4. Системи спільної роботи Об'єднання наслідуваних і нових корпоративних систем

На будь-якому сучасному підприємстві в тому чи іншому вигляді існують різні інформаційні системи - системи керуван­ня підприємством, бухгалтерією, системи бюджетування, доку­ментообігу і т.п. До них можна додати й окремі різнорідні доку­менти, які супроводжують ділові процеси. Оскільки інфор­маційні системи з'являються на підприємстві поступово, протя­гом досить тривалого проміжку часу, їхніми постачальниками звичайно стають не одна, а кілька компаній, кожна з яких авто­матизує певну ділянку роботи. У результаті виходить зосередження різних систем і про­грамних комплексів, слабко інтегрованих між собою. Передача інформації між такими додатками здійснюється за допомогою спеціальних програм-шлюзів або вручну, що вимагає чималих зусиль.

На даному етапі виникає істотний розрив між внутрішніми і зовнішніми системами компанії. Радикальним розв'язанням за­значеної проблеми є відмова від уже існуючих систем і заміна їх однією системою, розробленою з урахуванням потреб конкретної компанії. Однак такий варіант має більше недоліків, ніж переваг. Передусім розробка такої системи є дуже дорогим І тривалим за­ходом. Потім найважливішого статтею витрат є перепідготовка персоналу і зміна інформаційної культури підприємства.

Корпоративний інформаційний портал дозволяє уникнути зазначених недоліків. Так, корпоративний портал ВАТ «ЛУ-КОИЛ» надає доступ до інформаційних ресурсів центрального апарату працівникам територіально розділених дочірніх струк­тур ВАТ «ЛУКОЙЛ». Особлива увага приділяється можливості доступу до порталу для мобільних користувачів з будь-якої точки в Росії і за кордоном.

Зберігання і використання корпоративної інформації

При переході корпоративних баз даних до мережного фор­мату виникає необхідність систематизації й удосконалювання інформаційних сховищ компанії. Євгеній Созапський відзначає фактори, які визначають необхідність створення системи керу­вання інформаційним простором компанії: «Часто в роботі се­редніх і великих компаній відбувається втрата і неефективне ви­користання інформації. Іноді люди, що працюють у кімнатах, розташованих поряд, не знають, чим займаються сусіди. Більше того, у великих корпораціях часто бувають ситуації, коли відділи, схожі за своїми завданнями, але розташовані в різних містах, вирішують ту саму проблему. Географічні бар'єри знач­но ускладнюють доступ до інформації, а краще сказати, до знань корпорації. Ці фактори привели до того, що останнім часом ак­тивний розвиток одержала сфера керування, яка іменується «керуванням знаннями»¹.

Основна мета керування знаннями - зробити знання до­ступними і повторно використовуваними на рівні всієї корпо­рації. Можливості корпоративного порталу в контексті завдань керування знаннями коментує Юрій Самойлов: «Знання - це зв'язки і закономірності предметної галузі, отримані в резуль­таті практичної діяльності. Ці зв'язки і закономірності можуть бути формалізовані у вигляді документів, баз знань, протоколів, норм, правил - такі знання є явними. Знання можуть існувати також у свідомості експертів. Такі знання називають схованими.

Керувати знаннями так, як керують, наприклад, фінансови­ми ресурсами, не можна, Але можна керувати взаємодіями між явними і схованими знаннями, сприяти обміну знаннями на рівні груп, на індивідуальному і корпоративному рівнях, керува­ти переходом знань з однієї форми в іншу. Перераховані проце­дури слід віднести до взаємодій. Безсумнівно, вони можуть бути реалізовані в Порталі Керування Знаннями.

Таким чином, Портал Керування Знаннями можна визна­чити як інформаційно-технологічне рішення, що використовує технології корпоративного інформаційного порталу для керу­вання взаємодією на рівні знань між працівниками організації, робочими групами і власне організацією. Крім того, подібний портал передбачає наявність можливостей для пошуку, отри­мання і надання знань».

За допомогою корпоративного порталу можна структурувати і категоризувати дані, формувати зручні механізми доступу до них і, використовуючи спеціальні аналітичні методи, конст­руювати звіти про зібрану інформацію. Також можна анотувати існуючі документи, формувати на базі цих анотацій метадані і розміщувати їх в інформаційному сховищі разом з посиланнями па вихідний документ.

Близько 1 000 працівників поштової служби США активно використовують портал на основі програмного забезпечення компанії Epicentric, що централізує доступ до даних з ринкових досліджень конкурентів, таких як UPS, Federal Express і закор­донні поштові служби.