Документ – основное понятие делопроизводства

1. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство) – это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве.

2. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

3. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов):

1. текст

2. название вида

3. автор

4. адресат

5. дата

6. подпись и др.

4. Основным реквизитом документа является его текст – «речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи» (ГОСТ).

5. Все документы могут быть классифицированы по различным признакам.

1. по времени возникновения они делятся на группы (определённые периоды времени)

2. в пределах каждой группы документация делится по происхождению на внутреннюю и внешнюю, служебную (официальную) и личную

3. по сложности содержания документы делятся на простые и сложные

4. по воспроизведению – на подлинники (оригиналы) и копии

5. важной является классификация документов по видам и разновидностям.

6. Вид – это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия:

1. приказ

2. акт

3. записка и т.д.

Разновидность документа детализирует понятие «вид»:

1. служебная записка

2. докладная записка

3. объяснительная записка.

Организационно-распорядительная система документации (орд)

1. Существует множество систем документации, но наиболее массовой является организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая в каждом учреждении.

2. В состав ОРД входят:

1. организационные документы:

- устав организации, положение об организации

- структура и штатная численность

- штатное расписание

- правила внутреннего трудового распорядка

- положение о структурном подразделении организации

- должностная инструкция работнику.

2. распорядительные документы

- приказ

- распоряжение

- указание

- решение

- постановление.

3. справочно-информационные документы

- протокол

- акт

- письмо

- докладная и объяснительная записки

- справка

- телеграмма

- телефонограмма и др.

Документ и его копия

1. Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

2. Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

3. Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько различий или вариантов. По внешнему виду оригиналы могут быть:

1. черновыми – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом;

2. беловыми – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

4. Копия – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки – это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуски – это копии отосланных документов (2-й, 3-й и т.д. машинописные экземпляры).

5. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями или отпуском.

6. Новая техника размножения документов привела к появлению факсимильных копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним. Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса, электронной почты.

7. Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

1. Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

2. Официально заверенные копии – соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

3. Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

4. Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своём соответствии подлиннику.

5. Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа.