2.1 Разработка таблицы "Персональные мероприятия"

Вместо того чтобы добавлять дополнительные поля в таблицу "Сотрудники", можно поместить информацию о кодах сотрудников в таблицу "Персональные мероприятия" и связать ее с таблицей "Со­трудники". Такой подход является более правильным по следующим причинам:

К каждому сотруднику может относиться более одного персонального мероприятия. Поэтому в таблицу "Сотрудники" необходимо было бы добавить много полей. Например, чтобы сохранить в табли­це "Сотрудники" информацию о ежеквартальных отчетах, необходимо добавить четыре поля. соответст­вующие кварталам. Это может сильно замедлить процесс обработки данных.

При создании новой таблицы можно классифицировать вес типы персональных мероприятий и ис­пользовать для хранения информации о каждом из них одни и те же поля. Эта возможность делает процесс разработки таблицы "Персональные мероприятия" более простым.

• Каждого сотрудника однозначно определяет номер, хранящийся в поле "КодСотрудника" таблицы "Сотрудники", поэтому таблицу "Персональные мероприятия" можно связать с таблицей "Со­трудники" по полю "КодСотрудника". При этом исчезает необходимость хранить информацию о ка­ждом сотруднике в таблице "Персональные мероприятия", поскольку наличие связи между таб­лицами позволяет применить к ним операцию соединения и оперировать с двумя таблицами так, как если бы это была одна таблица. Минимизация повторяющихся данных является в данном случае вознаграждением -за использование реляционной модели данных.

• Персональные мероприятия часто являются конфиденциальными, поэтому доступ к информации о персональных мероприятиях должен быть ограничен. Access 97 позволяет ограничить права доступа к отдельным полям таблицы, но ограничить права доступа к целой таблице гораздо проще.

Таблица "Персональные мероприятия" имеет достаточно простую структуру и легко различимую связь с таблицей "Сотрудники", поэтому для разработки ее структуры нет необходимости в дополнительных теоретических знаниях.

Какую информацию должна содержать таблица?

При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информацию должна содержать таблица.

Информация о типичных персональных мероприятиях может включать в себя следующее:

• Важные даты. Дата приема на работу и дата увольнения являются наиболее важными для сотруд­ника, но для бухгалтерии важными датами являются даты изменения заработной платы сотрудника. изменения надбавки или начисления премии. Поэтому необходимо хранить информацию о том. ко­гда запланировано то или иное персональное мероприятие, и о том. когда оно произошло.

• Типы мероприятии. Использование кратких кодов для идентификации мероприятия вместо полного описания мероприятия позволяет ускорить работу и уменьшить размер базы данных. В таблице "Персональные мероприятия" в качестве кодов будут использованы однобуквенные сокращения. Например, "П" — принят, "У" — уволен и т. д.

• Ответственный за мероприятие и начальник. Как правило, ответственный инициирует мероприя­тие, а начальник утверждает его. Поэтому в таблице для каждого мероприятия должны храниться коды ответственного и начальника.

Таблица 1. Поля таблицы "Персональные мероприятия"

Имя поля 1	Тип данных 2	Описание 3
КодСотрудника	Числовой	Код сотрудника, с которым связано мероприятие. Зна­чение этому полю присваивается на основе значения поля "КодСотрудника" таблицы "Сотрудники", с кото­рой связана таблица "Персональные мероприятия".
ТипМероприятия	Короткий текст	Сокращение от названия мероприятия. "П" = прием на работу, "Н" = изменение надбавки. "К" = квартальный отчет. "Г" = годовой отчет, "0" = изменение оклада. "У" - увольнение, "М" = начисление премии.
КодОгветственно­го	Числовой	Код сотрудника, инициировавшего или реко­мендовавшего проведение мероприятия.
ДатаПлана	Дата/Время	Запланированная дата проведения мероприятия.
КодНачальника	Числовой	Код сотрудника, утвердившего проведение мероприя­тия.
ДатаФакт	Дата/Время	Дата проведения мероприятия. Поле остается незапол­ненным. если мероприятие не проведено.
Рейтинг	Числовой	Рейтинг сотрудника по 9-бальной шкале. Не­заполненное поле означает отсутствие рейтинга. Значе­ние 0 зарезервировано для уволенных сотрудников.
Сумма	Денежный	Месячный заработок, ежеквартальная премия или надбавка.
Примечание	Длинный текст	Полное описание мероприятия (его длина может достигать 64000 символов). В этом поле ответственный за проведение мероприятия и начальник могут оставлять свои замечания.

• Денежные суммы. Расчет заработной платы производится на основе месячного заработка, надбавок и премий. Премии начисляются по итогам ежеквартальных отчетов, а надбавки по количеству кон­трактов, заключенных сотрудником. Денежные суммы. Расчет заработной платы производится на основе месячного заработка, надбавок и премий. Премии начисляются по итогам ежеквартальных отчетов, а надбавки по количеству кон­трактов, заключенных сотрудником. Денежные суммы. Расчет заработной платы производится на основе месячного заработка, надбавок премий. Премии начисляются по итогам ежеквартальных отчетов, а надбавки по количеству кон­трактов, заключенных сотрудником.

• Рейтинг сотрудника. Рейтинг сотрудника отражает текущие показатели производительности. Значе­ние 9 является максимальным рейтингом, 1 — рейтинг кандидата на увольнение- а 0 используется для уволенных сотрудников.

• Примечания. Часто персональное мероприятие требует дополнительных пояснений, поэтому такая информация также должна быть включена в таблицу.

Профессиональный работник отдела кадров может подумать о дополнительной информации, ко­торая, по его мнению, должна содержаться в этой таблице. Например, информации об отпусках, боль­ничных, времени стажировки и т. д. Таблица "Персональные мероприятия", безусловно, не претендует на полноту и совершенство — это всего лишь пример. Тем не менее, работа с этой таблицей и ее усовершенствование поможет научиться основным приемам работы с Access 2013 и использовать полученные знания при создании своих приложений.