Тема 7 первинне спостереження: документація та документування в бухгалтерському обліку

7.1. Суть та значення документів

7.2. Класифікація документів

7.3. Вимоги до змісту і оформлення документів

7.4. Поняття та етапи документообігу. Графіки документообігу

7.5. Поняття електронних документів та електронного документообігу

7.1. Суть та значення документів

Як відомо, відмітною рисою бухгалтерського обліку від інших видів господарського обліку є обов'язкове оформлення кожної господарської операції відповідним первинним документом. В одних первинних документах дається розпорядження на здійснення господарської операції, в інших – підтвердження вже здійсненої господарської операції.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає первинний документ як документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення.

В «Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» надається наступне визначення: «первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення»

Оскільки бухгалтерському обліку властиве суцільне і безперервне спостереження за здійсненням господарської діяльності підприємства, то можна говорити про систему документації.

Документація – спосіб суцільного і безперервного відображення господарських операцій у документах з метою отримання інформації про діяльність підприємства та її контролю.

Значення документів полягає у наступному:

- є основою бухгалтерського обліку і звітності;

- виступають як засіб оперативного керівництва і управління діяльністю виробничих підрозділів і в цілому підприємств;

- за допомогою документів ведеться спостереження за рухом матеріальних і грошових коштів, станом розрахунків. Підписуючи документ, керівник і головний бухгалтер контролюють законність і доцільність даної господарської операції;

- є засобом забезпечення збереження майна, контролю над діями матеріально-відповідальних осіб і виявлення випадків розкрадань і зловживань;

- використовуються для проведення інвентаризації;

- виступають як докази при суперечках, що розглядаються в судових органах.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

7.2. Класифікація документів

З метою правильного використання бухгалтерських документів у практиці їх класифікують за різними ознаками (рис. 7.1.)

Рисунок 7.1. Класифікація документів

За призначенням документи класифікуються на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчі – документи, які дають право здійснювати будь-яку господарську операцію. Наприклад, для отримання готівкових коштів з поточного рахунку банку необхідне письмове розпорядження керівника і головного бухгалтера, яке буде оформлене в грошовому чеку на отримання готівки. Для списання грошових коштів з поточних та інших рахунків в погашення кредиторської заборгованості в банк надаються платіжні доручення – розпорядчі документи (Додаток Д.1).

Виправдні (виконавчі) – документи оформляються вже після здійснення операції і підтверджують її здійснення. Наприклад, по закінченні будівництва споруди комісія оформляє «Акт приймання-передачі основних засобів» (Додаток Д.2), яким підтверджує, що капітальні інвестиції завершені, і новий об'єкт основних засобів прийнятий в експлуатацію. Виправдними документами будуть акти на виконані роботи, наряди на відрядну роботу і ін.

Документи бухгалтерського оформлення – документи, які складають працівники бухгалтерії на підставі первинних документів з метою подальшої обробки інформації. До них відносяться різні накопичувальні і групувальні відомості, відомість розрахунку амортизаційних відрахувань та ін. (Додаток Д.3).

Комбіновані документи поєднують в собі ознаки розглянутих вище документів, вони містять і розпорядження і підтверджують факт здійснення операції, а також елементи бухгалтерського оформлення. До цієї групи включають, наприклад, видатковий касовий ордер (типова форма КО-2), у якому дається розпорядження керівника і головного бухгалтера про видачу працівнику підприємства певної грошової суми. Виконавча частина документа виражається в тому, що касир своїм підписом про видачу грошових коштів виконує розпорядження. Вказівка кореспондуючого рахунку, кодів аналітичного обліку і цільового призначення відноситься до сутності документів бухгалтерського оформлення (Додаток Д.4). До комбінованих документів також можна віднести звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, накладну на відпуск матеріальних цінностей зі складу.

За порядком складання документи класифікуються на первинні і зведені.

Первинні є першим свідоцтвом про здійснення операції і складаються у момент здійснення господарської операцій. До них відносять грошовий чек, платіжне доручення, рахунок-фактуру, накладну на відпуск матеріалів, акт про списання основних засобів та ін.

Зведені – складаються на підставі первинних документів шляхом узагальнення їх даних. У зведених документах проводиться угрупування однорідних операцій; облікові дані в них систематизують в необхідних напрямках для подальшої підготовки інформації з метою складання бухгалтерської звітності та прийняття управлінських рішень. До таких документів можна віднести касову книгу, звіт про рух матеріальних цінностей, книгу (картки) складського обліку та ін. (Додаток Д.5).

За способом відображення операцій документи класифікуються на разові і накопичувальні.

Разові – оформляють одну або декілька господарських операцій і на їх підставі зразу ж робляться подальші облікові записи. В цю групу можна віднести форму КО-1 «Прибутковий касовий ордер», КО-2 «Витратний касовий ордер», М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» та ін.

Накопичувальні – складаються впродовж певного періоду (дня, декади, місяця) для відображення однорідних операцій, що систематично повторюються. Вони остаточно оформляються по закінченні встановленого періоду і передаються в бухгалтерію. Прикладом накопичувального документа може бути «Лімітно-забірна карта». Документ використовується при систематичному відпуску одних і тих самих цінностей упродовж звітного періоду. На початку місяця в лімітно-забірній карті вказують найменування матеріальних цінностей, їх ліміти відпуску у виробничі підрозділи. Один екземпляр лімітно-забірної карти постійно знаходиться в завідувача складом, другий – в особи, що отримує цінності (керівника виробничого підрозділу). При відпуску цінностей в обох екземплярах проводиться запис про їх кількість і ставиться підпис завідувача складом і одержувача цінностей. Таким чином, у документі робляться записи впродовж місяця, по його закінченні підраховують підсумки кількості одержаних (відпущених) цінностей за їх найменуваннями (Додаток Д.6).

За місцем складання документи класифікуються на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи складаються на даному підприємстві. До них відносять прибуткові і видаткові касові ордери, касову книгу, накладні на відпуск матеріалів зі складу та ін.

Зовнішні – оформляються на інших підприємствах, організаціях і установах, і надходять на дане підприємство або оформляються в даному підприємстві, а передаються іншим підприємствам. До них можна віднести виписки банку з поточних та інших рахунків про рух грошових коштів підприємства, рахунки-фактури постачальників та ін.

Залежно від носія інформації виділяють паперові документи і електронні документи.

Електронний документ - документ, який зафіксовано на електронних носіях і який передається за допомогою засобів обчислювальної техніки. Відповідно, паперові документи зафіксовані на папері.

Слід пам'ятати: кожний документ виконує різні функції і тому він належить одночасно до різних класифікаційних груп (табл. 7.1.)

Таблиця 7.1. Класифікація документів за різними ознаками

Документи	за призначенням	за порядком складання	за способом відображення операцій	за місцем складання
Прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер	комбіновані	первинні	разові	внутрішні
Платіжна відомість на видачу заробітної плати	виправдувальний	зведений	накопичувальний	внутрішній
Платіжне доручення (банку на списання грошових коштів)	розпорядчий	первинний	разовий	зовнішній
Лімітно-забірна карта	комбінований	первинний	накопичувальний	внутрішній
Рахунок-фактура	розпорядчий	первинний	разовий	зовнішній