Зразок відповіді на лист-претензію

Шановні________________________________________________

Ваш лист за № від викликав у нас здивування з приводу звинувачення та претензії щодо затримки передання вам технічної документації. Ми розуміємо, що ситуація вкрай неприємна для нас і для вас і потребує з’ясування.

Насамперед ми знімаємо з себе вину за згадану затримку й хочемо нагадати обставини, за яких це сталося. Згідно з п. нашої угоди, технічну документацію необхідно передати протягом з дня відкриття вами на

нашу користь безвідкличного акредитиву на суму гривень. Крайнімтерміном відкриття акредитиву було визначено . Однак ви порушили зобов’язання й запізнилися на днів. Гадаємо, ви розумієте, що саме порушення вами угоди зумовило затримку передачі технічної документації.

Враховуючи сказане вище, вважаємо ваші звинувачення безпідставними і просимо відкликати претензію. Технічна документація буде передана до .

З повагою

посада підпис

У відповідях на листи-претензії часто вживаються наведені нижче звороти.

Якщо ви погоджуєтесь з висунутими звинуваченнями, пред’явленою претензією: Розуміємо вашу стурбованість з приводу... Нам дуже прикро, що змусили вас хвилюватися через... Вибачте, що завдали вам клопоту з... Просимо вибачення за зайві хвилювання з приводу... Просимо врахувати, що в нас виникли серйозні труднощі... Ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що... Це сталося через те, що... Затримка у виконанні замовлення значною мірою зумовлена тим, що... Ми визнаємо свою провину ( вину)... Просимо вибачення за цю прикру помилку, що завдала вам стільки клопоту... Ми робимо все можливе для завершення всіх робіт у передбачений контрактом термін... Ми намагатимемося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації...

Якщо вважаєте претензію безпідставною: Ми дуже здивовані вашими звинуваченнями щодо... Ми були прикро вражені пред’явленою нам претензією... Не можемо погодитися з вашими звинуваченнями з приводу... Вважаємо ваші звинувачення безпідставними... Ми були прикро вражені вашою безпідставною критикою... Ми відхиляємо вашу претензію... Знімаємо з себе відповідальність за затримку ... і хочемо нагадати обставини, за яких вона сталася... Вважаємо, що затримка в передачі технічної документації сталася не з нашої вини... Ми змушені були затримати передачу робочих креслень, оскільки ви на днів запізнилися з оплатою попередніх робіт... Оскільки поломка сталася через порушення інструкції з техніки експлуатації, ми відхиляємо ваші претензїі щодо якості роботи генераторів... Ураховуючи все сказане вище, вважаємо ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію...

Лист-запит

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із про­ханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо.

Часто лист-запит — комерційний документ, звертання по­купця до продавця з проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропо­зицію на поставк Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, з рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо. Оформлюючи за­пит на товар, який зацікавив вас, ви повинні зазначити підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, мо­дель, термін та інші умови поставки. Ціна в запиті, як правило, не обумовлюється, але слід зазначити, в якій валюті ви маєте намір заплатити.