Методические указания к лабораторной работе

по теме: «Создание базы данных в системе управления базой данных (СУБД Access)».

Введение

Для выполнения лабораторной работы студент должен:

- иметь представление о принципах построения баз данных, этапах их создания и возможностей эксплуатации;

- знать основные свойства распространенных систем управления базами данных;

- уметь использовать СУБД Access при построении типовых баз данных.

Постановка задачи

Разработать базу данных, в которую включить следующие информационные массивы:

адреса мест проживания студентов;

личные данные по студентам;

изучаемые в ВУЗе предметы (дисциплины);

перечень итоговых занятий по дисциплинам (экзамены, зачеты и т.д.).

Информационные массивы должны храниться в таблицах СУБД Access. Для представления единого информационного массива, таблицы необходимо связать между собой по ключевым полям.

Этап 1. Формирование структуры таблиц в режиме «Конструктора таблиц»

1. Запустить СУБД MS Access.

2. Создать новую базу данных с именем «Успеваемость» (место хранения файла базы данных в папке «Мои документы»).

3. Создать таблицу Адреса, пользуясь Конструктором таблиц. Исходные данные для формирования физической структуры таблицы вводить из рис. 9.

3.1. Форма таблицы с именами и типами полей приведена на рис. 1 (формирование таблицы в режиме конструктора выполнить в полном объеме).

Рис. 1

3.2. Поле «ЛичнКод» задать ключевым (кнопка на панели инструментов) .

3.3. В разделе Свойства поля (вкладка «Общие») вводить Размер поля указанный в описании поля.

Например: для поля Улица тип данных - текстовый, а размер поля - 20 символов (см. в описании поля).

3.4. Сохранить созданную таблицу под именем Адреса.

4. Создать таблицу Личности.

4.1. В режиме «Конструктор» создать физическую структуру таблицы, установить типы и размеры всех полей см. Рис. 2.

Примечание: имена полей таблицы заданы шрифтом – курсив.

Имя поля	Тип данных	Размер поля
ЛичнКод	Числовое	Длинное целое
ФИО	Текстовое	25 символов
Имя	Текстовое	25 символов
Рост	Числовое	Байт
Вес	Числовое	Байт
Рожд	Дата/Время	Краткий формат даты
Пол	Текстовое	1 символ
Паспорт	Текстовое	15 символов

Рис. 2

4.2. Поле «ЛичнКод» задать ключевым (кнопка на панели инструментов) .

4.3. При вводе исходных данных посредством формы (смотрите далее по заданию), в поле Пол вводить сокращения М или Ж (мужской, женский).

4.3. Сохранить созданную таблицу под именем Личности.

5. Создать таблицу Предметы.

5.1. Исходные данные для формирования физической структуры таблица Предметы см. Рис. 3.

Примечание: имена полей таблицы заданы шрифтом – курсив.

Описание поля	Имя поля	Тип поля	Размер поля
Код предмета	КодПредм	Числа	Длинное целое
Наименование предмета	Наименование	Текст	50
Объем (в часах)	Часы	Числа	байт
Экзамен, диф. зачет, зачет	Контроль	Текст	15

Рис. 3

5.2. Поле «КодПредм» задать ключевым (кнопка на панели инструментов) .

5.3. Сохранить созданную таблицу под именем Предметы.

6. Создать таблицу Экзамены.

В новую таблицу включить поля КодПредмета, КодСтудента и Балл.

6.1. Для поля КодПредмета:

- установить тип поля числовой,

- установить размер поля длинное целое,

6.2. Для поля КодСтудента:

- установить тип поля числовой,

- установить размер поля длинное целое,

6.3. Для поля Балл

-установить тип поля Числовой, - установить размер поля байт,

6.4. Сохранить созданную таблицу под именем Экзамены, ключевое поле не задавать.

7. Открыть окно Схема данных (Меню Сервис-Схема данных или кнопка ).

7.1. В окне «Добавление таблицы» из предлагаемого списка, поочередно выбрать каждую таблицу и добавить её в схему данных. Закрыть окно Добавление таблицы.

Рис. 4

7.2. Установить размеры индивидуальных окон для каждой таблицы см. Рис.4.

8. Задание связей между таблицами.

8.1. Расположить таблицы в схеме данных см. Рис. 5.

Рис. 5

8.2. Установить связи между таблицами: Личности, Адреса, Предметы, Экзамены.

Рекомендуется внимательно прочитать все подсказки, комментарии и пояснения, касающиеся связывания таблиц и параметров объединения. Эти вопросы являются ключевыми для понимания методов проектирования и использования баз данных.

При связывании Таблиц: Предметы и Экзамены выполнить следующую последовательность:

1. Выбрать таблицу «Экзамены», с помощью мыши “перетащить” поле «КодПредмета» на поле «КодПредм» таблицы «Предметы», указав тем самым необходимость установления связи между таблицами по этим полям.

2. В открывшемся окне Связи (рис. 6) определить между таблицами Предметы и Экзамены тип и параметры связи Один-ко-Многим, где стороной Много выступает таблица Экзамены.

3. Необходимо установить режим Обеспечения целостности данных.

Для установки этих режимов необходимо активизировать соответствующие переключатели в группе Обеспечение целостности данных окна Связи (рис.6).

Примечание. Воспользовавшись кнопкой справки окна Связи ( ), прочитать краткую подсказку по режиму Обеспечения целостности данных. Из режима быстрой подсказки перейти в справочную систему СУБД Access ( ), прочитать и уяснить разделы Условия целостности данных, режимы Каскадного обновления и Каскадного удаления связанных записей.

Рис. 6

При связывании Таблиц: Личности и Экзамены выполнить следующую последовательность:

1. Установить связи между таблицами Личности и Экзамены через поля КодСтудента и ЛичнКод соответственно.

2. Отношения между этими таблицами - Один-ко-Многим, где стороной Много выступает таблица Экзамены.

Выбором соответствующих режимов должна быть обеспечена целостность данных при обновлении и удалении записей.

Объединение таблиц осуществляется по первому типу, когда из связанных таблиц выбираются только записи, для которых совпадают значения полей связи.

При связывании Таблиц: Личности и Адреса выполнить следующую последовательность:

1. Установить связь типа Один-к-Одному между соответствующим полями ЛичнКод таблиц Личности и Адреса с обеспечением целостности данных при обновлении и удалении записей.

2. Просмотреть окно Схема данных. Внешний вид окна должен соответствовать см. Рис. 5.

3. Сохранить созданную структуру и закрыть окно Схема данных.