9.2. Аудиторський огляд документів

В процесі аудиту досліджується велика кількість різних документів, кожна однорідна сукупність яких має свої особливості і потребує специфічних прийомів їх вивчення. З цією метою використовується класифікація документів, притаманна в бухгалтерському обліку.

Засобом відображення явищ об’єктивної дійсності, тобто здійснених операцій, зберігання та передачі інформації є документ. Виступаючи засобами відображення господарських операцій, документи в той же час можуть бути і засобом приховування відхилень, зловживань тощо.

До документів в аудиті відносять будь-які письмові акти, спеціально виготовлені з метою закріплення відповідним чином даних про факти, що відбулися. В якості документів аудитором можуть бути прийняті будь-які надані зацікавленими особами письмові відомості, включаючи дані позасистемного обліку, листування особистого характеру тощо. Всі вони можуть підтверджувати, доводити або спростовувати певні події.

Документ, який є об’єктом дослідження, повинен бути перевірений аудитором за формою і змістом відображених у ньому операцій. Після перевірки його можна характеризувати як доброякісний або недоброякісний.

Поняття, ознаки та способи виявлення підчисток, травлень і дописок наведено в таблиці.

Таблиця Ознаки та способи виявлення підчисток, травлень, дописок

№ з/п	Вид підробки	Поняття підробки	Основні ознаки підробки	Спосіб виявлення підробки
	Підчистка	Це механічне знищення в документі тексту шляхом стирання (гумкою) або вирізання гострим предметом (лезом, ножем, голкою)	Порушення структури верхнього шару паперу; зменшення товщини паперу в місці підчистки; наявність в місці підробки залишків фарбника та фрагментів знищеного тексту; розплив чорнильних штрихів на місці підчистки; пошкодження захисних сіток, знаків, штрихів, що знаходяться поблизу	Безпосеред-ній огляд документу неозброє-ним оком або за допомогою оптичних приладів
	Травлення	Це знищення фрагментів тексту хімічним способом	Матові плями на папері; жовтувато (бурого) відтінку локалізовані ділянки білого паперу; зміна відтінку кольо-рового паперу та захисної сітки; зміна кольору і розплив інших штрихів; залишки штрихів першопочаткового тексту, зміна сусідніх ліній	Огляд документів
	Дописка	Це вставки, приписки, переробки, які вносять з метою зміни початко-вого обсягу чи змісту операції. Їх, як правило, здійснюють на вільних ділянках документу, але до підпису	Звужені або збільшені проміжки між словами, буквами, цифрами в порівнянні з іншим текстом; підняті або занижені закінчення слова чи рядка	Виявлення незвичайного розміщення тексту

Фальшивими документами вважаються документи, реквізити і зміст яких не відповідає дійсності.

Огляд документів – це не тільки ізольоване їх вивчення. З документів робиться ряд висновків та узагальнень, що ґрунтуються на взаємозв’язках різних документів, на їх групуванні, порівнянні та зіставленні.

При огляді аудитор самостійно визначає не тільки кількість і сутність тих елементів об’єкту, що оглядається, виходячи з мети перевірки, але й визначає саму необхідність документального оформлення результатів огляду. Додатково отримана при огляді інформація порівнюється зі змістом договорів, рахунків, сертифікатів якості товарів, інших бухгалтерських документів та записів тощо. За матеріалами такого огляду, в залежності від отриманих результатів, можуть коригуватися визначені облікові дані, виставлятись претензії, складатись акти надаватись проміжна інформація керівництву замовника.

Огляд документів аудитор розпочинає з основного – акту приймання-передачі справ, якщо такий є на підприємстві.

Часто при зміні керівників і головних бухгалтерів на підприємстві можуть виникати необґрунтовані звинувачення звільнених посадових осіб у відсутності усіх або деяких документів. При зміні посадових осіб повинна здійснюватися здача їх справ новим^*.

Перевіряючи первинні документи будь-якого підрозділу підприємства, аудитор повинен з’ясувати:

• чи заповнюються первинні документи на бланках типових форм, а якщо на розроблених підприємством, то чи мають вони необхідні реквізити;

• чи не використовуються для записів у первинних документах олівці, спеціальні чорнила тощо;

• чи прокреслюються вільні рядки в первинних документах;

• чи затверджений перелік осіб, які мають право підпису первинних документів;

• чи пронумеровані бланки суворої звітності, чи організовано їх облік;

• чи підлягають первинні документи, які надходять до бухгалтерії, обов’язковій перевірці (за формою та змістом);

• кому доручені приймання і перевірка первинних документів;

• чи не приймаються до виконання і оформлення первинні документи, які суперечать законодавству;

• чи мають первинні документи, що пройшли обробку, відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання;

• чи погашаються документи (касові та з нарахування заробітної плати) штампом “Отримано” або “Оплачено”;

• чи немає в первинних документах і облікових регістрах підчисток і необгрунтованих виправлень;

• чи правильно здійснюється виправлення помилок в первинних документах;

• чи регламентовано графіком рух первинних документів;

• чи надана виписка з графіку документообігу кожному виконавцю;

• чи забезпечено збереження документів на підприємстві;

• походження документу, час, місце та способи його складання;

• достовірність документу;

• автора (розробника) документу та його зв’язок зі встановленим фактом;

• джерело та сферу ознайомлення автора (розробника) документу;

• дотримання вимог закону та відомчих правил при складанні документа;

• наявність інших даних, що підтверджують його достовірність, точність та повноту.

Окремі дії з перевірки документів аудитор погоджує із замовником.

На кожному підприємстві діють визначені правила ведення документації. Одні з них є загальними для всіх підприємств, інші діють в межах окремих відомств.

Такі реквізити як підписи, печатки, штампи при необхідності можна порівняти з реквізитами на інших документах, складених раніше або пізніше. Наявність виправлень може бути сигналом недоброякісності складеного документу.

До типових помилок і відхилень в оформленні документів відносяться: невиконання бухгалтерами загальних вимог до створення, ведення, зберігання первинних бухгалтерських документів. Адже, всі господарські факти, які зафіксовані в бухгалтерському обліку, повинні бути документально підтверджені.