Раздел 12 оценка эффективности управления

Основные виды организационного контроля. Предварительный контроль в трех ключевых видах ресурсов. Текущий и заключительный контроль. Процесс контроля. Установление стандартов. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Понятие масштаба допустимых отклонений, принцип исключения. Измерение и анализ результатов. Три возможные линии поведения менеджера на стадии корректирующих действий.

Управленческий контроль. Контроль и контроллинг. Общая оценка эффективности управления.

Контроль

В процессе деятельности организации планы не всегда выполняются, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Поэтому руководству необходимо определить, достигло ли оно своих целей, обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала и определить, когда организация должна начать процесс адаптации. Все это достигается с помощью контроля.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль необходим, чтобы:

1) снизить фактор неопределенности в управлении;

2) предупредить возникновение кризисных ситуаций;

3) поддержать все то, что является успешным в деятельности организации и выявить причину неудач.

Организационный контроль

Организационный контроль определяется как систематический процесс, посредством которого менеджеры регулируют деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планам, целям и нормативным показателям.

Установление действенного организационного контроля требует от менеджмента интеграции контроля над качеством во всех видах деятельности в соответствии с принципами всеобщего менеджмента качества (TQM) – как пути к глобальной конкурентоспособности, с концепциями стратегического планирования. Если контроль ограничится мониторингом внутренней деятельности, повышается вероятность того, что он окажется неспособным помочь организации в достижении ее стратегических целей, поскольку стратегия должна отражать возникающие во внешней среде угрозы и возможности.

В этом смысле организационный контроль можно назвать контролем над качеством и производительностью бизнеса.

Виды организационного контроля

Предварительный контроль. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организации за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Одним из способов также является выбор такого поставщика, который доказал свои возможности поставлять качественные материалы. К другому способу относится обеспечение запасов материалов на складе на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (то есть текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что дает уверенность организации, что у нее будут наличные средства, когда это понадобится. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства.

Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектами являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения отдельных этапов работы.

Возмущения (отклонения), на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами.

Заключительный контроль

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа завершена.

Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении заранее определенного периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции.

Во-первых, сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, можно лучше оценить, насколько реалистичны были составленные планы. Это может пригодиться, если аналогичные работы предполагается производить и в будущем.

Вторая функция контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Мотивационное вознаграждение должно быть тесно связано с достигнутыми результатами.