Юридическое значение реквизитов документа

При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. К таким реквизитам относятся:

1. Оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определённому органу управления.

2. Оттиск печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу.

3. Индекс документа указывает на прохождение документом всех стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный официальный характер.

4. Дата создания документа. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года.

5. Подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами распределения обязанностей.

6. Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр-образец – это модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением.

Оформление реквизитов документов

1. Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38 – 95 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

2. В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк.

3. Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида – протокол, приказ, акт, решение и т.д.

В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа даётся посередине, а при угловом варианте – в левом верхнем углу.

4. На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждений, указывается адресат.

5. В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес.

Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки.

Правила адресования документов

1. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то их наименования указываются в именительном падеже, например:

Белорусская железная дорога

Служба сигнализации и связи

2. Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. При этом наименование должности и фамилии получателя пишется в дательном падеже.

Гомельское отделение Белорусской ж.д.

Главному ревизору по безопасности движения

Моисееву А.А.

3. В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже.

Начальнику Гомельской дистанции сигнализации и связи

Прокопюкю В.И.

4. Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат – автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

5. На одном документе разрешается указывать не более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатом не указывается. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку и на каждом экземпляре проставляется только один адрес.

6. Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, учёное звание или учёную степень, указывается звание или степень в сокращённом виде непосредственно перед фамилией.