1. Назначение, основные возможности текстового процессора Word. Запуск и завершение работы. Основные элементы окна. Справочная система: команды, окна, Мастер подсказок (помощник), контекстно-зависимая справка. Режимы просмотра документов.

Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста.

Типовая структура интерфейса.

Строка меню содержит имена групп команд, объединенных по функциональному признаку. Строка меню находится в верхней части экрана. Выбор режима из строки меню открывает соответствующее подменю, а выбор определенной опции в нем обеспечивает доступ к меню более низкого уровня.

Строка состояния (статуса) содержит имя редактируемого документа и определяет текущее положение курсора в этом документе. В строке выводится справочная информация.

Строка подсказки содержит информацию о возможных действиях пользователя в текущий момент.

Рабочее поле - это пространство на экране дисплея для создания документа и работы с ним. Максимальный размер рабочего поля определяется стандартными параметрами монитора и составляет 25 строк по 80 знаков каждая.

Координатная линейка определяет границы документа и позиции табуляции. Различают вертикальную и горизонтальную линейки.

Линейка прокрутки служит для перемещения текста документа в рабочем поле окна.

Курсор - короткая, как правило, мигающая линия, показывает позицию рабочего поля, в которую будет помещен вводимый символ или элемент текста.

В режиме управления интерфейсом при помощи клавиатуры четыре клавиши управления курсором передвигают курсор на одну позицию в направлении стрелки. Клавиши <Home> и <End> перемещают курсор в начало и конец текста соответственно. Клавиши <PageUp> и <PageDn> перемещают текст на одну страницу (экран) вверх или вниз.

Индикаторы - знаки или символы, отражающие соответствующие режимы работы программы или компьютера.

Переключатель - элемент экранного интерфейса или команда, используемая для включения или выключения того или иного режима. Индикатор может оказаться и переключателем, если по нему щелкнуть мышью.

 Наиболее часто используемые функции:

-         набор текста;

-         вырезание кусков текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов;

-         вставка кусков в нужное место текста;

-         замена слов одно на другое частично или полностью по всему тексту;

-         нахождение в тексте нужных слов или предложений;

-         форматирование текста, т.е. придание ему определенного вида по следующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

-         автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк;

-         автоматическая нумерация страниц;

-         автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы;

-         выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;

-         переключение программы для работы с другим алфавитом;

-         табуляция строк, т.е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок;

-         при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;

-         если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

-         если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;

-         возможность вставки в текст формул, таблиц, рисунков;

-         возможность создания нескольких текстовых колонок на одной страницы;

-         выбор готовых стилей и шаблонов;

-         для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

-         режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Контекстно-зависимая справка означает, что при нажатии клавиши F1 на экран выводится, в зависимости от текущего контекста, определенная страница справочного файла приложения.

В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа:

• обычный режим;

• режим Web-документа;

• режим разметки страницы;

• режим структуры документа;

• схема документа;

• во весь экран;

• режим предварительного просмотра.

Установка режима производится соответствующей командой меню Вид (для режима предварительного просмотра — меню Файл). Кроме того, четыре первых режима можно вызывать, нажав соответствующую кнопку, находящуюся слева внизу экрана.

Обычный режим просмотра является основным для набора, редактирования и форматирования документов.

В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.

Режим схемы документа предназначен для просмотра документов и их схемы на экране дисплея.

В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. 

Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического (документа, изменить и организовать ее, позволяет автоматизировано создать оглавление документа и формировать заголовки документа.

Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. 

В режиме просмотра во весь экран можно видеть текст документа без лишних экранных элементов. В данном режиме выбирать команды можно только с помощью «горячих» клавиш или из контекстного меню.

2.      Управление окном приложения и окном документа. Структура ниспадающих меню и кнопочных панелей инструментов текстового процессора. Настройка панелей инструментов. Колонтитулы и сноски: назначение, виды, способы создания.

Основой работы в системе Windows является работа с окнами. Любая пиктограмма может быть развернута в окно двойным щелчком мыши.

Окно — это прямоугольная область экрана, в которой выводится определенная информация: содержимое дисков, программы, создаваемые пользователем документы, запросы и сообщения Windows. Окна можно открывать (разворачивать), закрывать, сворачивать, перемещать, упорядочивать, менять размеры . Открытое окно может занимать целый экран или его часть.

Окно может существовать в трех состояниях:

• полноэкранное – окно развернуто на весь экран;

• нормальное – окно занимает часть экрана;

• свернутое – окно «свернуто» до кнопки (уменьшено до размеров пиктограммы).

Понятие управление окном включает действия:

1. изменить размер окна, развернуть окно на весь экран;

2. переместить окно по экрану;

3. свернуть окно, восстановить предыдущий размер окна;

4. упорядочить окна на экране;

5. закрыть окно;

6. переключаться между окнами.

Способы управления окном заключаются в использовании кнопок управления окном; системного меню окна (активность каждой команды зависит от текущего состояния окна); протягивания мышью различных элементов окна; использование клавиатуры.

Панели инструментов содержат кнопки и меню, с помощью которых реализуется доступ к наиболее часто используемым командам. Word позволяет отображать около 20 различных панелей инструментов, однако, как правило, одновременно отображается 2-3. При первом запуске Word отображает две основные панели - "Стандартная" и "Форматирование". Для того, чтобы добавить/убрать панель, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки на любой панели инструментов и из выпадающего списка выбрать нужную панель.

Часто на панели инструментов для отображения всех кнопок не хватает места. Для отображения всех кнопок панели инструментов следует щелкнуть на кнопке "Другие кнопки", расположенной у правого края панели. При этом из выпадающего списка можно будет добавить нужные кнопки.

Вид- панели инструментов

При наборе книг и рефератов часто возникает необходимость использования сносок. В Word имеется два типа сносок: стандартные, располагаемые в конце той страницы, на которой расположена ссылка, и общие для документа, располагаемые в его конце. Первые обычно используют для пояснения по ходу изложения, а наиболее типичное применение концевых сносок – ссылки на источник.

Для создания сноски установите курсор в то место, где должна будет находиться ссылка, и выберите пункт Сноска из меню Вставка - Ссылка. Если вы будете вставлять сноски регулярно, то заметите, что нумерация у них общая, то есть если на первой странице было три сноски, то на второй первая же сноска появится под номером четыре. Чтобы нумерация была индивидуальной для каждой страницы, нажмите в окне Сноски на кнопку Параметры, в результате чего получите возможность изменить ряд дополнительных опций .

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом полях каждой из страниц документа. Колонтитулы содержат текст и изображения, которые можно изменять. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла, а также фамилию автора.

Если необходимо изменить только что добавленный колонтитул, воспользуйтесь дополнительными параметрами, доступными на вкладке Колонтитулы в контекстных инструментах Работа с колонтитулами.

3. Понятия текстового файла и текстового документа. Создание текстовых файлов и текстовых документов. Основные элементы текстового документа: символы, слова, строки, предложения, абзацы. Структура страницы. Структура документа.

Текстовый файл — компьютерный файл, содержащий текстовые данные, как правило, организованные в виде строк. Текстовый файл представляет из себя последовательность символов (в основном печатных знаков, принадлежащих тому или иному набору символов). Это символы обычно сгруппированы в строки (англ. lines, rows). Иногда конец текстового файла (особенно если в файловой системе не хранится информация о размере файла) также отмечается одним или более специальными знаками, известными как маркеры конца файла. Текстовой файл может содержать как форматированный, так и неформатированный текст.

Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).

Создание документов можно производить с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок документов определенного назначения- Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ, который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Основные элементы текстового документа

Символ — минимальная единица текстовой информации. Каждый символ имеет свой код. Слово — произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами. Строка — произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца. Предложение — произвольная последовательность слов, завершающаяся точкой. Абзац — в литературе часть текста, представляющая собой смысловое единство, окончание которой служит естественной паузой для перехода к новой мысли, и обычно выделяемая отступом в первой строке. В документе, оформляемом с помощью компьютера, абзац обычно завершается специальным символом конца абзаца. Страница — составлена из строк и абзацев, таблиц и внедренных в документ объектов. Документ — наиболее крупная единица , где все составляющие его абзацы определенным образом структурированы, снабжены при необходимости заголовками, выстроена иерархия структурных разделов.

 Но при создании больших документов, типа отчетов, рефератов, где есть многоуровневая система заголовков удобнее всего использовать режим Структура. Для того чтобы переключиться в тот или иной режим работы с документами, используйте кнопки, находящиеся в левом нижнем углу программы MS Word, напротив линейки прокрутки либо командой Вид -> Разметка страницы и Вид -> Структура. Во-первых, переводить уровень текста в другой, — что это значит — об этом чуть ниже в примере. Во-вторых, структура помогает работать с блоками текста, т.е. копировать, вставлять и перемещать фрагменты текста в документе стрелками вверх-вниз, захватывая целиком несколько уровней. В-третьих, Вы можете увидеть сколько уровней заголовков Вы используете в Вашем документе и свернуть или развернуть нужные уровни.

4. Операции форматирования символов и абзацев. Общие правила форматирования символов и абзацев. Копирование формата.

При форматировании символов, как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:

• — тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т. д.;

• — размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т. д.;

• — начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

• — тин подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т. д.);

• — цвет шрифта;

• — эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т. д.);

Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов.

Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно. Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.

Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.

В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт... Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления. С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки, нажмите клавишу ОК.

Операции форматирования абзацев включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов.

Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).

Перенос. При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придаст элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.

При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слот и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.

Во время работы часто возникала необходимость отформатировать фрагмент текста так же как, как другой фрагмент. В Word для этого не надо снова повторять все операции по форматированию, а требуется просто скопировать формат символов или абзаца.

На панели инструментов “Стандартная” есть кнопка с изображением желтой кисточки, которая называется   “Формат по образцу”. Если, выделив какой-либо фрагмент текста, нажать ее, а потом провести мышью по другому фрагменту, также выделив его, то последний отформатируется точно также как, и первый. Если щелкнуть по кнопке дважды, то можно выделить несколько фрагментов в разных частях документа, и все они отформатируются.

5.      Основные операции с текстом. Перемещение по набранному тексту. Способы выделения объектов текстового документа. Поиск и замена. Удаление, перемещение и копирование объектов текстового документа. Вставка полного текста из другого файла (вставка – файл) Вставка специальных символов из таблицы символов (вставка – символ).

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:

• — изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;

• — устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;

• — выравнивать текст — центрировать, прижимать к левой или правой границе;

• — равномерно распределять слова в строке;

• — использовать разные шрифты и т. п.

Форматирование текста. При редактировании документа изменяется его содержание, а при форматировании — его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев.

Прокрутка

Имеющиеся в окне документа полосы прокрутки - это один из способов перемещения по документу, дабы автор мог просмотреть различные части своего творения.

Каждая полоса прокрутки имеет бегунок и кнопки со стрелками на обоих концах полосы.

Следует учитывать тот факт, что при прокрутке положение курсора не изменяется. Прежде чем начать набор текста после прокрутки, необходимо щелкнуть мышью в предполагаемом месте вставки. Если этого не сделать, Word автоматически выполнит прокрутку к участку документа, на котором находится курсор.

Кнопки перехода

Кнопки перехода, расположенные в нижней части вертикальной полосы прокрутки, позволяют переходить к определенным участкам документа. Главным отличием от полос прокрутки является тот факт, что при использовании кнопок перехода производится перемещение курсора.

По умолчанию при помощи кнопок перехода осуществляется переход к предыдущей или следующей странице документа. Кнопка "Выбор объекта", расположенная посредине, служит для изменения этой опции. При щелчке на этой кнопке отображается палитра объектов перехода, позволяющая указать, к какому объекту будет осуществляться переход при нажатии кнопок перехода. Всего 12 вариантов:

1. переход по страницам;

2. переход по разделам;

3. переход по примечаниям;

4. переход по сноскам;

5. переход по концевым сноскам;

6. переход по полям;

7. переход по таблицам;

8. переход по графике;

9. переход по заголовкам;

10. переход по исправлениям;

11. переход с явным указанием объекта;

12. поиск.

При наведении указателя мыши на каждую из кнопок палитры объектов перехода в нижней части палитры отображается описание соответствующего объекта. При нажатии кнопки соответствующий объект выбирается в качестве объекта перехода. При выборе любого объекта, кроме страницы, кнопки окрашиваются в синий цвет, что указывает на выбор нестандартного объекта перехода.

Перемещение с помощью клавиатуры

Ели для перемещения по документу используется клавиатура, одновременно с прокруткой выполняется перемещение курсора. Ниже представлены сочетания клавиш, которые используются для перемещения по документу.

Клавиши Переход

"вверх" или "вниз" На строку вверх или вниз

"влево" или "вправо" На символ влево или вправо

Ctrl+"влево" На слово влево

Ctrl+"вправо" На слово вправо

Home, End В начало/конец текущей строки

Ctrl+Home В начало текста

Ctrl+End В конец текста

PageUp, PageDown На экран вверх или вниз

Ctrl+PageUp На страницу документа вверх

Ctrl+PageDown На страницу документа вниз

Shift+F5 К месту последней правки

Команда "Перейти"

Если надо перейти к конкретному месту в документе, то, используя команду "Перейти", это можно сделать гораздо быстрее.

Выберите команду "Правка"-"Перейти" (Ctrl+G или F5).

Выделение

1. Выделение текста протяжкой мышки

2. Выделение методом щелчка мышки

Одно слово Двойной щелчок на слове

Одно предложение Двойной щелчок + Ctrl

Один абзац Тройной щелчок на абзаце

Одна строка Щелчок на левом поле документа

Весь документ Тройной щелчок на левом поле

3. Выделение с использованием клавиатуры (Shift)

Правка – найти/заменить

Перемещение

Простейшим способом перемещения текста в документе является перетаскивание - выделение и перемещение при помощи мыши.

Для того, чтобы переместить фрагмент текста в любое место документа, используются функции вырезания, копирования и вставки выделенного фрагмента.

Команда вставки из буфера обмена позволяет сделать вставку в документ точной копии вырезанного/скопированного ранее объекта в точку документа, куда установлен курсор. Для вставки в документ текста с указанием способа форматирования служит команда "Специальная вставка". Кроме того, можно вставить информацию из другого документа в виде ярлыка или гиперссылки, по которым осуществляется автоматический переход к другому документу.