12.Хранение док-тов.Подготовка док-тов к времен-ному хранению.

Подготовка док-тов к временному хранению и использованию включает экспертизу научно-исторической,социально-куль- турной и практической ценности док-тов,оформление дел,описание дел, обеспечение сохранности док-тов,передачу дел в ведомственный архив организации.Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, которая определяет научно-историческое и иное в целях отбора на хранение.Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации в составе 3-5чел..Экспертная комиссия:1)рассматрива- ет проекты номеклатур для учреждения и его структурных подразделениях.2)организует ежегодный отбор док-тов на хранение и уничтожение.3)рассматривает описи на дела постоянного хранения подлежащие передаче в гос-ный архив и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения.4)учавствует в подготовке и рассмотрении проектов перечней док-тов типовых и примерных номенклатур дел.Отбор док-тов и дел к уничтожению оформляется актом.Акты утверждются руководством организации. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,нумерации листов.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.Дела постоянного,долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению которое предусматривает:подшив- ку дела на 4 прокола;нумерацию листов в деле в правом верхнм углу черным графитовым карандашом;составление заверительной надписи дела;составление в необходимых случаях внутренней описи док-тов дела;описание дела на обложке.В процессе группировки док-тов в дела составляется внутренняя опись док-тов находящихся в деле.Она помещается в начале дела и включает индексы док-тов,краткое содержание,даты и номера листов в деле. Листы внутренней иписи нумеруются отдельно.Внутренняя опись составляется для дел постоянного хранения сформированных по видам и разновидностям док-тов.На все завершенные в делопроиз-ве организации дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу прошедшие экпертизу ценностей, сформированные и оформленные в соответствии с действующими правилами ежегодно составляются описи дел.Опись является учетным док-том и основным видом справочного аппарата к док-там,обеспечивающим их оперативный поиск.Указанные описи вместе с делами представляются в архив через 2 года после завершения дел в делопроиз-ве.Производится просмотр дел: 1)соответствие содержания док-тов в деле заголовку дела. 2)правильность оформления и группировки док-тов включенных в дело.3)кач-во подшивки.4)нумерация листов дела.5)наличие внут- ренней описи дела и правильность ее оформления.6)наличие заверительной надписи.При составлении описи дел должен быть выполнен ряд обязательных требований:1)заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации.2)каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. 3)графы описи заполняются в точном соответствии с теми све- дениями которые вынесены на обложку дела.В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись,в которой цифрами и прописью указывается кол-во дел,включенных в опись,первый и последний номера дел по описи.