятью слайдами на странице, - которыми слушатели смогут в воспользоваться для справки. (см. рис. 10)
Рисунок 10 - Раздаточные материалы с тремя слайдами на странице включают разлинованную область для заметок