Объекты базы данных

Объектами базы данных являются:

Таблицы - совокупность записей, где хранится основная информация.

Форма представляет собой специальный формат экрана, используются для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи.

Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью Access могут создаваться несколько видов запросов. Отчеты – это средство организации данных при выводе на печать.

Из всех типов объектов только таблицы предназначены для хранения информации. Остальные используются для просмотра, редактирования, обработки и анализа данных – иначе говоря, для обеспечения эффективного доступа к информации.

Типы данных

Текстовый – наиболее чисто используемый в Access тип данных. Этот тип данных подходит для хранения адресов, для полей с кратким описанием, для числовых данных, не требующих расчетов, таких, как телефонные номера и почтовые индексы. Длина – 255 символов.

Длинный текстовый – предназначен для полей, длина которых превосходит 255 символов. Пример: длинное поле описания. Поле Memo может хранить до

65 535 символов, что приближенно равно 32 страницам текста.

Числовой. Данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип

«Денежный»).

Дата/время. Значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов. Можно вводить даты с 1 января 100 года по 31 декабря 9999 года. Access предлагает несколько различных форматов дат.

Денежный. Используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений, для выполнения вычислений над полем, которое содержит числа, в левой части которых не более 15 знаков, а справа от запятой не более четырех знаков.

Счетчик. Автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи с использованием этого типа данных либо, выбрав соответствующий пункт в свойстве Новое значение этого поля. Если удалить одну из последовательных записей, этот тип поля не запомнит и не перенумерует удаленное значение. Это значение будет просто отсутствовать.

Логический (Да/нет). Данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Значения Null не допускаются.

Поле объекта OLE. Объекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE.

Гиперссылка. Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL.

Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком.

Несовместимые данные

Необходимо соблюдать для одних наименований полей данных одинаковый тип данных.

Создание таблицы в Access 2013.

Создание таблицы с помощью конструктора.

Задание 1.

1. На своей флэшке, создайте папку и дайте ей имя Microsoft Access.

2. Запустите Microsoft Access 2013. Выберите Пустая база данных.

3. Сохраните базу данных в своей папке как «Регистратура поликлиники», для этого:

   1. в строке Имя файла введите новое имя базы данных – Регистратура поликлиники

   2. Затем, необходимо сохранить базу в своей папке, для этого нажмите Поиск расположения размещения базы данных и выберите на своей флэшке папку.

4. Для перехода к работе с самой базой нажмите на кнопку «Создать» .

5. После нажатия на кнопку Создать появляется пустая таблица, в которой следует сначала ввести названия полей (т.е. названия столбцов), а уже потом вносить данные.

При создании базы данных данные сохраняются в таблицах — списках строк (записей) и столбцов (полей), относящихся к конкретной области.

П ри создании новой базы данных автоматически создается новая таблица. Также таблицу можно создать с помощью добавления новой таблицы в существующую базу данных, импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, текстовый файл или другая база данных.

Внимание! Для того чтобы ввести название поля, необходимо:

1. Открыть вкладку «Поля» в блоке «Режимы», нажать на кнопку «Режим» и выбрать команду «Конструктор».

2. В появившемся диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы – Пациенты. Нажмите кнопку ОК.

3. В появившейся таблице введите следующие названия полей (столбцов) и укажите соответствующий тип данных из раскрывающего списка:

Имя поля	Тип данных
Номер карточки	Числовой
Фамилия	Короткий текст
Имя	Короткий текст
Отчество	Короткий текст
Телефон	Короткий текст
Город	Короткий текст

После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере одно поле для использования в качестве первичного ключа. Ключом называется набор атрибутов, однозначно определяющий запись. Существуют следующие виды ключей. Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора.

Первичный ключ – представляет собой одно или несколько полей (столбцов), значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний ключ-представляет собой одно или несколько полей (столбцов), содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ связи таблиц.

Установите курсор в поле Номер карточки и нажмите Ключевое поле

4. Нажмите кнопку «Сохранить» , которая располагается над вкладкой «Файл».

6. Перейдите к полученной таблице, для этого откройте вкладку «Конструктор» в блоке «Режимы» нажать на кнопку «Режим Таблица».

7. Добавьте еще один столбец – Дата рождения. Для этого:

   1. В полученной таблице наведите указатель мыши к названию последнего поля, т.е. к полю «Щелкните для добавления».

   2. Нажмите 1 раз левую клавишу мыши и выберите тип данных, которые будут вводиться в данном столбце – Дата и время.

   3. Удалите название «Поле1» и введите нужное имя – Дата рождения.

Занесите данные как на таблице, пустые строки заполните сами. Столбец (поле) Телефон оставьте пустым.

Номер карточки	Фамилия	Имя	Отчество	Телефон	Город	Дата рождения
1020	Аншаков	Илья	Ивановна		Аргун	05.10.80
1025	Иванова	Кира	Петровна		Грозный	06.06.81
4030	Перова	Ира	Руслановна		Грозный	10.09.80
20	Акимов	Андрей	Сергеевна		Москва	13.07.82
1056	Прекрасная	Василиса	Дмитриевна		Киев
1057
25
3030

8. Заполните поле Телефон, используя маску ввода.

Маска ввода – это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы. При вводе данных нет необходимости набирать эти постоянные символы, достаточно заполнить пустые позиции.

Для того чтобы установить маску ввода, необходимо:

1. Перейти в режим «Конструктор». Сохраните изменения каждый раз когда меняете режим.

2. В таблице выделите поле «Телефон».

3. В низу под чертой «Свойства поля» в строке «Маска ввода» нажмите кнопку Обзор, выберите любой шаблон и нажмите Список: откроется диалоговое окно Настройка масок ввода, заполните его как на рисунке. Нажмите кнопку «Закрыть».

4. Выберите вновь созданную запись «Телефон» и «Готово»

5. Перейдите в режим таблицы.

9. Заполните столбец Телефон по образцу: +7(928)564-25-02

Внимание! Знак «дефис» набирать не нужно, он появится автоматически!

10. Сохраните изменения в таблице, нажав на кнопку «Сохранить».

11. Переименуйте поле таблицы Город на Адрес. Для этого по имени поля вызовите контекстное меню и выберите команду «Переименовать поле». Удалите старое название и введите новое. Нажмите клавишу Enter.

12. Для таблицы установите шрифт – Times New Roman и размер – 17. Для этого:

Выделите всю таблицу: