Тема 4. Организация хранения документов

Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.

Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов.

Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.

Методические указания по изучению профессионального модуля Задания для формирования профессиональных компетенций

ПК 1.3. Рассматривать пакет документов для назначения пенсий, пособий, компенсаций, других выплат, а также мер социальной поддержки отдельным категориям граждан, нуждающимся в социальной защите.

1. Разработайте общий бланк с продольным расположением реквизитов и бланк письма с угловым расположением реквизитов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 - 2003

Данные: Акционерное общество «Сезон» (АО «Сезон»),160000, г.Вологда,ул.Мира,д.5 тел.72 46 90,факс: 72 46 00, ОГРН 1234567890 ИНН/КПП 9876543210

2. Оформите реквизит “адресат”.

Данные: Письмо адресовано главному бухгалтеру Семеновой Н.А. в Ярославский индустриальный техникум, почтовый адрес которого: 153217, г. Ярославль, ул. Садовая, д.15.

3. Оформите реквизиты "наименование организации " и "справочные данные об организации": Документ составлен в Вологодском региональном отделении Общероссийской общественной организации «Российский союз спасателей» (РОССОЮЗСПАС), которая находится по адресу: г.Вологда, ул. Чехова, дом 40,офис 18, почтовый индекс 160000,Телефон/факс : 8(8172) 562-555, 505-906

4. Разработайте проект приказа от имени ректора Родичева В.Н.

Данные:

№ 124 от 23.12.2010, наименование организации:

Министерство образования РФ

Вологодский государственный университет

(ВГУ)

место составления приказа: г.Вологда

заголовок: Об обеспечении студентов учебной литературой

Констатирующая часть:

В соответствии с приказом министра от 18. 12. 2010 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

Распорядительная часть:

Заведующей библиотекой Л. И. Смирновой организовать проверку состояния фондов учебной литературе и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28. 12. 2010.

Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которую необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинами, к 05. 01. 2010.

Бухгалтерии (гл. бухгалтер В. А. Петрова) университета выделить библиотеке средства, необходимые для закупки учебной литературы.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И. Н. Кузнецова

Подпись:

5. Разработать формуляр-образец протокола

6. Составить проект служебного письма

Данные: Директору рекламного агентства «Эра» Н.И.Черкасову, пр.Строителей, д.5, г. Мирный 185345 Об изготовлении и размещении баннера 29.05.2012 №58/03-05,с просьбой изготовить и разместить рекламного баннера по ул.Садовой в районе магазина «Цветы» на 23 дня с 18 июня по 11 июля. Оплата изготовления и размещения гарантируется. Автор документа - Фирма «Весна», 160029 г.Вологда, ул.Морская, д.45 Генеральный директор И.А.Алексеев. Исполнитель И.А. Антонова 45-25-40. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

ПК 1.5. Осуществлять формирование и хранение дел получателей пенсий, пособий и других социальных выплат.

1. Составить схему этапов работы с а) входящими документами б) исходящими в) внутренними

2. Изучить требования нормативно-методических документов к регистра­ции и построению информационно-справочного аппарата. Изучить раздел Основных положений ГСДОУ разд. 3.2.1 (Ч.3.стр.17-18), Правила по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти обратив внимание на состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных картотек.

Распределить документы для регистрации, зарегистрировать документы:

1.Приказ № 127 от 12.04.2011 о предоставлении отпуска Андреевой А.Ю.

2.Письмо № 21-04/56 от 10.05.2011 от АО «Эра»

3.Письмо-приглашение от общества «Знание на семинар от 03.05.2011

4.Факс-заявление от Иванова С.О.

5.Рекламный проспект фирмы «Маяк»

6.Распоряжение директора № 24 от 28.04.2011 о работе в праздничные дни.

7.Информация об итогах работы в Департамент .

8.Приказ о командировке сотрудника Савиной О.П. в Шексну.

9.Запрос Департамента об информации от 12.04.2011 №17/01-2

10.Справка Семеновой Н.А. о работе в качестве ведущего специалиста.

11.Телеграмма-поздравление с юбилеем организации.

12.Письмо о поставке оборудования в фирму «Профмебель» № 65\098 от 24.04.2011

13.Приказ о приеме нового сотрудника №25/05-03 от 30.04.2011

14.Газета «Городок» от 05.05.2011

15.Письмо в архив завода «Синтез» № 35 от 28.04.2011

3. Создать журнальную форму регистрации

4. Оформить номенклатуру дел

5. Перечислить требования к формированию дел

6. Изучить правила формирования дел для архивного хранения

7. Сформировать документы в дело

8. Оформить обложку дела

9. Составить опись на дела постоянного и временного хранения

10. Изучить нормативные требования к организации документооборота в государственных учреждениях. Изучить ГСДОУ разд. 3.1 (Ч.3.стр.14-16), Правила по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Сделать письменный вывод о степени регламентации в нормативных документах общих принципов организации документо­оборота, правил прохождения документов, уяснить методику подсчета документооборота.

11. Изучить Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

Ознакомиться со спецификой работы с обращениями и запросами депутатов

12. Назовите формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях

13. Заполнить регистрационный лист, РКК, журнал учета приема граждан, сводку о нарушениях срока исполнения и неисполненных обращениях граждан

14. Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, и подготовке документов к сдаче в архив организации: Изучить Основные правила работы архивов организаций и соответствующие разделы ГСДОУ , Правил по делопроиз­водству в федеральных органах исполнительной власти и вы­писать правила формирования дел, порядок проведения экспертизы цен­ности документов, порядок подготовки документов к сдаче в архив организации.

15. Оформить дела для сдачи в архив организации:

• пронумеровать документы дела;

• составить внутреннюю опись;

• составить заверительную надпись;

• оформить обложку дела.