15. Электронный бланк как совокупность постоянной и переменной информации. Поля формы и их назначение. Виды полей форм. Панель Формы: вызов на экран, описание основных команд. Защита поля формы.

Электронный бланк как совокупность постоянной и переменной информации 

Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере. Электронный бланк используется многократно, поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон остается основой для других документов, а сам остается неизменным.

орма - это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.

Поля формы – незаполненные графы.

Виды полей формы:

-текстовое поле

-поле переключатель (Если форма составляется в виде вопросника, предлагающего ответы типа "Да" или "Нет", то удобно использовать поля-переключатели)

-поле со списком(возможность выбрать нужный вариант из списка, а не вводить его вручную).

Панель Формы: вызов на экран, описание основных команд

Панель инструментов Формы (Forms) по умолчанию скрыта от пользователя, как и многие другие панели. Чтобы вызвать ее, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выбрать Формы (Forms). Есть и другой способ: в меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов (Toolbars) и в раскрывшемся списке доступных панелей найдите и кликните по панели Формы (Forms).

Панель инструментов ФОРМЫ

1. Текстовое поле. Эта кнопка служит для вставки в шаблон документа текстовых полей различного типа. Это может быть собственно сам текст, число, дата, время или поле формул (вычисления).

Параметры текстового поля

В поле Текст по умолчанию (DefaultText) вы можете ввести образец текста, чтобы пользователь смог сразу же понять, что именно ему следует вводить в это поле.

Поле Максимальная длина (Maximumlength) позволяет ограничить количество вводимых пользователем символов.

Поле Формат текста (Textformat) предлагает установить определенное форматирование вводимого текста.

2. Флажок. Элемент Флажок (CheckBoxFormField) используется в основном для всякого рода анкет, бланков, где требуется отмечать галочкой соответствующие опции. Для этого поля также доступны различные параметры по щелчку на кнопке Параметры поля формы (FormFieldOptions).

3. Поле со списком. Вставка Поля со списком (Drop-DownFormField) позволяет пользователю выбирать какие-либо данные (заранее введенные вами) из раскрывающегося списка. Чтобы ввести эти данные, необходимо либо дважды щелкнуть по полю или щелкнуть на кнопке Параметры поля формы (FormFieldOptions), что приведет к открытию диалогового окна с доступными опциями для этого поля.

4. Нарисовать таблицу и Добавить таблицу. Эти кнопки по своему назначению аналогичны одноименным командам в меню Таблица (Table). На панели инструментов ФОРМЫ эти кнопки находятся для удобства пользователя, если необходимо поля формы вставлять в ячейки таблицы.

5. Добавить рамку. Эта кнопка позволяет вставить в ваш шаблон документа рамку. Рамка обычно выглядит как отдельный блок на странице. Он может обтекаться текстом со всех сторон или располагаться сбоку от текста. Это своеобразный контейнер для текста или для тех же полей.

6. Затенение полей формы. Затенение полей формы (светло-серым фоном) позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить. При печати оно не отображается.

7. Очистить поле формы. При нажатии на эту кнопку происходит очистка (удаление) всех введенных данных в полях формы.

8. Защита формы. После того, как вы создали свой шаблон документа, вам необходимо оградить неизменяемые данные в документе от случайного изменения или удаления и запретить пользователю вносить любые изменения в документ, кроме вставки данных в определенные поля. Для этих целей и служит эта специальная кнопка - Защита формы (ProtectForm). Щелкните на ней. C этого момента при создании документа на базе этого шаблона пользователь сможет вводить данные только в затененные текстовые поля.

16.Форматирование полей формы. Прямое и стилевое форматирование текста. Стили абзацев и символов. Сохранение созданного шаблона с пустыми полями формы. Создание шаблонов или документов с помощью Мастеров.

Форматирование полей формы

Форма — это защищенный документ, содержащий поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и других типовых документов.

Выделите поле, формат которого нужно изменить. На панели инструментов форматирования выберите команды, позволяющие изменить формат поля: кнопки Полужирный, Курсив, Подчёркнутый позволяют изменить начертание шрифта; в раскрывающемся списке Стиль можно выбрать нужный стиль; в раскрывающихся списках Шрифт и Размер можно выбрать нужный шрифт и его размер; в раскрывающемся списке Выделить можно выбрать цвет заливки; в раскрывающемся списке Цвет шрифта выберите нужный цвет шрифта. Чтобы выровнять поле, используйте кнопки По левому краю, по Правому краю, По центру и По ширине.

Прямое и стилевое форматирование текста

В Word реализованы два принципиально отличающихся способа форматирования текста — прямое (или непосредственное) форматирование и форматирование с использованием стилей.

а. Прямое форматирование текста.

При прямом форматировании выделенному фрагменту поочередно назначаются требуемые параметры оформления. Прямое форматирование является удобным способом оформления отдельных фрагментов документа.

Таким образом, для форматирования текста необходимо:

- выделить фрагмент текста;

-установить нужные параметры (шрифт, размер, интервалы и т.д.)

б. Стилевое форматирование заключается в назначении специальных стилей абзацам или символам.

Стилем называется группа параметров, имеющая уникальное имя. Стиль форматирования может содержать множество различных параметров абзацев и символов (например, размер шрифта, вид, выравнивание абзацев и т.д.). Он хранится вместе с документом или его шаблоном.

Для форматирования текста можно использовать стили двух видов: стиль абзаца, определяющий внешний вид абзаца.Стиль символов, определяющий внешний вид символов.

Стилевое форматирование значительно упрощает форматирование документов. Смысл этой операции заключается в том, что абзацам определенного внешнего вида (в том числе заголовкам) или словам назначается определенный стиль, который хранит в себе данные обо всех параметрах объекта. В случае необходимости изменения стиля всех подобных объектов достаточно изменить параметры стиля, и все эти объекты будут автоматически переформатированы.

Стили хранятся вместе с документами или его шаблонами. Необходимый стиль можно выбрать либо из раскрывающегося списка Стили Панели форматирования, либо с помощью команды Формат|Стиль. По умолчанию этот список содержит имена только тех стилей, которые использовались в данном документе. Чтобы просмотреть список всех стилей, необходимо при раскрытии основного списка нажать клавишу <Shift>.

Стили абзацев и символов.

Особенностью текстовых процессоров Word является то, что они поддерживают два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменить оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Наличие двух стилей позволяет реализоватьдовольно сложные приёмы форматирования, например, когда внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, содержатся фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.

Основное преимущество стилей абзаца состоит в том, что (исходя из названия) их можно применять сразу к целым абзацам текста. Например, для заголовков первого уровня можно задать стиль Header 1 (Заголовок 1), для подписей — стиль Caption (Подпись), для основного текста— BodyText (Основной текст) и т.д. Используя стили абзацев, вы экономите немало времени. Применив стиль для всего текста абзаца, задайте одинаковые атрибуты (шрифт, размер и междустрочный интервал).

Стили символов обеспечивают единое форматирование всего проекта. Стили абзаца применяются ко всему абзацу в целом, в то время как достаточно часто возникает необходимость определенным способом отформатировать отдельный фрагмент предложения, слово или даже символ. Например, часто для первых слов в маркированном стиле необходимо задать полужирное начертание. Для этого и используются стили символов.

Сохранение созданного шаблона с пустыми полями формы. Создание шаблонов или документов с помощью Мастеров.

1)Каждый документ Word базируется на определенном шаблоне. Шаблон - это образец для подготовки типовых документов. В шаблоне Word хранит: стили оформления, макрокоманды, элементы текста и автотекста, индивидуальные меню и панели инструментов пользователя. Различают глобальные шаблоны, шаблоны пользователя и шаблоны рабочей группы (общие шаблоны).

По умолчанию новый документ создается на основе глобального шаблона Normal.dot: все хранящиеся в нем объекты доступны в любое время в любом документе и шаблоне. Normal.dot загружается каждый раз при запуске Word.

После защиты формы нужно сохранить ее как шаблон: меню Файл/Сохранить (или Сохранить как). В диалоговом окне Сохранение документа ввести имя шаблона, в поле Тип файла уже выбран тип: Шаблон документа, нажать Сохранить.

Выбор папки для хранения шаблонов пользователя и шаблонов рабочей группы с целью обеспечения доступа к ним на этапе создания документов на их основе (в диалоговом окнеСоздать) осуществляется в меню Сервис/Параметры, на вкладке Расположение диалогового окна Параметры. В списке Типы файлов выбрать нужный элемент - шаблоны пользователя или общие шаблоны, нажать кнопку Изменить, открывается окно Изменение расположения, в котором указать путь к своей папке, например Z:\Work.

2)Мастер - это средство Word, программа, позволяющая в форме диалога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой информацией, например календарь, газетный лист, ежедневник и др.

Для создания нового документа с помощью шаблона или мастера необходимо:

.В меню Файл выбрать команду Создать. .В открывшемся диалоговом окне в группе Создать установить переключатель Документ. 3.В поле Создать выбрать Шаблон . 4.Нажать кнопку ОК. При выборе шаблона на экране появится его форма, которую можно заполнять своими данными. При выборе мастера выдаётся последовательность диалоговых окон, руководящих созданием документа.