Компоненты тренинга.

Глава 3. Инструментальные средства подготовки и принятия групповых управленческих решений

В зависимости от сложности решаемой задачи управления функционированием или развитием таможенного органа в состав основных инструментальных средств тренинга могут входить:

- метод парных сравнений;

- качественно-количественная (девятимерная) линейка;

- трансформированная матрица Бостонской консультационной группы (матрица позиционирования - МПт), «многомерная» матрица позиционирования (прототип лепестковой диаграммы) - ММП;

- метод SWOT;

- метод организационно-функционального моделирования;

- метод информационно-функционального моделирования;

- метод функционально-стоимостного моделирования и др.

Метод парных сравнений. Метод (см. табл. 1.2) применяется для выделения наиболее важных для достижения цели признаков. В основе метода следующий алгоритм:

- определение цели таможенной системы;

- определение признаков (факторов, задач, ресурсов, показателей и т.п.), характеризующих систему (не более 30);

- поэтапное сравнение признаков между собой с учетом их влияния на достижение цели;

- определение общей суммы и ранга для каждого признака.

Таблица 13.2

Матрица парных сравнений

На рисунке 1.4 представлен пример применения метода парных сравнений для ранжирования мероприятий по совершенствованию управления таможней. Для оценки значимости разработанных мероприятий в программе совершенствования управления таможней и определения очередности их реализации использована процедура ранжирования, в которой приняли участие как руководители подразделений таможни, так и специально отобранные сотрудники.)

Рис. 1.4. Пример применения метода парных сравнений для ранжирования мероприятий.

"Многомерная" матрица позиционирования. Макет "многомерной" матрицы позиционирования представлен на рисунке 1.5.

Рис. 1.5. Макет многомерной матрицы позиционирования

Качественно-количественная линейка. Девятимерная линейка - это инструмент для количественной оценки качественных признаков. Соответствующий пример содержится в таблице 1.3.

На рисунке 1.6 представлен пример применения девятиметровой (качественно-количественной) линейки для анализа состояния нормативно-правовой базы таможни.

Рис. 1.6. Пример оценки состояния информационно-правового обеспечения таможни с использование девятиметровой линейки

Эксперты оценили состояние задач информационно-правового обеспечения на 4,40 балла по шкале от 1 до 9. Качественный показатель ресурсов составил в 4,57 балла.

Трансформированная матрица Бостонской консультационной группы. Матрица позиционирования позволяет отразить исследуемое состояние системы (текущее, прогнозируемое), определить наличие проблемы, а также выбрать определенную стратегию ее решения.

Пример применения матрицы для позиционирования состояния информационно-правового обеспечения таможни представлен на рисунке 1.7. Анализ позиции позволяет идентифицировать проблемы, позиционировать задачи и, исходя из используемых ресурсов, выбрать определенную стратегию развития информационно-правового обеспечения.

Рис. 1.7. Позиционирование информационно-правового обеспечения на трансформированной матрице.

На рисунке видно, что состояние задач информационно-правового обеспечения и ресурсов, используемых для их решения, соответствуют достаточно низкому уровню и находятся в проблемной зоне. Эффективное решение задач предусматривает нахождение качественных показателей на уровне не ниже 7 баллов.

Метод SWOT. Основой методологии, определяющей подход к построению стратегии, обеспечивающей соответствие (баланс) внутренних возможностей системы и внешних условий окружения (макросистемы) является модель (метод) SWOT. Модель представляет возможности по оценке сил (Stгengths) и слабостей (Weaknesses) системы в контексте существующих возможностей (opportunities) и угроз (Threats) со стороны макросистемы.

Метод SWOT позволяет определить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы со стороны окружающей среды. Техника работы по методу следующая:

- эксперт определяет цель, описывает и идентифицирует систему и окружение через присущие им признаки;

- определяются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы со стороны окружающей среды (используется метод парных сравнений и способ разделения признаков на основные и дополнительные);

- формируется матрица альтернативных стратегий для выбора наиболее оптимальных;

- формируется стратегия как принципиальная концепция-перспектива и осуществляется ее реализация.

Общий вид матрицы СВОТ представлен на рисунке 1.8.

Рис. 1.8. Общий вид матрицы СВОТ

В левой части матрицы выделяются два блока, отражающие сильные и слабые стороны таможенного органа. В верхней части матрицы - два блока характеризующие возможности и угрозы со стороны окружения. На пересечении блоков образуется четыре поля:

- СИВ (сила и возможности);

- СИУ (сила и угрозы);

- СЛВ (слабость и возможности);

- СЛУ (слабость и угрозы).

На каждом из полей эксперт должен рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые должны быть учтены при разработке стратегии поведения таможенного органа.

В отношении тех пар, которые были выбраны с поля СИВ, следует разрабатывать стратегию по использованию сильных сторон таможенного органа для того, чтобы получить отдачу от возможностей, которые появились во внешней среде. Для тех пар, которые оказались на поле СЛВ, стратегия должна быть построена таким образом, чтоб за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся в таможенном органе слабости. Если пара находится поле на СЛУ, то стратегия должна предполагать использование силы таможенного органа для устранения угрозы. Наконец, для пар, находящихся на поле СЛУ, таможенный орган должен вырабатывать такую стратегию, которая позволила бы ему как избавиться от слабости, так и попытаться предотвратить нависшую над ним угрозу.

Вырабатывая стратегии, следует помнить, что возможности и угрозы могут переходить в свою противоположность. Так, например, неиспользованная возможность может стать угрозой.

Ресурсно-функциональный анализ (РФА) предназначен для исследования функциональной целостности и ресурсного обеспечения деятельности таможенного органа. Исследуется целесообразность привлечения каждого вида системных ресурс для исполнения определенной функции. Результатом РФА являются ответы на вопросы о том, справляется ли таможенный орган со своими функциями, о необходимости преобразований в организационной, физической, информационной, финансовой структуре таможенного органа или его структурного подразделения (в общем случае - таможенной системы).

В соответствии с видами ресурсов, используемых в таможенных органах, можно выделить:

- материально-функциональный анализ, исследующий вещественно-энергетический ресуpс, затрачиваемый таможенной системой для выполнения функций;

- организационно-функциональный анализ, исследующий кадровый ресурс, затрачиваемый таможенной системой для выполнения функций;

- информационно-функциональный анализ, исследующий информационный ресурс, затрачиваемый таможенной системой для выполнения функций;

- функционально-стоимостной анализ, исследующий финансовый ресурс, затрачиваемый таможенной системой для выполнения функций;

- стратегический анализ, исследующий поведение таможенной системы во времени и пространстве.

Рассмотрим алгоритм организационно-функционального анализа на примере гипотетической таможни. Основные этапы анализа следующие:

- определение функций подразделения, разбивка их на работы, выполнение которых дает реализацию данных функций;

- сопоставление с использованием матрицы РФА «ресурсы-работа»;

- анализ соответствия функциональной и ресурсной структуры организации;

- рациональное перераспределение работ, ресурсов между подразделениями (до упразднения нефункциональных отделов), прекращение финансирования, сокращение затрат на снабжение и других затрат, которые не связаны с выполнением эффективных работ, коррекция ресурсной структуры.

РФА проводят эксперты совместно с руководителями отделов и сотрудниками организации. В процессе РФА распределение материальных, человеческих, информационных и финансовых потоков в организации сопоcтaвляется функциональным потребностям. В каждом случае строится матрица РФА. Для целей стратегического анализа кроме методов ресурсно-функционального анализа активно используются методы исследования внешней среды.

Пример организационно-функционального анализа (рис. 1.9): функция l работы А, Б, В; функция 2 включает А, К, Д; функция 3 включает работы А, Р, О.

Отелы Функции	1	2	3	…
Ф1	А,В	--	Б
Ф2	А	К	Д
Ф3	А,О	--	Р,О

Рис. 1.9. Пример матрицы организационна-функционального анализ

При реализации функции 3 отделы №1 и №3 вместе выполняют одну базовую работу "О", что является противоречием - одну базовую работу следует делать одному подразделению. Отдел №2 имеет малую загрузку, необходимо его упразднение либо перераспределение работ.