2.2. Документальное оформление учета расчетов с персоналом по оплате труда

Документальное оформление всех этапов движения сотрудников: перевод на иную работу, прием на работу, нахождение в командировке, отпуске, увольнение с работы, осуществляется согласно первичной учетной документации по учету трудовой деятельности и заработной платы, составляемой в программе «1С: Предприятие 8.0».

Для учета операций по учету труда в ИП Адамова О.П.применяются также унифицированные формы первичных документов, сформированные и закрепленные Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 1 от 05.01.2004г.

При проведении расчетов по заработной плате с работниками предприятия используются такие виды первичной учетной документации, как рассмотренные в таблице 2 (утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.№1)[8].

Таблица 2

Первичные документы для расчетов по оплате труда

№ формы	Название формы
Форма Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Форма Т-2	Личная карточка работника
Форма Т-3	Штатное расписание
Форма Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Форма Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Форма Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Форма Т-7	График отпусков
Форма Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Форма Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Форма Т-10	Командировочное удостоверение
Форма Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Форма Т-12	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Форма Т-13	Табель учета рабочего времени
Форма Т-49	Расчетно-платежная ведомость
Форма Т-51	Расчетная ведомость
Форма Т-53	Платежная ведомость
Форма Т-53а	Журнал регистрации платежных ведомостей
Форма Т-54	Лицевой счет
Форма Т-60	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Форма Т-61	Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Форма Т-73	Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Прием на работу, выбытие и перемещение отражается в бухгалтерии. При учете и оформлении прибывших на работу новых сотрудников в компании применяют приказ (распоряжение) о приеме на работу (Форма Т-1). Приказы оформляются сотрудником бухгалтерии в соответствии с заключенным трудовым договором в единственном экземпляре. В трудовом договоре определяются условия работы в компании, обязанности и права сторон. Приказ содержит в себе такую информацию, как - профессия (должность), наименование структурного подразделения, испытательный срок, характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для временной замены отсутствующего сотрудника, для осуществления некоторой работы и прочее) и условия приема на работу. В последующем данный приказ с подписью руководителя отдают вновь принятому сотруднику компании. В случае, когда сотрудник оформляется на работу первый раз, то на базе приказа о приеме на работу оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Далее на базе приказа создается запись в трудовой книжке, каждому отдельному работнику присваивается табельный номер, заполняется его лицевой счет и личная карточка. В дальнейшем табельный номер проставляется в первичных документах и служит в качестве кода сотрудника при обработке документации с помощью вычислительной техники [20,139].

В бухгалтерии компании на каждого отдельного сотрудника оформляется также личная карточка сотрудника (форма № Т-2) на базе трудовой книжки, приказа о приеме на работу, военного билета, паспорта, документа об окончании учебного заведения, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования и прочих документов, которые определены законом, а также сведений, которые сообщил о себе сам сотрудник. В дальнейшем в личную карточку добавляются данные о изменении тарифной ставки, перемещениях сотрудника, повышении квалификации и прочее.

Информация о названиях структурных подразделений компании, должностях (профессиях) работников, количестве штатных единиц, надбавках и окладах содержатся в штатном расписании (Форма Т-3), утвержденном приказом руководителя компании.

В период осуществления трудовой деятельности в компании сотрудник в связи с возникшей производственной необходимостью может быть переведен на иную работу из одного в другое структурное подразделение. Для учета и оформления перевода сотрудника на иную работу применяется распоряжение (приказ) о переводе этого сотрудника на иную работу (Форма Т-5). Он заполняется сотрудником бухгалтерской службы, подписываются руководителем или уполномоченным им лицом. На базе такого приказа производятся отметки в лицевом счете, личной карточке, осуществляется запись в трудовую книжку[16,141].

В процессе оформлении отпусков, которые предоставляются сотруднику компании согласно законодательству, коллективному договору, используют распоряжение (приказ) о предоставлении отпуска сотруднику (Форма Т-6). Приказы о предоставлении отпуска оформляются бухгалтером, визируются руководителем и ознакомляются сотрудником под расписку. В соответствии с приказом делаются отметки в лицевом счете сотрудника, после чего осуществляется исчисление оплаты труда, полагающейся за отпуск.

Отпуска предоставляются сотрудникам согласно утвержденному в компании графиком отпусков (Форма Т-7), предназначенному для отражения данных о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам компании на календарный год по месяцам. График отпусков представляет собой свободный график, который составляется с учетом действующего законодательства, особенностями деятельности компании и пожелания сотрудника. График отпусков подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем компании. При переносе срока отпуска на другое время по согласованию руководителя и работника в график отпусков вносятся определенные поправки [21,144].

С целью учета и оформления увольнения сотрудника используют распоряжение (приказ) о прекращении действия трудового контракта (договора) с сотрудником компании (Форма Т-8). Такие приказы оформляются работником бухгалтерии, визируются руководителем и ознакомляются сотрудника под расписку. На базе приказа произвождится запись в лицевом счете, личной карточке, трудовой книжки, после чего осуществляется окончательный расчет с сотрудниками.

При направлении сотрудника в командировку оформляется приказ о направлении в командировку (Форма Т-9), служебное задание для направления в командировку, командировочное удостоверение (Форма Т-10) и отчет о его выполнении задания. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку оформляется сотрудником бухгалтерии и визируется руководителем. В нем содержатся инициалы и фамилии сотрудников, структурное подразделение, должности (профессии) командируемых, цели, места и время командировок, а также источники оплаты сумм командировочных расходов и прочие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (Форма Т-10) признается документом, которое удостоверяет период нахождения сотрудника в служебной командировке. Формируется и распечатывается в одном экземпляре работником бухгалтерии на базе распоряжения о направлении в командировку. В каждом пункте назначения имеются отметки о времени выбытия и прибытия, которые визируются подписью уполномоченного должностного лица и закрепляются печатью.

Служебное задание для направления в командировку сотрудника и отчет о его выполнении визируются начальником подразделения, в котором осуществляет свою деятельность командируемый сотрудник, утверждаются руководителем компании и отправляются в бухгалтерию компании для последующего оформления приказа о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, оформляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с начальником структурного подразделения и передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, в котором показаны список документов, которые подтверждают понесенные расходы (транспортные документы, квитанции, счета, чеки) и суммы затрат по ним.

При оформлении поощрений за успехи в работе применяется приказ (распоряжение) о поощрении работника (Форма Т-11). Он составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором трудится работник. Приказ подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Для учета рабочего времени и контроля трудовой дисциплины используется табель учета рабочего времени (Форма № Т-13). Руководство компании табельного учета делегировано на бухгалтерскую службу. В начале месяца формируется табель учета рабочего времени, который оформляется в одном экземпляре. В него включается перечень сотрудников, каждому из которых присваивается конкретный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Суть табельного учета состоит в ежедневной регистрации явки сотрудников на работу, всех случаев неявок и опозданий с указанием их причин, а также часов ночной работы, простоя и часов сверхурочной работы. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов (например, справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др.), которые работники сдают бухгалтеру[25,313].

С целью учета расчетов с сотрудниками по оплате труда на ИП Адамова О.П.в бухгалтерской программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0» используются следующие первичные документы: лицевой счет, налоговая карточка, расчетная ведомость, платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей и расчетный листок. Они содержат все соответствующие реквизиты унифицированных форм первичных документов. В лицевых счетах, открываемых в программе на каждого работника, происходит расчет заработной платы. Данные в лицевые счета и налоговые карточки вносятся ежемесячно на основании табеля учета рабочего времени, исполнительных листов, листков нетрудоспособности. Лицевые счета, являясь регистрами аналитического учета, служат основанием для заполнения расчетной и платежной ведомостей, составляемых на каждое структурное подразделение.

Начисление налога на доходы физических лиц по каждому работнику отражается в «Налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц» Форма № 1-НДФЛ нарастающим итогом с начала года. В нее заносятся данные о полученных доходах, суммы налоговых вычетов, суммы исчисленного налога по каждому доходу, суммы налоговых льгот, на основе которых автоматически производится расчет суммы налога и нарастающим итогом составляется налоговая декларация. Налоговая карточка не хранится в программе как готовый документ, а формируется каждый раз по запросу пользователей, в этой связи по окончании налогового периода она выводится на бумажный носитель и подписывается лицом, ответственным за ее ведение. Налоговая карточка Формы № 2-НДФЛ содержит сведения о начисленных и удержанных суммах доходов и налога и выдается работникам при увольнении[27,127].

В расчетной ведомости указываются отдел, табельные номера, должности работников, включаются все расчеты по формированию сумм начисленной и удержанной заработной платы, а также сумм, предназначающихся выплате сотрудникам за выполненную ими работу. Платежную ведомость (Приложение 6) применяют лишь для непосредственной выплаты заработной платы. В ней содержится следующая информация - фамилии и инициалы сотрудников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Заработную плату выплачивают напрямую из кассы компании в течение трех дней. На сумму полученной заработной платы оформляется единый расходный кассовый ордер, номер и дата которого ставится на последней странице платежной ведомости. В платежной ведомости по завершении срока выплаты заработной платы рядом с фамилией сотрудника, не получивших ее, производится отметка «Депонировано», составляется реестр заработной платы, которая не была выдана. В конце ведомости указываются суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы. Остатки не выданной в срок заработной платы по истечении трех дней перечисляют в банк на расчетный счет.

Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

При привлечении работников со стороны для выполнения конкретных работ заключается договор гражданско-правового характера. Для оформления и учета приемки-сдачи выполненных работ используют акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (Форма № Т-73). Акт может применяться по трудовым и гражданско-правовым договорам. В акте указывают наименования выполненных работ, суммы оплаты за выполненные работы, суммы аванса и предоплаты и общая сумма к выплате. Составляется акт работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем или уполномоченным лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты причитающейся суммы.[33,284]