Сокращения в тексте документа

1. Допускаются традиционные текстовые сокращения «и т.д.» (так далее), «и т.п.» (тому подобное), «и пр.» (прочие), «и др.» (другие), «т.е.» (то есть).

Встречающиеся в документе сокращения «т.к.» (так как), «т.о.» (таким образом), «п.ч.» (потому что), «т.н.» (так называемый) не являются общепринятыми и поэтому употребляться не должны.

2. После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 2001-2007 гг.

3. Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1994/95 г.

4. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «… в начале 2007 года».

5. В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 10 января 2007 г., 10.01.2007, а не 10 января с.г. или 10 января т.г.

6. Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н.

Слово «господа» сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г» - «гг».) В начале и в конце фразы это сокращение не допускается.

7. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. (господин Иванов И.И.)

8. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например:

«Поручить сотрудникам Г.Н.Петровой и В.А.Смирновой…»

Рекомендации по составлению документов

1. При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется:

1. пользоваться простыми предложениями;

2. применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы;

3. применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому).

Определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение – после управляющего слова, обстоятельственные слова – ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) – в начале предложения.

2. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределённой формы (утвердить, обязать, отменить, назначить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.

Примерные наименования унифицированных форм документов

1.Акт – о чём? – о приёме-передаче дел

2. Баланс – чего? – исполнения сметы расходов

3.Ведомость – чего? – закупки продуктов у населения

4.Журнал – чего? – учёта поступивших грузов

5.Заявка – на что? – на сырьё и материалы

6.Заявление – о чём? – о приёме на работу

7.Калькуляция – чего? – себестоимости продукции

8.Карточка – чего? – складского учёта

9.Квитанция – на что? – на получение материалов

10.Накладная – на что? – на отпуск товаров

11.Отчёт – о чём? – о выполнении плана поставок

12.План – чего? – научно-иссл. работы

13.Положение – о чём? – о производственном объединении

14.Правила – чего? – внутр. трудового распорядка

15.Представление – о чём? – о поощрении

16.Приказ – о чём? – о создании производственного объединения

17.Отзыв – на что? – на диссертацию

18.Рецензия – на что? – на статью

19.Реестр – чего? – чеков

20.Сводка – чего? – цен на товары и услуги

21Смета – чего? – расходов на социальное обеспечение

22.Табель – чего? – посещаемости учебных занятий

23.Тариф – на что? – на проезд в метро