11. Навести характеристику документів, які входять до номенклатури справ з кадрового діловодства. Визначити посадових осіб в організації, які несуть відповідальність за їх належне оформлення.

Кадрове діловодство — це діяльність, яка передбачає створення та організацію роботи з документами особового складу з питань оформлення, прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенс забезп працівників.

Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи:

• особисті документи працівників;

• організаційно-розпорядча документація;

• первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів належать такі: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які видаються працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну пла-ту, рекомендаційні та атестаційні листи тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами. До організаційних належать статути, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку; до розпорядчих — накази, постанови, ріше-ня, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних- доповідні та пояснюв записки, листи, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. поділяють на дві взаємозв’язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персон обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку).

В організаціях з невеликою штатною чисельністю наказом керівника призначається відповідальна особа за ведення кадрового діловодства. Відповідальність за зберігання особових справ несе перший керівник організації або вповноважена ними особа — начальник відділу кадрів, менеджер з персоналу, юрисконсульт, секретар.

відпов особа- бухгалтер, менеджер з персоналу, спеціаліст з питань діловодства та контролю, помічник директора

12.Навести порівняльну характеристику методів і описати процедуру оцінювання персоналу під час зарахування до кадрового резерву та визначення потреби у професійному навчанні й підвищенні кваліфікації.

Вивчення й оцінка претендентів у резерв мають здійснюватися на підставі використання прогностичних і практичних (спирається на оцінку результатів практ діяльн працівн) методів оцінки персоналу. Серед прогностичних методів особливе місце займають різні анкети, тести, співбесіди й апаратурні методики, що визначають загальну здатність та окремі здібності кандидата в резерв до управлінської діяльності.

1. Особисті тести (еф-ть 40%). Психодіагностичні тести на оцінку рівня розвитку окремих особистісних якостей або належність людини до окремого типу.

2. Метод анкетування: складається анкета з перерахуванням всіх ділових і особистих якостей, які необхідні для спеціаліста або керівника. Анкетний метод дозволяє одержати комплексну та різноманітну оцінку ділових і особистих якостей, виявити позитивні та негативні сторони діяльності.

3. Інтерв’ю (еф-ть 30%). Бесіда, направлена на збір інформації про досвід, рівень знань і оцінку професійно важливих якостей претендентів. Інтерв’ю дає глибоку інформацію про клієнта.

Етапи процесу оцінювання:

• Встановлення об’єкту оцінювання

• Встановлення критеріїв оцінювання

• Вимірювання досягнутих показників діяльності результатів праці, якостей персоналу

• Порівняння досягнутих показників з встановленими критеріями

• Обговорення результ оцінки з працівниками

• Прийняття коригуючих дій та рішень

Визначення потреби в підготовці персоналу — це встановлення невідповідності між професійними знаннями, уміннями та навичками, які повинен мати персонал організації для виконання її поточних і перспективних цілей та тими наявними знаннями, уміннями й навичками, котрі персонал має на теперішній час. здійснюється на всіх рівнях управління: організації в цілому, структурного підрозділу, працівника.

Відділ підготовки персоналу при визначенні потреби у навчанні враховує, насамперед, стратегію управління організацією та стратегію розвитку персоналу, оцінку рівня професійної придатності працівників. Рішення щодо визначення обсягів професійного навчання по конкретним групам працівників в розрізі структурних підрозділів приймається після консультацій з лінійними керівниками виходячи із обсягів виробничої програми підрозділу, оцінки професійного потенціалу підлеглих у тісній співпраці з службою управління персоналу організації.

факторами, що обумовлюють потребу в навчанні персоналу можуть бути ріст обсягів бракованої продукції з вини працівника, випадки порушення технологічної дисципліни, поломки обладнання та виробничого травматизму. Слід приймати до уваги виконання основних показників роботи підрозділу, звернути увагу на кількість скарг клієнтів, величину втрат робочого часу, плинність кадрів, рівень виконання норм виробітку тощо.

На рівні окремого працівника визначення потреби в професійному навчанні здійснюється на основі складання індивідуального плану розвитку, проведення періодичних атестацій та планування трудової кар’єри.

Потреба в навчанні визначається: в процесі відбору кандидатів на вакансії, під час вступу на нову посаду, в процесі атестації працівників.

На основі визначення потреби у професійному навчанні організації служба управління персоналом формулює конкретні цілі кожної навчальної програми.

13. Розкрити взаємозв'язок між плануванням потреби у персоналі, професійним підбором та формуванням кадрового резерву. Навести показники, які характеризують ефективність роботи з кадровим резервом в організації.

Планування потреби в персоналі кадрова програма спрямована на оцінку як кількісної, так і якісної потреби в персоналі, що відповідає на питання: скільки, коли і який саме персонал буде потрібен організації.

Підбір персоналу - це ряд дій, спрямованих на залучення кандидатів, які володіють якостями, необхідними для досягнення цілей, що стоять перед підприємством. Суть цього процесу полягає в тому, щоб з урахуванням вимог до кандидата на наявну вакансію залучити придатних кваліфікованих працівників для наступної їхньої оцінки і прийому на роботу.

Під резервом керівників розуміється група працівників, яку відібрано для висування на керівні посади за результатами оцінки їхніх здібностей, рівня професійної підготовки, ділових та особис­тих якостей.

Про ефективність формування резерву керівників в організації свідчать такі показники:

1) Ефективність підготовки керівників у межах організації (Е_під):

д е Ч_кп – кількість ключових посад, зайнятих співробітниками, які перебували у резерві, за період; Ч_зп – кількість звільнених керівників з посад, на які був створ резерв, потягом періоду.

2) Плинність резерву

д е Р_зв – кількість співробітників із резерву, які залишили організацію протягом певного періоду;

Р_со – середньооблікова чисельність осіб, які перебували у резерві протягом певного періоду.

Норма – до 6%

3) Середній термін перебування у резерві до зайняття ключової посади (t_рез):

д е П_р – кількість (сума) років між зарахуванням до резерву і зайняттям ключової посади для усіх співробітників, які перебували у резерві й зайняли ключові посади протягом періоду;

Р_з – кількість співробітників, які перебували у резерві і зайняли ключові посади протягом періоду;

4) Готовність резерву (Г_рез):

д е Ч_кп – кількість ключових посад, для яких створений резерв;

ЗЧ_п – загальна кількість ключових посад.

5) Середня кількість резервістів на одну посаду ключову посаду, на яку створений резерв (Р_сер)

.