23.Справочно-информационные док-ты правила их оформления (телеграммы,телефонограммы, доверен-ности).

Доверенность является док-том который организация выдает должностныи лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей или на совершение каких-либо действий.В зависимости от того кем оформляются полномочия (предприятием или частным лицом) доверенности подразделяются на официальные и личные.Телеграммы-документальное сообщение переданное по телеграфу.По видам различают телеграммы внутренние(в пределах страны) и международные. Внутренние могут быть междугородними и местными.Они могут быть входящими и исходящими.Основные реквизиты телеграммы: место,дата,время передачи телеграммы;регистрационный номер и отметка об особом виде телеграммы,адресат,ссылка на индекс и дату входящего док-та,текст,подпись.После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, наименование должностного лица подписавшего телеграмму. Текст телеграмм излагается предельно кратко прописными буквами без союзов,предлогов,без переносов и исправлений.Телефонограмма

Является официальным сообщением,переданным по телефону и используется для передачи приема и записи оперативной информации.Обязательными реквизитами ее является:наимено- вание учреждений адресата ;реквизиты «от кого» и «кому» с указанием должности,фамилии и инициалов,должностных лиц,номера,даты и время передачи и приема телефонограммы; должности,фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефонограмму,номер телефона;текст,подписи.

25.Организация работы ведомственного архива

Ведомственные архивы-это архивные учреждения или структурные подразделения гос-ных органов,гос-ных предприятий, осуществ-ляющие прием и хранение док-тов этих гос-ных органов,гос-ных предприятий в течении периода времени,установленного законом.В гос-ных архивах хранятся :1)док-ты президента РБ высших органов гос-ной власти-15 лет.2)док-ты органов иностранных дел,госбезо- пасности,обороны-30 лет.3)док-ты местных советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов а также предприятий, учреждений областного подчинения-10лет;городского и районного подчинения-5лет;4)научно-техническая документация-не более 25 лет. 5)записи актов гражданского состояния и нотариальные записи,док-ты по личному составу-75лет;По истечении указанных сроков док-ты постоянного хранения передаются в установленном комплекте в упорядоченном состоянии.В архивеорганизации хранятся:1)законченые делопроиз-вом док-ты,образующиеся в результате деятельности структурных подразделений.2)док-ты ликвидированных организаций входящих в систему учреждений. 3)личные фонды.4)печатные издания,дополняющие материалы а также материалы необходимые для информационно-справочной работы. 5)научно-справочный аппарат(описи дел)Ведомственный архив-важнейший заключительный участок организации делопроиз-ва учреждения,который организует свою работу в соответствии с законом РБ «о национальном архивном фонде и архивах РБ».В законе раскрыта сущность национального архивного фонда;определены порядок создания и виды архивов,состав док-тов.В инструкции вместе с правилами по делопроиз-ву установлен порядок формирования дел проведения экспертизы ценности док-тов,оформление дел и составление описи.В соответствии с этими нормативными актами в министерствах и других центральных органах управления,организациях разрабатываются положения о ведомственном архиве,утверждаемые руководителями этих субъектов.Для работников архива разрабатываются должностные инструкции где указываются виды работ выполняемые работ-никами архива их обязанности и права.Должностная инструкция разрабатывается и для лица ответственного за архив в организации,который назначается в соответствии с приказом руководителя.В ведомственном архиве составляются годовые планы и отчеты работы графики передачи дел в ведомственный архив от структурных подразделений график передачи дел постоянного хранения в гос-ный архив.В годовом плане архива указываются конкретные виды работ с указанием объема каждого из них.Отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей(набор,контроль за работой сотрудников)тогда их трудоемкость выражается только затратой времени.