6.Прием и обработка входящих док-тов.

Движение входящих док-тов в организации происходит в определенной последовательности и включает в себя стадии: 1)прием и первоначальная обработка входящей корреспонденции. 2)предварительное рассмотрение и распределение док-тов.3)регист- рация.4)рассмотрение руководством и передача на исполнение.Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается канце- лярией или работникам,как правило в день поступления.До вскрытия конверта проверяется правильность ее доставки по адресу. В случае обнаружения доставленной корреспонденции не по адресу она возвращается с пометкой «ошибочно доставлено» а при повреждении составляется акт один экземпляр которого с поврежденной информацией направляется отправителю а второй остается в организации.В случае отсутствия в конвертах приложений отснятых листов и других элементов письма отправителю посылается запрос или сообщение по телефону а на документе ставится пометка «приложения затребованы» с указанием даты запроса.Завершается первоначальная обработка док-тов их сортировкой на регистрируемые и неригистрируемые.Не подлежат регистрации делопроиз-ной службой:1)док-ты присланные в копии для сведения.2)телеграммы и письма о разрешении командировок.3)месячные,квартальные,полугодовые отчеты.4)переводные и аккредитивные телеграммы.5)плановые док-ты.6)извещение об отправке ценностей.7)формы статистической отчетности.8)сообщения о заседаниях,совещаниях. 9)поздра-вительные открытки,письма.10)рекламные материалы,плакаты. Регистрация док-тов-фиксация факта поступления или создания док-та путем построения на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о док-те в регистрационных формах. Установлен следующей состав реквизитов для регистрации входящих док-тов в регистрационной форме:1)регистрационный индекс поступившего док-та.2)дата поступления док-та.3)автор. 4)название док-та.5)дата док-та.6)регистрационный индекс. 7)заголовок док-та или его краткое содержание.8)резолюция. 9)срок исполнения.10)подпись исполнителя и дата получения. 11)отметка об исполнении. 12)индекс дела.Сведения о входящих док-тах вносятся в регистрационную форму на всех входящих док-тах на нижнем поле первого листа справа проставляются регистра-ционный штамп с указанием сокращенного наименования организации-получателя,даты получения и индекса.Индекс-это порядковый номер регистрации док-та в регистрационной форме.После регистрации док-ты делятся на требующие обязательного рассмотрения и направляемые непосредственно в структурное подразделение и ответственным испполнителям.Док-ты должны рассматриватся в кратчайший срок как правило в день поступления.Рассмотренные руководителем док-ты по его указанию после переноса резолюции в регистрационную форму передаются для исполнения работникам с обязательной отметкой в журнале под роспись.Телеграммы,сообщения для руководства принимаются их секретарями регистрируются и докладываются руководству.На док-те не требующем исполнения или ответа исполнителем проставляется отметка об ознакомлении и о направлении док-та для хранения в соответствующее дело.