4. Інформація, необхідна для прийняття управлінських рішень, повинна накопичуватись, зберігатись і бути готовою для використання. Для цього і існує облікова система. Функціями її є:

- збір, реєстрація та зберігання даних;

- систематизація даних;

- виконання математичних дій і узагальнених даних;

- підготовка фінансових звітів.

Дані процедури повторюються кожного звітного періоду. Збір та обробку облікової інформації протягом звітного періоду називають циклом обробки облікової інформації.

Початковою фазою цього циклу є збір первинної інформації про кожну операцію на підприємстві. Кожна господарська операція звичайно оформляється первинними документами, що містять важливі дані щодо цієї операції. Такими документами можуть бути рахунки постачальників, квитанції про сплату, касові ордери. Документи також можуть відображати використання на підприємстві товарно - матеріальних запасів, нарахування амортизації основних засобів. Реєстрація та зберігання первинної інформації здійснюється в три етапи:

1. складання первинного документа на кожну господарську операцію;

2. аналіз кожної господарської операції;

3. запис економічних наслідків кожної операції в хронологічному порядку ( протоколювання).

Зверніть увагу,в зарубіжній практиці існують особливості щодо складання первинних документів:

1. Записи цифр. При запису цифр для виділення тисяч використовуються коми, а для десятих - крапки.

2. Знак грошової одиниці ( доларів, фунтів та інш.) ставиться перед числом.

Наприклад, число 5875,96 дол. Відповідно до західної практики буде записане $5,875.96.

Окремо слід відмітити, для підготовки фінансових звітів необхідно розуміти значення кожного їх елементу, тому для кожної статті Балансу та Звіту про прибутки та збитки ведеться окремий рахунок. Всі ці рахунки зібрані разом в Головну книгу. Після перенесення всіх операцій з Журналу до Головної книги, складається перелік усіх рахунків Головної книги з відображенням кінцевого сальдо по кожному рахунку. Цей перелік має назву первинного пробного балансу. Пробний баланс складається за даними Головної книги. Метою складання первинного пробного балансу є перевірка рівності дебетових і кредитових сальдо, а також забезпечення виписки інформації з Головної книги для подальшої її обробки і підготовки фінансової звітності.

Пробний баланс складають наприкінці облікового періоду, але він ще не є завершальною фазою облікового циклу.