Глава 2. Организация учета расчетов с дебиторами и кредиторами

2.1. Документальное оформление расчетов с кредиторами и дебиторами

Документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечение исковой давности по ней:

 Договор или счет, документы подтверждающие факт оплаты. Основной документ, подтверждающий факт наличия и сумму задолженности дебитора, - акт сверки взаимных расчетов между организацией - плательщиком налогов и ее дебитором. Акт подписывается уполномоченными лицами: руководителями организаций или иными работниками, которым выдана доверенность на его подписание, с указанием их должностей, данных доверенности, фамилий и инициалов. Если акт подписан не руководителем, прилагаются копии доверенностей. Подписи уполномоченных лиц заверяются печатями организаций. Акт сверки взаимных расчетов, составленный для представления в налоговый орган, свидетельствует о признании дебитором суммы долга и не является первичным учетным документом.

 Накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах. Акт выполненных работ (приёма-сдачи работ, оказания услуг) – двусторонний документ, который отражает факт выполнения работы (оказания услуги), ее стоимость и сроки. Он составляется для того, чтобы зафиксировать выполнение работ или услуг согласно договору. Подписанный бланк акта выполненных работ служит доказательством того, что работы (оказанные услуги) действительно были проведены и приняты. Различают акт выполненных работ и акт оказания услуг. Бланк акта выполненных работ или акта приёма-сдачи работ составляется в случае, если исполнителю работ есть что передавать, а заказчику есть что принимать по результатам выполнения работ. Акт оказания услуг составляется для подтверждения того, что услуга фактически оказана в назначенные сроки. Общей унифицированной формы акта выполненных работ на сегодняшний день нет. Существуют лишь отдельные формы для конкретных ситуаций. Например, при приемке строительных работ применяются формы, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 (Формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ», КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат и т.д.). При заполнении бланка акта выполненных работ (оказания услуг) обязательно должны указываться:

• сроки и объемы выполненных работ, их стоимость с учетом НДС;

• порядковый номер акта, дата его составления, номер договора, к которому прилагается акт и номер счета, предоставленного заказчику за выполненный объем работ;

• юридические названия заказчика и подрядчика, ставятся печати обеих организаций и подписи представителей или ответственных лиц обеих сторон.

Акт выполненных работ всегда составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у исполнителя, второй - у заказчика. Данный акт может служить основанием к оплате за произведенные работы. Заказчик имеет право отказаться от подписания акта, если он не согласен с выполнением работ. В таком случае происходит разбирательство, устранение исполнителем всех недостатков, и составление нового акта. Акт выполненных работ (оказанных услуг) не относится к первичным документам и не может служить основанием для отнесения на затраты расходов, связанных с выполнением работ.

 Акты сверок, подтверждающие задолженность (не обязательны, но весьма желательны). Акт сверки- документ, подтверждающий взаиморасчеты между сторонами. Естественно, это документ, подтверждающий долговые обязательства (или отсутствие их).

 Письменные требования о погашении задолженности. На досудебном этапе кредитор предъявляет должнику письмо о погашении задолженности. Письмо о погашении задолженности предоставляется в письменной форме с определенным сроком для ответа. Письмо направляется должнику заказным или ценным письмом или вручается ему под расписку. Поэтому дата получения ее должником может быть определена по почтовой квитанции, свидетельствующей о получении отправления, или по датированной подписи должника на экземпляре претензии, остающейся у заявителя (кредитора)

 Прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.

Документы, подтверждающие невозможность исполнения обязательств должником:

 Акт (постановление) судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

 Выписка из ЕГРЮЛ подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица – должника.

Срок хранения документов (не менее пяти лет для БУ и не менее четырех лет для НУ), подтверждающих обоснованность списания задолженности, исчисляется с момента ее списания (а не возникновения). В случае если в налоговом учете возникли убытки – с момента уменьшения налоговой базы на сумму этих убытков.

Документы, подтверждающие кредиторскую задолженность и истечение исковой давности по ней:

 Договор или счет, документы подтверждающие факт полученной оплаты.

 Полученные накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах.

 Акты сверок, подтверждающие задолженность (очень важный документ, подтверждающий срок течения исковой давности).

 Письменные ответы на требования о погашения задолженности и сами такие требования.

 Прочие документы, подтверждающие факт задолженности и начала течения срока исковой давности.