Základní manažerské funkce
plánování, organizování, rozmístění pracovníků, personální zajištění, vedení, kontrola
Charakterizujte principy procesního řízení. 11 Lze je charakterizovat maximální snahou o integraci činností mezi jednotlivými řídícími jednotkami. Přínosem je dosažení předpokládaného výsledku při optimální struktuře a vazbách jednotlivých činností. Výstupem je určení objektivně nutných produktů, činností, které jsou přínosné pro zákazníka
Charakterizujte proces. 12 Proces jsou vzájemně propojené dílčí činnosti, které ve své posloupnosti transformují vstupy na požadované výstupy. Charakteristikami procesu jsou definované vstupní a výstupní veličiny, závazný sled činností, zřetězení s předcházejícími a následujícími procesy, závislost na vnějších a vnitřních faktorech, možnost řízení průběhu procesu.
Charakterizujte principy trvalého zlepšování procesů 13
Metodologie pro kontinuální zlepšování:
PDCA Plan, Do, Check, Act.
Přístupy radikální, vedoucí k výrazným změnám zlepšení řízení procesů:
BPR Business Process Reengineering , cílem je optimalizace podnikových procesů s cílem vytvořit přidanou hodnotu pro podnik a zákazníka. Dělat účelné věci, eliminovat neúčelné činnosti, narovnat a zefektivnit procesy.
Workflow management, cílem je automatizace řízení průběhu procesu, koordinace všech činností procesu. Dělat věci účelně, eliminovat časové ztráty, automatizovat procesy.
Charakterizujte administrativní procesy 18
Jsou to činnosti podpůrné, dobře strukturované a předem definované, využívány většinou uživatelů, procesy propojeny s formuláři a dalšími dokumenty, potřebná velká průchodnost
A – administrativní, opakované činnosti administrativního charakteru
P – produkční, podporují hlavní podnikové procesy ( likvidace pojistné události, žádost o poskytnutí úvěru)
K – kolaborativní, podporuje týmové řešení ( zpracování smlouvy)
AH – ad-hoc, náhodnost vzniku (vyřízení nestandardní reklamace)
Co rozumíme štíhlou administrativou 19
Je to přístup, jehož cílem je vytvořit efektivně a stabilně fungující procesy pro vysokou produktivitu, kvalitu a max. výkonu v rámci administrativy. Pilířemi jsou zkrácení času mezi účastníky AP, metoda 5S ke standardizaci AP, uplatnění procesních map, optimalizace produktu, služby.
Charakterizujte význam organizačních norem v řízení 24
Hlavním cílem je formulovat závazný jednoznačný způsob řešení činností v rámci konkrétního procesu. ON vymezují působnost vnitřních jednotek v dané oblasti. Stabilizují formální stránky řízení podniku. ON je závazné pravidlo chování vymezeného okruhu účastníků daného procesu, jehož dodržování je vynutitelné určitou mocí. Člení se na normy zavazující a opravňující. Statut, podnikové řády, směrnice, pokyny, metodické pokyny.
Uveďte postup při tvorbě organizační normy 25
Rozděleno do etap: vstupní iniciace a analýza změny / formulace koncepčního zadání, stanovení kritických faktorů realizace / zajištění zdrojů pro návrh řešení / zpracování návrhu ON ve věcném členění / realizace odborných a právních konzultací/ závěrečná úprava návrhu ON, obsahová a formální stránka / předložení textu se stanovisky k projednání / schválení ON včetně platnosti, účinnosti a způsobu zveřejnění
Uveďte strukturu organizační normy 26
Vstupní část (název a logo organizace / přesná, věcná a číselná identifikace normy), Úvodní část (cíl ON / charakteristika procesů, na které se vztahuje / výklad použitých pomů / rozsah působnosti normy), Vlastní část – věcné řešení (charakteristika a struktura procesů / dokumentace činností / optimální trasy, procesní mapy, vývojové diagramy / působnost útvarů / požadované výstupy – dokumenty) Závěrečná ustanovení (platnost a účinnost normy / podmínky pro novelizace / návaznost na jiné normy) Přílohy (vzory dokumentů, které se budou používat)
Co rozumíme správou řídící dokumentace 28
uplatnění takových přístupů ve vedení agendy, které přispějí k plynulému využívání dokumentů daných procesů a tím i k podpoře klíčových procesů. Zahrnuje činnosti přispívající k rychlému a operativnímu využití dokumentů v procesech, dostupnost a aktuálnost dokumentů, včasnou novelizaci, archivaci apod. Patří sem tyto činnosti: Centrální evidence ON, účelná strukturalizace, včasné zpracování chybějící ON, distribuce a zveřejnění pro uživatele, archivace originálu, informace o rychlém přístupu pro uživatele.
Administrativní požadavky zahájení podnikání FO 32
zletilost = dosažení věku 18 let; způsobilost k právním úkonům (u osoby, nemající plnou způsobilost, nutno přiložit přivolení soudu), bezúhonnost – výpis z RT mladší 3 měsíce.
Oprávnění provozovat živnost vzniká u ohlašovacích živností dnem ohlášení, u koncesovaných dnem nabytí právní moci rozhodnutí o udělení koncese.
Vstoupit do podnikání lze pomocí JKM na vybraných ŽÚ. ŽÚ mají pravomoc jako CRM, kde lze splnit registrační povinnosti FO i PO. Jednotný registrační formulář JRF lze podat na ŽÚ, CzechPOINT nebo elektronicky.
Administrativní požadavky zahájení podnikání PO 36
Nejdříve je nutno PO založit společenskou smlouvou podepsanou všemi zakladateli nebo jiným zakladatelským dokumentem ve formě notářského zápisu. Pravost podpisů musí být úředně ověřena.
Právo provozovat činnost vzniká dnem zápisu do obchodního rejstříku, který provede příslušný rejstříkový soud. Formuláře pro zápis do OR jsou na stránkách Ministerstva spravedlnosti. Zakládání obchodních společností je upraveno v obchodním zákoníků z.č. 513/1991 Sb.
Úloha Centrálního registračního místa 33
Na CRM je možno splnit registrační povinnosti fyzické a právnické osoby, která zahajuje podnikatelskou činnost. Jde o rozšířenou pravomoc živnostenských úřadů. Hlavním principem je větší efektivita a urychlení zahájení podnikání.
Charakterizujte živnostenský rejstřík 35
Živnostenský rejstřík je informační systém veřejné správy. Správcem je ŽÚ ČR, provozovateli Obecní ŽÚ. Správce zapisuje evidenční a statistické údaje, které souvisí s provozováním živností v ČR. Zápis se provádí automaticky do pěti pracovních dnů od vydání průkazu živnostenského oprávnění nebo ode dne provedení změny. Zapisuje se identifikační číslo, předmět podnikání, druh živnosti ….
Charakterizujte obchodní rejstřík 38
Je to veřejný seznam, do kterého se zapisují zákonem stanovené údaje o podnikatelích. Obsahuje také Sbírku listin. Je veden v elektronické podobě. Vede ho příslušný rejstříkový soud = krajský soud (městský v Praze). Ze zákona se zapisují obchodní společnosti a družstva, zahraniční osoby, FO, které jsou podnikateli, pokud o zápis požádají, nebo 2x nad 120 miliónů. Zapisuje se firma, sídlo, bydliště, IČO…
Co obsahuje sbírka listin 40
Obsahuje důležité listiny o právnické osobě, zejména společenská smlouva nebo zakladatelská listina, rozhodnutí o volbě jmenování odvolání, výroční zprávy, uzávěrky….
Co rozumíme spisovou službou 43
Zajištění odborné správy dokumentů doručených i vzniklých z činnosti původce. Zahrnuje řádný příjem dokumentů, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Zák.č.499/2004 Sb. Není jen nástrojem pro evidenci dokumentů, ale stává se významnou součástí informačního systému podniku. Je významnou komponentou správy podnikového obsahu (ECM)
Kdo vykonává spisovou službu 44
Zákonem č.499/2004 Sb. jsou uvedeni původci, kteří vykonávají spisovou službu: organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, úsc a jimi založené organizační složky a PO, školy a vysoké školy, PO zřízené zákonem, zdravotnické zařízení
Charakterizujte operace spisové služby 47
Příjem a třídění dokumentů, označování a evidence dokumentů, oběh dokumentů, vytváření spisů, odesílání dokumentů, vyřízení, uzavření spisů, ukládání dokumentů, vyřazování dokumentace skartace
Charakterizujte elektronický systém spisové služby 44
ESSL je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Zahrnuje - evidování příjmů, zařazení, označení, rozdělení, předání a projednání dokumentů
- zaznamenávání informací o všech operacích s dokumentem – tvorbu a správu metadat o dokumentech
eRMS je program, zajišťuje evidenci elektronických a listinných dokumentů.